Kā organizēt vēsu pasākumu paši

Es gribu, lai organizētu, notikums pats. Kur sākt?

Padomājiet par ideju par notikumu. Tā nedrīkst būt abstrakta ideja, bet ļoti īpašs mērķis. Skaidri atbildēt uz trim jautājumiem:

Ko es gribu organizēt?

Tātad jūs definētu formātu notikumu. Tas var būt par pusi, festivāls, Lekcija vai plēve screening. Padomājiet, ko auditorija jūs to darīt un cik daudz cilvēku jūs vēlaties piesaistīt.

Kur ir notikums?

Pamatojoties uz izmēru, izlemt, kas jums nepieciešams vietu. Piemēram, slēgta telpa 200 personām, kas ir auditorija 500 cilvēkiem un āra laukums 70 cilvēkiem.

Kad pasākums notiks?

Izvēlieties precīzu datumu iepriekš ir laiks, lai to visu laikā. Neliels notikums 100 cilvēkiem var pagatavot mēneša un mūzikas festivāls 1000 cilvēki - ne mazāk kā sešus mēnešus. Jo ātrāk jūs nolemjat, jo vieglāk būs atrast vietu.

Pabeigts ideja varētu būt: "Es vēlos, lai padarītu techno partija pie pludmales 31. augustā par godu pēdējā dienā vasarā. Pusei jābūt vismaz 200 cilvēki un divi viesu DJ. "

Es varu darīt visu, ko pats?

Diez. Daudzas lietas, un dienā tikai 24 stundas. Tāpēc, lai apkopotu līdzīgu domājošiem komandai labāk, no kuras jūs sadalīt visus uzdevumus. Nu, ja plakāti vērsīs dizainers, lai veicinātu projektu - pieredzējis SMM-speciālists, un izveidot aprīkojumu - zvukach.

Nebaidieties deleģēt dažus pienākumus citiem. Galvenais, ka viņi interesējas par rezultātu, un tie varētu paļauties. Jūs nopietni padarīt savu dzīvi vieglāku, piešķirot ražotāju par notikumu. Viņa uzdevums - atrisināt visus jautājumus un strīdus, uzraudzīt komandu un uzņemties atbildību par to, kas notiek.

Ja jūs nezināt, kur meklēt pareizajiem cilvēkiem, lai palīdzētu tiešsaistes pakalpojumu:

• EventCatalog.ru - lielākais datu bāze vietnes un darbuzņēmējiem.
• theGIFTED - Instant meklēšanu darbinieku un interesantu rakstzīmes.
• YouDo - meklējot brīvprātīgajiem vai darbiniekiem par nelielu samaksu.

Komanda ir, ko darīt tālāk?

Izveidojiet sarakstu ar visiem gadījumiem. Jums noteikti būs nepieciešams apsvērt koncepciju notikuma, noteikt budžetu, atrast un sagatavot telpas, uzaicināt mūziķus iznomāt aprīkojumu, lai baneri, organizēt ēdināšanu (pārtikas piegāde un apgāde un dzer). Neapstājas, kamēr blakus katram postenim nav jāpārbauda.

Get kopā kā komanda, apspriest rīcības plānu un piešķirt atbildību. Ikvienam ir nepieciešams saprast, ko viņš saka. Attiecībā uz visiem uzdevumiem, kas termiņš.

lietošana Trello vai "Google izklājlapas"Lai strādātu ar uzdevumiem. Ērti, ja ir piekļuve dokumentam visā komandā.

Noteikti pierakstiet visu jauno numuru jūsu kontaktiem. Labāk to darīt uz "Imya_Dolzhnost_Data notikums." Piemēram, "Vlad Fotogrāfs 15.07." Tātad jums nav get sajaukt.

Es baidos aizmirst kaut ko. Vai man ir aptuvens plāns?

