Kā nebūt vergs e-pastu: 7 padomus no LinkedIn galvas

Milzīgs skaits cilvēku ik dienas saskaras ar to pašu problēmu: e-pastu, kas paredzēta, lai optimizētu organizācijas un darba procesus un komunikācijas procesus, bieži vien pārvēršas ļaunā kalpotājs, padara jūs uzmanīgi sekot locekļus, ja jūs strādājat uz konveijera lentes. Izmaksas jūs mazliet apjucis, jo pastāvīgi uzkrājas informācija ātri pārvērst veikls un tīrs pastkastes izgāztuve grābeklis, kas ir grūtāk, jo ilgāk jums nav iet atpakaļ uz pastu.

Šodien mēs piedāvājam jums dažus vienkāršus padomus, lai vadītu procesu mijiedarbības ar e-pastu no Jeff Weiner, izpilddirektors LinkedIn. Šī persona dežurē ir uzturēt kontaktus ar simtiem cilvēku katru dienu, un viņam ir dažas viltības, kas ļauj viņam nav noslīcināt šajā lavīnā informāciju.

Mana pasta kaste būtībā kļuva par centrālo mezglu manā darbplūsmas - pa pastu, es regulāri sazināties ar vairāk nekā 4300 darbiniekiem, kas strādā 26 pilsētās visā pasaulē. Es nevaru teikt, ka es esmu vienmēr bijis ventilatoru no e-pasta, vai arī, ka man nebija situācija, kad mans darbs ar pastu izskatījās Sisyphean uzdevums.

Jebkurā gadījumā, gadu gaitā esmu izstrādājusi dažus praktiskus ieteikumus, kas ļāva man, lai pārvietotos no jēdziena "pasta kontrole mani," jēdziens "kontrolēt pastu."

1. Vai vēlaties saņemt mazāku pastu - sūtīt mazāk e-pastu

Šādas konsultācijas liekas smieklīgi vienkārši, jo īpaši saistībā ar šādu kopīgu problēmu, bet par sevi, es domāju, ka tas ir zelta likums veiksmīgai e-pasta vadību.

Šis secinājums atnāca pie manis, strādājot iepriekšējā uzņēmumā, kurā strādā divi darbinieki visciešāk saistīt ar mani, atstājis uzņēmumu. Tie ir ļoti efektīvi sazināties ar cilvēkiem, daudz darba, un, kā izrādījās, nosūtīt daudz vēstuļu. Kamēr viņi ir strādājuši uzņēmumā, apjoms pastu, kas nāk pa e-pastu, šķita pilnīgi normāli, bet pēc tam viņi atstāja, es atklāju, ka manā pasta satiksmē samazinājies par aptuveni 20-30%.

Visa šī darbība šajā amatā bija ne tikai viņu vēstules: tur bija manas atbildes uz tiem, un tomēr bija vēstules un atbildes no visiem adresātiem ir pievienots sarakstes. Bieži vien šie ziņojumi nav pieprasījis savu obligāto dalību diskusijā.

No brīža, kad es varu noteikt sev skaidrs nosacījums - nerakstiet nav acīmredzamas vajadzības. Rezultāts: mazāk e-pastu un vairāk kārtību atvilktnē neskarot darba aktivitātes. Kopš tā laika, es cenšos nenovirzīties no šī noteikuma.

2. Atzīmēt kā nelasītu e-pastu izskata

atzīmēt kā nelasītu vēstuļu būtiski mainījis veidu, kā es strādāju ar pastu. Man iet pietiekami ātri, lai ienākošo pastu, nekavējoties reaģēt uz aktuālākais, un noņemt nevajadzīgu. Šīs vēstules, ar kuru man ir nepieciešams atgriezties vēlāk, ja ir laiks, es atzīmēt kā nelasītu. Tas novērš bailes, ka svarīga vēstule lasīt, un palicis neatbildēts, tiks aizmirsts un tiks apglabāts iekšas pastkastē. Šī pieeja ļauj veida ToDo sarakstu, uz kuru es atgriezīšos vēlāk.

Katru reizi, kad es cenšos pabeigt ar minimālo skaitu izskata ziņojumus, un ideālā gadījumā tiem nevajadzētu būt vispār. Ja šī diena man nav laika, lai dotos atpakaļ uz tiem, tad viņi sāks ar šādu darba rītā.

