10 padomi, kas palīdzēs efektīvi strādāt mājās
Viņa Darbs / / January 07, 2021
1. Izveidojiet vienu darbvietu visiem darbiniekiem
Nenododiet to padotajiem, pretējā gadījumā izveidojušies procesi pārvērtīsies haosā, kad darbinieki neredzēs viens otra darbu un nesapratīs, kas par ko atbild. Tā rezultātā tiek kavēti elementāri uzdevumi, darbinieki zaudē iesaistīšanos un darba efektivitāte mēdz būt nulle.
Šeit ir minimāls rīku komplekts, kas jums varētu noderēt:
- Uzdevumu pārvaldnieks. Ar to ir ērti noteikt uzdevumus, uzraudzīt nodaļu un katra darbinieka slodzi.
- Vispārīgais kalendārs. Tas palīdzēs jums saglabāt atvaļinājumu un brīvo dienu grafiku, kā arī plānot svarīgus notikumus, piemēram, tālruņa zvanus ar klientiem vai kolēģiem, lai jums nebūtu personīgi jāatgādina sapulces dalībniekiem par tiem.
- Sūtnis steidzamu jautājumu risināšanai. Jūs varat izveidot vispārēju tērzēšanu visam uzņēmumam un mazākas tērzēšanas telpas atsevišķām komandām un projektiem.
- Mākoņdatu noliktavas un dokumentu risinājumi. Tie būs noderīgi sadarbībai zvanu laikā, un saites kopīgošana ir vienkāršāka nekā dokumentu un smago failu sūtīšana pa pastu vai kurjerā.
Šis pakalpojums palīdzēs jums organizēt vienotu informācijas vietu visai komandai. Bitrix24 ir sava veida korporatīvais sociālais tīkls, kurā varat izveidot grupas, rakstīt ziņas un ievietot uzņēmuma jaunumus. Izveidojiet uzņēmuma lapu, uzaiciniet tur visus darbiniekus un strādājiet tāpat kā birojā, tikai no mājām. Uzstādiet uzdevumus un sekojiet līdzi to norisei, atveriet uzņēmumam vispārēju tērzēšanu, rīkojiet plānošanas sanāksmes un videokonferences, ieplānojiet sapulces kalendārā. Svarīgu dokumentu glabāšanai ir kopīgs disks, un CRM palīdzēs jums kontrolēt klientu mijiedarbību.
Izmēģiniet to bez maksas
2. Uzturiet sakarus ar tiem, kas strādā mājās
Attālinātais darbs nav iemesls aizmirst par disciplīnu un pāriet uz brīvu grafiku, kad laiks tiek atvēlēts darba aktivitātēm pēc principa "Es to darīšu, bet tad". Kopsapulcē pastāstiet darbiniekiem par jauno darba formātu un nosakiet darba dienas robežas: piemēram, no 9 līdz 18 stundām visiem ir jāsazinās, un jums jābrīdina par brīvo laiku vismaz pāris dienas.
Lai gan jūs visi strādājat attālināti, jūs joprojām esat viena komanda. Dalieties ar uzņēmuma jaunumiem, regulāri (vismaz reizi nedēļā) pastāstiet par paveiktajiem uzdevumiem un jaunajiem plāniem, publiski atzīmējiet nodaļu panākumus. Visbeidzot, neaizmirstiet novēlēt saviem darbiniekiem laimīgu dzimšanas dienu. Tas palīdzēs saglabāt komandas garu, un padotie nejutīsies aizmirsti un likteņa atstāti.
3. Ievadiet tērzēšanas noteikumus
Tērzēšanas sarunas ir ērts rīks, taču tām ir savi trūkumi. Pastāvīgā ziņojumu plūsma ir tikpat traucējoša kā biroja kaimiņu pļāpāšana, tāpēc tam ir jēga atšķirt saziņu un sākt atsevišķas tērzēšanas par steidzamiem jautājumiem un visu veidu sarunām, nevis būtisks. Un šo tērzēšanu var maskēt ar tīru sirdsapziņu un pēc darba dienas beigām to atkārtoti nolasīt.
Nelietojiet tērzēšanu sarežģītu problēmu risināšanai, kad jums jāsaņem visu komandas locekļu viedoklis. Pie izejas jūs saņemsiet daudz ziņojumu, taču nenonāksit pie viena visiem piemērota risinājuma. Labāk ir vienoties par zvanu un tērzēšanā ierakstiet to, ar ko esat nonācis.
Un mēģiniet neradīt nevajadzīgu troksni: nesadaliet vienu ziņojumu ducī stilā “Sveiki. Te tas ir. Uzdevums ir jauns. " Cieniet citu cilvēku laiku un nepiespiediet sarunu biedru pastāvīgi novērst uzmanību no paziņojumiem.
4. Regulāri veiciet videozvanus ar komandu
Pirmkārt, tas palīdzēs turēt pirkstu uz pulsa un pārdalīt darba slodzi, ja viens darbinieks ir noslāpēts ar uzdevumiem, bet cits cieš no dīkstāves. Otrkārt, tas ir labs rīks padoto noskaņojuma izsekošanai: galu galā īsziņas tērzēšanā nenodod intonāciju, un personiskās sarunas laikā jūs varat uzzināt, kas kuru uztrauc.
Neskaniet šovam. Plānojiet katras sarunas saturu, iepriekš paziņojiet visiem dalībniekiem par to, kas tiks apspriests, un rezultātā izveidojiet sapulces protokolu: ko viņi nolēma, kādi uzdevumi tika izvirzīti un kas ir atbildīgs par to īstenošanu. Jums nav jāzvana katru nedēļu, lai sekotu līdzi uzņēmuma darbībai. Darbinieki var regulāri sazināties tikai ar vadītājiem, un viņi jau jums ziņos.
