Kā paveikt vairāk, pareizi noteikt uzdevumus un pārvaldīt darbinieku laiku

Iespējams, tikai slinks publisks cilvēks nerunāja par to, cik svarīgi ir plānot darba laiku, lai izdarītu vairāk, nopelnītu daudz un parasti būtu "labākā sava versija". Bet nez kāpēc mēs joprojām saskaramies ar nokavētiem termiņiem, neizpildītiem vai izdarītiem nepareiziem uzdevumiem. Es dalīšos ar savām metodēm, kā vadītājs var efektīvi organizēt darbinieku darba laiku, kā veidot komunikāciju un izvirzīt uzdevumus, lai tie tiktu pareizi izpildīti.

Noņemiet visus nevajadzīgos

Laika organizēšana. Es mīlu šo vārdu. Tas ir ļoti ērti: es nemaz neesmu lēns un slikts darbā, man ir problēmas ar laika vadību.

Mana recepte ir noņemt visus nevajadzīgos vai, kā es to saucu, sagriezt crap. Dzēsiet un atspējojiet visu, kas jums nav nepieciešams.

Lai paveiktu vairāk, jums nav nepieciešamas 25 stundas dienā, jums vienkārši jāpavada mazāk laika bezjēdzīgām lietām.

Darbā ir nepieciešams bieži sazināties - apvienot visu saraksti vienā kurjerā un nekad neiet pie citiem.

Vai esat attīstītājs? Nē? Tad kāpēc jums ir nepieciešams vairāk nekā viens pārlūks? Vai tiešām jums ir nepieciešamas trīs vienas un tās pašas teksta rediģēšanas lietotnes? Un tā tālāk.

Manā darbā no plūsma var izsist vairākas lietas, kas notiek regulāri: ziņas kurjerā, ienākošās vēstules pa pastu, persona, kura ienāca birojā, zvana tālrunis.

Tāpēc es apkopoju visu saziņu Telegram, izslēdzu paziņojumus no visām tērzēšanas sarunām, arhivēju visus kanālus - lai es pats varētu izlemt, kad man ir laiks atbildēt.

Pastā es atteicos no visiem sūtījumiem, izņemot 5-6 visnepieciešamākos. Es izmantoju pakalpojumu Unroll.me, lai tos savāktu īsfilmā, kas nāk reizi nedēļā man ērtā laikā. Pārbaudu pastu arī pāris reizes dienā, nevis uzreiz pēc vēstules saņemšanas.

Pa tālruni es tikai lūdzu, lai es nezvanu - gandrīz vienmēr var rakstīt vai diktē ziņu. Un personiskās tikšanās notiek tikai pēc plāna - es tās ievietoju kalendārā (to ir ļoti ērti izdarīt, izmantojot Calendly.com), parasti darba dienas pēcpusdienā.

Recepte ir vienkārša un acīmredzama, taču, kā rāda prakse, to ne vienmēr lieto ne visi, kam ir “problēmas ar laika pārvaldību”.

Piesakies pēcpārbaudēm

Diezgan bieži es rīkoju tik dārgas sanāksmes visiem. Lai gan tie novērš cilvēku uzmanību no darba, tie joprojām ir ērtākais veids, kā nodot jaunu informāciju. nekavējoties lielam skaitam cilvēku, apstrādāt iebildumus un sniegt atbildes uz jautājumiem, kas tūlīt tiks uzklausīti visi.

Bet kā to izdarīt tikšanās efektīva? It īpaši, ja tie tiek turēti 20-50 cilvēkiem un nav iespēju pārliecināties, ka visi uzmanīgi klausās.

Vienkāršākais un efektīvākais veids ir lūgt visus sekot jau pašā sākumā. Tas ir, ir tēze pierakstīt visu, kas šķiet svarīgs. Tūlīt pēc sapulces nosūtiet tekstu personīgi pa pastu vai kurjeru.

Prezentam šī metode ļauj, pirmkārt, uzreiz redzēt, kurš un kā uztver informāciju. Otrkārt, lai saņemtu tūlītēju atgriezenisko saiti: neatkarīgi no tā, vai ienāca auditorijas galvenie ziņojumi, vai tomēr jāuzlabo jūsu runas prasme.