3. Uzstādīt skaidru grafiku ar pastu

Pēdējo gadu laikā, mana dzīve iet uz darba dienās atbilstoši jauko chotkomu grafiku. 00-5:: Ar 5. pieaugums 30 rītā, stundu uz e-pastu, lasot ziņas, brokastis, spēlēt ar bērniem, mācības, birojā, nāc mājās, ielieciet bērni gulēt, vakariņas kopā ar savu sievu, atpūsties (parasti skatoties tv iet tīrīšanas iesūtne reklāmas un garlaicīgs laikā brīžos).

Tika konstatēts, ka uzlīmēšanu uz šo grafiku, es viegli pārvaldīt pastu, tomēr ir vērts vismaz nedaudz mainīt kārtību, kā haoss sākas jūsu pastkastē.

Tādā gadījumā, jums nebūs justies montāžas spiedienu zinot, ka jūsu kaste pēkšņi atstāt bez uzmanības. Ievērošana grafiks palīdzēs uzturēt viss zem kontroles. Tas palīdzēja Benjamin Franklin, un jums palīdzēs.

4. pati saprot

Atcerieties spēle sadalīti telefonu? Tad tas bija diezgan smieklīgi, bet tagad viss ir ņemts vērā koncepciju darbu un uzņēmējdarbību, un tas nav pat spēles.

Vārdi ir ļoti svarīgi, un lai izvairītos no neskaidrībām un interpretāciju par to nepieciešamību jāizvēlas ļoti rūpīgi. Jo vairāk vienkāršs un skaidrs, lai saprastu savu tekstu, jo mazāka iespējamība otro vēstuli ar lūgumu izskaidrot pirmās.

5. Padomājiet par saņēmējiem

Bieži vien šķiet, ka lauks "To" un "Kopija" uztver daudzi par vienu un to pašu. Patiesībā, tie var tikt izmantoti unikāli, lai no jebkura saņēmējiem jūs sagaidīt atbildi skaidri, un kurš nosūtīja vēstules kopiju nolūkā saglabāt to cilpu.

Patiesībā, neizvēlieties saņēmējus, kuri ir nepieciešami, lai atbildētu - tas ir ātrākais veids, kā padarīt paniku un apjukumu sarunā. 6 saņēmēji, nevis 1 un 5 kopijas saņēmēja - tas papildus 5 iespējamās atbildes, no kuriem katrs var izveidoties visai atsevišķa saruna.

6. atzīst saņemšanu

Ja esat norādījis kā saņēmējs, un vēstule ir patiešām adresēts jums, nevajag slinks, lai informētu sūtītāju, ka esat saņēmis vēstuli. Nav nepieciešams daudz vārdiem sakot, jums būs tikai "pieņemts" vai "saņemta". Tas būs zīme, ka informācija, ko jūs saņemto pilnīgu un pareizu apjomu, un nosūtītājs nav nepieciešams, lai nosūtītu jums kaut kas cits par to pašu tēmu.

Ja jums nav apstiprināts saņemšanu, sūtītājs paliek pilnīgi neapzinās burtu. Varbūt tas pazuda dziļumos pastkastē? Ja šī ir svarīga informācija, šaubas un uztraukums liks sūtītājam rakstīt vēl vienu vēstuli ar Es aicinu jūs apstiprināt saņemšanu pirmo burtu, vai lūgt kādam citam par savu klātbūtni darbā vietu. Iesaistītie papildu personām, nosūtījis un saņēmis papildu vēstules.

7. Saglabājiet savas emocijas no pasta

E-pasts var būt noderīgs instruments, ja jūs to izmantot pareizi. Viņa var kļūt destruktīva spēku, ja lieto nepareizi. Visbiežāk piemērs - izmantot e-pastu, lai diskusijas par pretrunīgiem un jutīgiem jautājumiem konfliktu.

Es nekad vairs izbrīns, kā cilvēki lieto sarakstē vārdus un frāzes, kas nekad netiks teica klātbūtnē paša auditoriju.

Ja jūs pēkšņi atrast sev līdzīgā sarakste, darīt vienu vienkāršu lietu - pietura. Lai atrisinātu strīdu, vai konflikts, ņemot tālruni un zvanu adresātu, vai nu personīgi tikās viņu. Šādiem delikāts jautājumi, kas jārisina ar ne teksta sarakstē. Tekstā nav nodot emocionālo komponentu, intonāciju un citas svarīgas lietas, kas varētu būt izšķirošs konstruktīvu problēmas risinājumu.

(via jeff Weiner)