Iespējams. Standarta plāns ir šāds:

1. Organizēt tikšanās ar brīvprātīgajiem, komandām un sponsoriem.
2. Sagatavot biļetes, viesnīcu un nodošanu uzaicinātajiem viesiem.
3. Pasūtījums dizains un izdrukāt bukleti, plakāti, firmas T-krekli un viss pārējais jums ir nepieciešams iepriekš gleznot un izdrukāt.
4. Nomas un sagatavot vietu. Padomājiet par vietu apmeklētājiem, personāla, aprīkojuma un autostāvvieta. Saskaņot sarakstus viesiem un organizatoriem no vietnes īpašniekiem.
5. Noteikt laiku gadījumā -, ka kādu laiku notiks. Jums ir nepieciešams zināt precīzu minūti, kad tiek pasniegtas pārtikas, un tad, kad teica svinu.
6. Nomāt iekārtas. Minimālais komplekts: klēpjdatoru, skaļruņi, mikseri, divi mikrofoni, ekrānu un projektoru. Pie lieliem pasākumiem ir noderīga, lai sazinātos ar radio komandu ar austiņām.
7. Lai sarunas ar fotogrāfu un videographer. Noteikt darba uzdevumu, lai vienotos par nosacījumiem un parakstīt līgumu.
8. Noma darbinieki: drošība, garderobes, oficianti, uzkopšanas serviss. To cilvēku skaits atkarīgs no notikumu. Tas ir iespējams, ka jums nebūs nepieciešams papildu darbiniekus vai brīvprātīgie var atrast.
9. Atrast līderis. Tas ir svarīgi. No tā būs atkarīgs no garastāvokļa viesi un vispārējo atmosfēru pasākuma.
10. Padomājiet ar loģistiku, kā piegādāt cilvēkus, aprīkojumu un pārtiku, lai notikuma vietā un atpakaļ.

Anomālija - norma, nevis izņēmums. Nodrošināt plāns B par katru punktu: ko darīt, ja jūs pēkšņi atmest tiesā? Un, ja ir problēmas ar skaņu? Un, ja tā sāk līt?

Nē, es esmu pārliecināts, ka es varētu atrast naudu šim projektam. Kādas ir manas iespējas?

Vispirms aprēķina aptuveno budžetu notikumu un padara budžetu. Ievērojiet visus izdevumi: Telpas, iekārtas, uzaicinātie viesi, reklāma, poligrāfija, loģistikas, ēdināšana, komandas. Piemēram, izmaksas par uzaicinātajiem viesiem ietilpst biļešu, naktsmītnes, ēdināšanu, pārskaitījumus un nodevas. Izdevumi par komandu: maksājot telefona rēķinus, pārtiku, pērkot butaforijas.

Kad jūs saprotat, tieši cik daudz jums ir nepieciešams, jāsāk vākt naudu. Kur atrast tos - tas ir atkarīgs no formāta notikumu.

Ja jums organizēt kaut ko sabiedriski nozīmīgu (festivāla grafiti, Popular Science lekcijas skolēniem), jūs varat pieteikties uz dotāciju, lai sāktu piesaistes Planeta.ru vai piesaistīt brīvprātīgos.

Ja jūs darāt komerciālu pasākumu - izskatu sponsors Interesē PR. Padarīt skaistu prezentāciju un skaidri apraksta, kādu labumu sponsors saņems piedalīties jūsu projektā, un to, kas ir nepieciešams no viņa. Tikai godīgi un nesola to, ko nevar darīt. Jums būs labākas izredzes gūt panākumus, ja mērķauditorija Jūsu pasākuma sakrīt ar mērķa auditoriju sponsorēšanas uzņēmuma.

Ja jums organizēt kāzu labāko draugu - savienot draugus un paziņas. Tās var sniegt jums piemērotu vietu, tehnoloģiju un braukšanas.

Labs veids, kā samazināt budžetu komercdarbības - kaulēties ar darbuzņēmējiem un darbu uz bartera pamata. Dārgākā darbuzņēmējiem - ēdināšanas un alkoholiķis bar. Put jūsu apstākļus, noteikt skaidrus uzdevumus un nevilcinieties lūgt atlaidi.

Ko meklēt, lai viss bija pie augstumā?