Un, protams, turpmākie pasākumi palīdz sasniegt sapulces galveno mērķi - pārliecināties, ka visi patiešām dzird un dzird atcerējās svarīga informācija.

Pareizi novērtējiet laiku, kas nepieciešams uzdevuma izpildei

Sākumā šķiet, ka nav iespējams pareizi novērtēt laiku, kas vajadzīgs jebkura uzdevuma izpildei. Nedaudz vēlāk praksē var redzēt, ka tas tiešām tā ir.

Šī iemesla dēļ katra uzdevuma novērtējums ir sava veida diplomu aizstāvēšana. Darbinieks saka, cik stundas viņš plāno tērēt ieviešanai, un vadītājs vai nu piekrīt, vai lūdz paskaidrot, kāpēc tas prasa tik daudz vai tik maz laika.

Tā ir ar šo "aizsardzību" (ja tā netiek veikta izstādei un vadītājs saprot, ko viņš dara darbinieks) problēmas novērtēšanai patiešām ir jēga.

Dažādi cilvēki savu darbu vērtē atšķirīgi. Kāds pārvērtē joslu un paņem ķekaru uzdevumu, katram piešķirot vienu reizi mazāk laika, nekā viņam jāpavada. Kāds, gluži pretēji, tiek pārapdrošināts un katram uzdevumam piešķir nepārvaramas varas un “domāšanas” laiku.

Labam vadītājam vajadzētu uzdot pareizos jautājumus:

• Kāpēc šī uzdevuma izpildei nepieciešamas X stundas?
• Vēlreiz pārlasīsim problēmas nosacījumus un definīciju par tās īstenošanu. Vai esat pārliecināts, ka visu pareizi sapratāt un ņēmāt vērā?
• Ja jūs pirmo reizi veicat šādu uzdevumu, vai esat atlicis laiku iepazīšanai?

Un, protams, vienmēr ir labi, ja uzņēmumā ir vairāki darbinieki, kas veic viena veida uzdevumus. Uz galvu varat koncentrēties uz vidējo, kas aprēķināts, pamatojoties uz darbinieku vērtējumiem.

Izmantojiet kontrolsarakstus

Iedomājieties, ka jums ir uzdevums darbiniekam. Un tas izklausās apmēram šādi: "Palaidiet šādu un jaunu pakalpojumu pats." Darbiniekam ir trīs iespējas veikt šādu uzdevumu:

1. Minimālais. Tas ir, padarīt visu burtu pa burtam, formāli izpildīt uzdevumu. Pakalpojums tiek palaists, taču nav pētījumu, cenu modeļu, nav izpratnes par to, kas un ko tieši darīs. Pārdošanas un mārketinga nodaļā nav informācijas par to, kā un kam to pārdot.
2. Maksimums. Tas ir, enerģiski un ar lielu entuziasmu tuvoties uzdevumam. Veiciet milzīgu pētījumu apjomu, sazinieties ar citiem tirgus uzņēmumiem, izveidojiet duci modeļu cenu noteikšana, rīkojiet vairākas tikšanās uzņēmuma ietvaros (ar vadību, komandas vadītājiem un atsevišķi ar katru komandu), veiciet vairākas prezentācijas katrai potenciālajai mērķauditorijai.
3. Pa labi. Šī pieeja ir kaut kur pa vidu starp pirmo un otro variantu: tiek veikts 5-7 segmenta uzņēmumu pētījums, sagatavots saprotams jēdziens, izveidota viena prezentācija vai galvenā lapa. Notiek pilnsapulce, kurā tiek paziņota galvenā informācija par pakalpojuma pārdošanu.

Lai neļautu darbiniekam darīt pārāk maz vai pārāk daudz, veicot kādu uzdevumu, izmantojiet kontrolsarakstu - numurētu darbību sarakstu, kas jāveic, lai sasniegtu rezultātu. Īpaši noderīgi ir izmantot kontrolsarakstus, ja neesat pārliecināts, ka darbinieks 100% saprot, kā šādi rīkoties uzdevums, - piemēram, viņš vienkārši iepriekš neko tādu nebija darījis. Ja esat slinks, lai krāsotu, sagatavojieties 1. un 2. variantam. Jūs to pabeidzat vēlāk, vai arī darbinieks pavadīs savu laiku un komandas laiku nevajadzīgām darbībām.