6 padomi, kā samazināt ceļojuma izmaksas
Literārs Mistrojums / / June 30, 2023
1. Izstrādāt ceļojumu politiku
Jūsu ceļojuma grafikā jāiekļauj:
- Izdevumu saraksts, ko uzņēmums ir gatavs uzņemties. Piemēram, pārtiku un dāvanas partneriem apmaksā uzņēmums, bet darbinieks apmaksā mobilos sakarus un taksometrus.
- Ceļojumu un uzturēšanās ierobežojumi dažādu amatu darbiniekiem. Teiksim, četrzvaigžņu viesnīcas ir departamentu vadītājiem, trīszvaigžņu viesnīcas ir parastajiem darbiniekiem.
- Dokumentu pārvaldības noteikumi. Tie ir komandējuma izsniegšanas termiņi, uzdevumu sagatavošana, pieteikumu un atskaišu iesniegšanas kārtība. Svarīgi ir arī iecelt darbinieku vai nodaļu, kas būs atbildīga par ceļojumu politikas ievērošanu.
Var pievienot ceļošanas dokumentu veidnes – darbiniekiem būs vieglāk tos aizpildīt, un manāmi samazināsies nepareizi noformētu papīru skaits.
Lai padarītu ceļojumu politiku vēl izdevīgāku, sadaliet to vairākās daļās atbilstoši darījumu braucienu nozīmei. Padomājiet par dažādiem noteikumiem un ierobežojumiem tiem. Šie braucieni var būt:
- Lai saglabātu attēlu. Prezentācijas konferencēs, dalība forumos vai apmācībās. Šādi pasākumi tūlītēju labumu nedos, tāpēc var samazināties biļešu un naktsmītņu izmaksas.
- Uzņēmuma attīstībai. Darba pārbaudes, tikšanās un sarunas. Šādi braucieni ir vērsti uz peļņas palielināšanu, tāpēc varat tiem tērēt nedaudz vairāk. Šeit prioritāte ir darbinieku komforts un kustības ātrums.
Kodu sistēma palīdzēs ātrāk sakārtot braucienus pēc uzdevumiem. Piešķiriet numurus dažādiem ceļojumu formātiem, apkopojiet tos vienā sarakstā un pievienojiet savai ceļojumu politikai.
Viegli pārvaldiet savus izdevumus ceļojumu organizēšanas pakalpojums OneTwoTrip biznesam. Ar to jūs varat iestatīt organizācijas ceļojumu politiku, noteikt ierobežojumus katram darbiniekam un plānot darījumu braucienus kalendārā. Platforma strādā ar 800 aviokompānijām un piedāvā, cita starpā, grupu lidojumi. Transfērs, vilcienu, vilcienu, autobusu un aeroekspress biļetes - viss vienuviet. Viesnīcas visā pasaulē ir pieejamas korporatīvajiem klientiem ar atlaidēm līdz 35%, un saskaņā ar lojalitātes programmu pirkumiem, izmantojot pakalpojumu, jūs varat saņemt līdz 5% naudas atmaksu.
Savienojums ar pakalpojumu ir bezmaksas. Nav arī ikmēneša abonēšanas maksas, tāpēc neregulāri komandējumi netērēs uzņēmuma naudu.
Lai uzzinātu vairāk2. Apsveriet dažādus transporta un mājokļa veidus
Lidmašīna ne vienmēr ir ērtākais un izdevīgākais ceļošanas veids. Ja nav tiešo lidojumu uz vēlamo pilsētu, savienojumi var aizņemt ilgāku laiku nekā brauciens ar vilcienu. Turklāt patiešām ir iespējams strādāt automašīnā: daudziem vilcieniem ir Wi-Fi, dubultie nodalījumi un pat nodalījumi domofoniem. Vēl viena iespēja ir autobusi. Īss brauciens pa tiem nekaitēs komfortam, vienlaikus ietaupot pietiekami daudz laika un naudas pārskaitījumu trūkuma dēļ.
Mājoklis ir tas pats stāsts. Viesnīca ir dārgāka, bet centrā dažreiz ir izdevīgāk nekā budžeta variants pilsētas nomalē: taksometra vai sabiedriskā transporta izmaksas segs starpību. Gadās, ka dzīvokļa īre ikdienā ir lētāka nekā viesnīca. Un stabils Wi-Fi un veļas mašīna pie rokas padarīs garo ceļojumu ērtāku.
3. Nepagariniet savu ceļojumu
Jo īsāks ceļojums, jo lētāk tas ir uzņēmumam. Katra darba diena ir nepieciešama kompensēt ar dienas naudu, un, ja brauciens iekrīt brīvdienās vai svētku dienās - arī par dubulto likmi.