Svarīga katra detaļa, pat skaits tualetēm un klātbūtnes veloparkovki. Bet ir pieci galvenie elementi, kas nosaka panākumus jebkurā gadījumā:

• Light. Laba gaisma - tas ir tad, kad aina ir skaidri redzams, uzmanības centrā nav akls, un viesi nenokritīs neglīts ēnas.
• Skaņa. Pārbaudiet tehniku ​​dažas reizes, pielāgot mikrofonu un vienoties ar īpašnieku par telpu trokšņa noteikumiem objektā.
• Tīrība. Nē atkritumu, netīrās grīdas un neizpildītajiem tualetes.
• Drošība. Uzzināt evakuācijas plānu un veikt apmācību komandām un brīvprātīgajiem. Ikvienam būtu jāzina, kur avārijas izeju, ugunsdzēšamie aparāti un pirmās palīdzības komplektu.
• Temperatūras. Neviens nedrīkst būt pārāk karsts vai pārāk auksts - tas ir nepieciešams, lai pārbaudītu gaisa cirkulāciju un ekspluatācijas kondicionieri. Ērti temperatūras telpās siltajā sezonā - 23-25 ​​° C, aukstumā - 22-24 ° C Ja jūs pavadīt mūzikas festivāls, temperatūra būtu zemāka (20-22 ° C), jo pēc tam, kad deju skatuves vispār noteikti būs karsta.

Kam jābūt saskaņotu rīcību, lai izvairītos no izmests policiju?

Jums ir nepieciešams, lai sagatavotu divus paziņojumus: administrēšanu no pilsētas un policijas nodaļu (ja notikums ir mazāks par 2 000 cilvēku). Tos var nosūtīt pa pastu vai ar kurjeru, divos eksemplāros katrs orgāns. Ja jūs plānojat notikumu, kas būs vairāk nekā 2 000 cilvēku, jums ir nepieciešams, lai papildus nosūtīt paziņojumu valdībai reģiona un reģionālo policijas nodaļu.

Paziņojums ir rakstīts brīvā formā: tas ir nepieciešams norādīt, ka vēlaties pieteikties, kāds nosaukums un mērķis notikums, kur un kad tas notiks, cik daudz tiek gaidīts no dalībniekiem, kuri organizatoriem. Piemēri atjauninājumi meklēt internetā.

Slēgt līgumus ar visiem līgumslēdzējiem, kas piegādā Jums tehniku, ēdināšanas vai nodrošina nomas telpu. skaidri Pārrunāt visu informāciju un pārliecinieties, ka viņi ir vienisprātis. Piemēram, ja par to vienojas, ka noslēguma uzkopšana telpu īpašnieks, prece būtu līgumā.

Kā paziņot notikumu, par to, kā pēc iespējas vairāk cilvēku?

Piešķiriet nosaukumu un logotipu. Ļaujiet dizaineris izstrādās plakātus un attīstīt korporatīvo identitāti. Veikt vienkāršu lapu ar informāciju par notikumu - piemēram, Tilda.

Izsūtīt preses relīzi ar informāciju par notikumu, kas, kad un kur jūs pavadīt, kurš organizatori, partneri un ieinteresētās personas. Mēģiniet interešu žurnālistiem. Nerakstiet pārāk sausa un iesniegt preses relīzes specializētajiem medijiem - tie, kam ir tāda pati mērķauditoriju, kā jūsu pasākumā. Sazinieties ar redkolēģiju vairumā vietās var atrast publiskajā domēnā.

Neaizmirstiet par veicināšanai sociālajos tīklos. Izveidot tikšanos Facebook «Vkontakte" un notikumus lapa Instagram. Run mērķtiecīgu reklāmas un parāda pareizu iestatīšanu tai vajadzētu parādīt tikai savu mērķa auditoriju ar reklāmas budžetu nebija iet uz atkritumiem. Jautājiet lielu pilsētu kopienām un Emuāru autori, lai runātu par savu notikumu savās lapās. Ja jūs neesat labi SMM, lasīt blog "Netologii" - ir daudz noderīgas materiāli par veicināšanai sociālajos tīklos.

Viss ir gatavs. Kaut kas cits Jums ir nepieciešams, lai nodrošinātu?

Esiet pilnīgi sagatavoti. Pie organizators vienmēr būtu piekrauts ar telefonu un interneta pieslēgumu, akumulatora lādētājs, klēpjdators nomaiņu, pagarinātāju, HDMI adapteri visiem iespējams savienotāji, uzlīmes, lentes, vairākas šķiltavas, kancelejas nazis, līmlente un pretsāpju Gadījumā sāpes galvu.