Kā rakstīt vēstules: 6 komponenti pārliecinošu vēstuli

Elektroniskā sarakste vienmēr ir bijis un joprojām ir galvenais veids komunikācijas biznesa pasaulē. Labi izstrādāts vēstule jau ir puse no kaujas. Bet šie burti nav spējīgi izdarīt to. Dažreiz lasot vēstuli ar uzņēmuma priekšlikumu, nav skaidrs, ko tieši jūs vēlaties, lai piedāvājumu, Kādu labumu jūs saņemsiet no tā, un kāpēc tu esi pavadījis savu laiku lasot un izpratni par šo burti.

Spēja rakstīt pareizi, pārliecinošs vēstules nāk ar praksi. Un labi, ja pieredze ir sadalīti, ļaujot, tādējādi, citi cilvēki nekāpt uz tā paša grābekļa. Jeffrey James, autors grāmatas «Business to Business pārdošana: Spēka Vārdi un stratēģijas No Pasaules Top Pārdošanas eksperti », piedāvā vienkāršu sistēma sastādīšanas pārliecinošs vēstules, kas sastāv no 6 soļi.

Autortiesības Shutterstock

1. Vienmēr skaidri iedomāties, kas notiek, lai rakstītu

Galvenais mērķis vēstules - lai pārliecinātos, ka saņēmējs ir pieņēmusi konkrētu lēmumu. Tātad, pirms sākat rakstīt vēstuli, uzdot sev vēl vienu reizi par to, ko tā ir jūs vēlaties no saņēmēja? Kas lēmums, jāņem pēc iepazīšanās ar jūsu vēstules?

Šajā gadījumā, nenoteiktība - ir jūsu zvērināts ienaidnieks. Skaidrāk ir jūsu mērķis, jo vairāk pārliecinošs, lai saņemtu savu vēstuli.

2. Sākt savu vēstuli ar secinājumu

Jūsu secinājums ir apgalvojums, ka lēmums tiks pieņemts saņēmējam, pamatojoties uz Jūsu vēstules saturam.

Skolā mums mācīja vienmēr sākas ar ievadu. Gadījumā sastādīšanas pārliecinoši ziņas, šis apgalvojums ir nepareizs. Biznesa pasaulē, visi ir pārāk aizņemts, lai novērtētu savas rakstīšanas prasmes. Tādēļ, jums vajadzētu iet taisni uz vietas.

Piemēram, jūs vēlaties saņemt no saviem priekšniekiem par atļauju uzstādīt sporta zāli kādā telpās jūsu uzņēmumam.

nepareizi:

"Jim,
Kā jūs zināt, neierašanās darbā darbinieku šobrīd ir liela problēma, kura ir diezgan spēcīga finansiāli ietekmē mūsu sabiedrību un citi uzņēmumi mūsu rūpniecības... blah blah blah... Tātad mums ir jāapsver naudas piešķīrumu pārvietošanu uz sporta galvenajā birojā mūsu uzņēmums. "

pareizs:

"Jim,
Es gribu, lai jūs ir apstiprinājusi uzstādīšanu sporta zālē mūsu birojā. "

3. Dalieties argumentus ar dažiem viegli sagremojama punktā

Lai argumentiem atbalsta jūsu idejas viegli lasīt, un sapratis, sadaliet tos pāris punktiem.

nepareizi

"Saskaņā ar jaunāko ziņojumu par valdības grupas fiziskās aktivitātes ir ārkārtīgi svarīgi, lai neskatoties uz to, ka tikai daži uzņēmumi pierādītu savu apņemšanos šādu veicināšanu darbiniekiem. Daudzi uzņēmumi definēt tādas grupas kā no Nenovērtēts aktīviem, bet viņiem nav plānu, lai ieviestu līdzīgas grupas nozarē, pat neskatoties uz to, ka fitnesa ir cieši saistīti ar uzņēmumu un iedzīvotāju panākumi. Es uzskatu, ka, ja mums nav ieviest līdzīgu fizisku komanda mūsu kompānija, mēs joprojām tālu atpaliek konkursā. "

pareizi

"Fitness birojā būs:
- samazināt darba kavējumus
- palielināt kopējo produktivitāti "

4. Pastiprināt katru argumentu pierādījumu

Ja jūs uzrakstīt vēstuli, kas sastāv no pamatotiem argumentiem, to var uztvert kā pastāvīgu personīgo viedokli un nekas vairāk. Par katru arguments vajadzībām pierādījums. Kā citādi lai saprastu, kas tas tiešām darbojas?

nepareizi

"Fitness birojā būtu labākais risinājums, jo cilvēki izvēlas doties uz darbu, nevis palikt mājās. Tas arī palīdzēs samazināt kopējo biežumu birojā. "

pareizi

"Apjomu kavējumu samazināšana. Saskaņā ar aptauju, ko National Institutes of Health veiktajā 1000 uzņēmumi, kas ir sporta zāles biroji, personāla neierašanās par 20% samazināt šo uzņēmumu nekā uzņēmumiem, kas nav tādas iekārtas. "

5. Atkārtojiet savu slēdzienu par aicinājumu uz rīcību

Beigās vēstulē atkal atkārtot tās secinājumu, jāsecina. Tikai tagad kā aicinājumu uz rīcību. Tātad jums neizdodas saņēmējam uz konkrētu secinājumu, ka viņam vajadzētu darīt pēc iepazīšanās ar savu vēstuli. Šis zvans ir jābūt vienkāršai un konkrēti.

nepareizi

"Mēs būsim ļoti pateicīgi jums, ja jūs atbalstīt šo projektu."

pareizi

"Ja atbilde ir jā uz šo vēstuli, es uzreiz uzsākt procesu."

6. Ievadiet pabalstu tēmas rindā

Objekts līnija vēstules ir gandrīz vissvarīgākā daļa. Jo tā ir paredzēt pamata tēmas rindiņa, un konfigurēt adresātu uz vēlamo noskaņu. Un tas ir iemesls, kāpēc jums ir aizpildīt to pēdējā, kad esat uzrakstījis visus argumentus un pierādījumus, kas atbalsta jūsu pamata secinājumam.

Ideālā gadījumā objekts līnija ir atrisināt divas svarīgas problēmas: lai tā būtu ieinteresēta saņēmējam, ka viņš atvēra un lasīt vēstules; un tai vajadzētu aptvert secināt, ka vēlaties nodot adresātam.

Vairumā gadījumu, labākais veids, kā veikt abus uzdevumus vienlaicīgi - ir rakstīt par priekšrocībām, ko var iegūt, kā rezultātā vēlamo risinājumu jums.

nepareizi

"Ietekme uz darbinieku veselību par iekārtu programmas vingrošanas zāles birojos"

pareizi

"Kā mēs varam samazināt kavējumu darbinieku"

Man interesē jūsu viedoklis. Kā jūs reaģētu uz abām iespējām un kādi noteikumi jums ir jāvadās sagatavošanas šādu vēstuļu laikā?