Tāpēc vienmēr rūpīgi aprēķiniet laiku, kas nepieciešams uzdevumu veikšanai. Piemēram, ja darbiniekam ceturtdienas pēcpusdienā ir jāuzstājas konferencē, trešdien un piektdien nav nepieciešams doties ceļā. Var lidot no rīta un izlidot vakarā – trīs dienu vietā komandējums ilgs tikai vienu.
Šī shēma darbojas vairumā gadījumu, taču ir izņēmumi. Pieņemsim, ka visas ienesīgās biļetes uz vēlamo dienu ir beigušās un palikusi tikai biznesa klase. Tas var maksāt vairāk nekā dienas nauda un nakts viesnīcā. Šeit ir vērts aprēķināt vairāku iespēju izmaksas, salīdzināt summas un izvēlēties labāko.
4. Iegūstiet uzņēmuma karti
Ar to komandējumi kļūs ērtāki jums un jūsu darbiniekiem. Jūs varēsiet noteikt ierobežojumus, lai darbinieki ceļojot nepārsniegtu budžetu. Vairs nekādu neuzskaitītu izdevumu – visus darījumus redzēsiet savā personīgajā kontā. Turklāt korporatīvajām kartēm parasti ir īpaši bonusi, piemēram, palielināta naudas atmaksa vai pakalpojumu atlaides.
Galvenais, ka bez liekiem nerviem par pirkumiem varēs atgriezt PVN. Par nodokļu atmaksu nepieciešams tikai rēķins, un, ja darbinieks maksā par izmitināšanu viesnīcā un transportu skaidrā naudā vai ar savu parasto algas karti, papīru var neizrakstīt.
5. Dodiet darbiniekiem izvēli
Šķiet, ka lidojumu un viesnīcu organizēšana saviem spēkiem ir pareizais lēmums, lai ietaupītu naudu. Taču pastāv risks, ka jūsu izvēle darbiniekam šķitīs neērta: no tā cietīs komforts, un, visticamāk, mazināsies vēlme strādāt ceļojuma laikā. Turklāt par plānošanu atbildīgais zaudēs laiku, ko varētu veltīt citu biznesam efektīvāku uzdevumu risināšanai.
Ja uzturēšanās un pārvietošanās apstākļus izvēlēsies biznesa ceļotājs, jums par šīm problēmām nebūs jāuztraucas. Galvenais ir norādīt viņam ceļojuma politikas ierobežojumus un nosacījumus. Pirkumus varat uzticēt arī atbildīgai personai, piemēram, grāmatvedim: ceļotājs iedos saites uz ērtām iespējām, organizators par tiem samaksās, bet pēc tam dalīsies ar biļetēm un rezervācijas detaļām.
6. Analizējiet ziņojumus par iepriekšējiem braucieniem
Pārbaudiet dažādu darbinieku dokumentus, pārbaudiet, vai izmaksas atšķiras, un meklējiet iemeslus palielinātajiem tēriņiem. Piemēram, kāds izvēlējās lidojumu, kas uzņēmumam bija neērts, vai pusdienoja tikai dārgos restorānos. Šādi dati palīdzēs pielāgot ceļojumu politiku un novest to līdz biznesam vislabākajam variantam.
Lai būtu vieglāk analizēt, ir vērts izveidot rakurstabulu. Sadaliet dokumentu kolonnās pēc kategorijas: biļetes, naktsmītne, ēdināšana, mobilie sakari, transports ceļojuma laikā utt. Lūdzam norādīt arī ceļojuma datumu un norīkotā darbinieka vārdu. Tabulā var ielādēt tikai izdevumu summas un ļaut rekvizītus saglabāt atskaitēs. Ja pamanāt anomāliju, paņemiet dokumentus, lai noskaidrotu, kāpēc izdevumi ir palielinājušies.
Nav nepieciešams pašam uzturēt tabulu - varat izmantot tiešsaistes pakalpojumus, kas jau nodrošina šādus rīkus. Pārskati un noslēguma dokumenti mapē "OneTwoTrip biznesam» tiek ģenerēti automātiski, un jūs varat tos iegūt, izmantojot EDI. Analītikā tiks parādīti korporatīvās kartes debeti, depozītu izdevumi un viesnīcas un ceļojumu rēķinu pēcapmaksa, t.sk. grupu biļetes. Pakalpojums ir integrēts ar 1C: Grāmatvedība. Tas ļauj darbiniekiem pašiem izvēlēties atbilstošos variantus, bet grāmatvedim par tiem apmaksāt uzņēmumam ērtā veidā.
Komfortam un drošībai biznesa braucienos, "OneTwoTrip biznesam» ir atbalsta dienests, kas strādā 24/7. Jūs varat sazināties ar viņu pa tālruni, kurjeriem vai sava personīgā konta tērzēšanā. Speciālisti palīdzēs ātri tikt galā ar problēmu un atrast alternatīvas naktsmītnes vai biļetes.
Ieplānojiet komandējumu