5. Sastādiet skaidru darba grafiku
Katram darbiniekam vajadzētu būt piekļuvei visai informācijai, kas varētu būt nepieciešama, strādājot. Tas ir īpaši svarīgi jaunpienācējiem: viņi ir jāatjaunina, un pielāgošanās attālā vietā var aizņemt vairāk laika nekā ar tiešraides saziņu birojā. Lai jaunais darbinieks nepazustu informācijas plūsmā, norīkojiet viņam kuratoru, kurš spēs atbildēt uz visiem jautājumiem par to, kā darbojas uzņēmuma dzīve un darbs.
Ideālā gadījumā zināšanu bāze par uzņēmuma darbu būtu jāorganizē tā, ka, pat ja galvenie darbinieki saslimst vai dodas atvaļinājumā, procesi neapstājas. Izveidojiet dokumentus, kas ļoti sīki izskaidro, kā rīkoties tipiskās darba situācijās, un padariet tos publiski pieejamus.
6. Ierakstiet visus uzdevumus uzdevumos
Šis noteikums jāpiemēro ne tikai piespiedu izņemšanas laikā. Nepaļaujieties uz mutiskiem nolīgumiem: ja nav noteikta uzdevuma, nebūs arī rezultāta.
Šeit ir vienkārši noteikumi, ar kuriem uzdevumi tiks efektīvi un savlaicīgi atrisināti:
- Skaidri norādiet savu uzdevumu. Nepiespiediet padotos spēlēt ekstrasensi vai zvejot papildu informāciju ar vārdu. Darbiniekam nekavējoties jāsaprot, ko no viņa vēlas.
- Ieceļ atbildīgos un izpildītājus. Pretējā gadījumā pastāv risks, ka padotie bezgalīgi izmetīs uzdevumu viens otram, kā rezultātā neviens to nedarīs.
- Noteikt termiņus. Uzdevums, kas jāveic kādreiz, visticamāk, nekad netiks izpildīts.
- Atbildiet uz jautājumiem un sniedziet atsauksmes. Šādi rīkojoties, tiks palielināta uzticība savai komandai un palielināta iespēja veiksmīgi veikt uzdevumu.
7. Automatizējiet ikdienas procesus
Birojā viss ir vienkārši: ja nepieciešams rakstīt pieteikumu atvaļinājumam, darbinieks dodas uz HR, paņem gatavu veidlapu, aizpilda un nodod parakstīšanai. Pašizolācijā ierastie jautājumi pārvēršas par problēmu: viens darbinieks vēlas atvaļinājumu, bet otrs jums steidzami jāparaksta rēķins par samaksu, jums ir nepieciešams vadītāja paraksts, bet to nav kur ņemt - ne viņa mājās aiziet.
Ir tikai viena izeja: meklēt veidus, kā atteikties no dokumentiem un visu darbu ar svarīgiem dokumentiem pārnest elektroniskā formā.
8. Izveidojiet skaidru un pārredzamu vadības sistēmu
Tevi var pārņemt aizdomas, ka darbinieki mājās kaut ko dara, bet nestrādā. Protams, kontrole ir nepieciešama, taču ir svarīgi saglabāt veselo saprātu. Ja jūs pastāvīgi velkat padotos un jautājat, kā notiek ar viņu projektiem, viņi nedarbosies ātrāk, bet pastāvīgi uzkrāsies spriedze, kas agrāk vai vēlāk izraisīs konfliktu.
Vienojieties ar nodaļu vadītājiem, ka viņi katru rītu no darbiniekiem apkopos informāciju par pašreizējo slodzi un, ja nepieciešams, pārsūtīs to jums. Kontrolējiet nevis procesu, bet gan rezultātu. Tādējādi liela mēroga projektus var sadalīt vairākos posmos ar skaidru rezultātu un laika ierobežojumu, lai risinātu jaunās problēmas to rašanās brīdī.
9. Pārsūtiet savu pārdošanas nodaļu uz CRM
CRM ir automatizēta klientu attiecību pārvaldības sistēma. Vienkārši sakot, šī ir īpaša programmatūra, kas reģistrē visus kontaktus ar klientu, sākot no pirmā zvana līdz izpārdošanai.
Attālā vietā CRM kļūst par īstu pestīšanas nodaļu. Tas ļauj samazināt cilvēcisko faktoru: vadītāji neaizķersies ikdienas darbībās, neaizmirsīs individuāli klienti, un vienmēr būs informēti par to, kādā stadijā atrodas katrs darījums un kādam jābūt nākamajam solis. Un vadītājs var izsekot katra speciālista sniegumam un, ja nepieciešams, pārdalīt darba slodzi.
10. Sazinieties ar klientiem, izmantojot CRM
Situācija: fiksētais tālrunis palika birojā, bet kaut kā ir nepieciešams runāt ar klientiem. Un arī kontroles komunikācija - pretējā gadījumā būs grūti saprast, kāpēc daudzsološs darījums izkrita. Palīdzēs CRM ar iebūvētu telefoniju: tas ļauj savienot ne tikai balss sakaru kanālus, bet arī tērzēšanu vietnē un tūlītējos kurjeros. Uz vēstulēm un ziņojumiem ir ērti atbildēt tieši CRM, un visa mijiedarbības ar klientu vēsture nekavējoties iekrīt viņa kartē.
Lai pārvaldnieki netiktu novērsti no ikdienas, piešķiriet robotiem dažus uzdevumus. Viņi var piezvanīt vai rakstīt klientam un precizēt kontaktinformāciju, izvēlēties ērtu maksājuma veidu vai apkopot atsauksmes par apkalpošanas kvalitāti un pēc tam visus nepieciešamos datus ievadīt CRM.
Sāciet strādāt ar Bitrix24