Kā var noteikt, ka Jūsu vēstule ir pārāk ilgi?

© photo

Ja jūs saņemsiet vēstuli ar vairākām lapām, jūs izlasīt? Garas vēstules, kā arī ļoti garš raksts, tas ir ļoti grūti lasīt un saprast. Turklāt autors ir tik veiktas prom ar procesu, kas beigās, lai saprastu, ko tieši viņš vēlējās no jums, tas kļūst gandrīz neiespējami.

Kāpēc ne rakstīt garas vēstules? Pirmā un pamanāmākā atbilde - tāpēc, ka neviens būs lasīt to!

Pareiza izmantošana e-pasta var būt efektīvs instruments, lai attīstītu savu biznesu. Rakstīšana garas vēstules, nenozīmē, ka jums ir daudz produktīvāk. Jā, jūs daudz darba, taču šis darbs nenozīmē pilnīgi neko. Tagad visi cenšas samazināt ienākošo pastu apstrādi un darīt darbu pēc iespējas efektīvāk īsā laika periodā. Tādēļ jūsu gara vēstule - tas ir ne tikai atkritumu savu laiku, bet arī izšķērdība citu.

Jo īsāks Jūsu vēstule, jo labāk tas būs veikt savu darbu. Tajā jābūt tikai konkrētus jautājumus, vai atbildes. Rakstiet tikai par lietas būtību un nekas vairāk. Ja jūs joprojām eksplodējot ar vēlmi rakstīt garu vēstuli, tas var būt labāk iecelt šo personu tikties un apspriest visus jautājumus jums uz biznesa pusdienām?

Kā jūs zināt, ka jūsu vēstule ir pagājis robežu? Šeit ir 10 pazīmes, pēc kurām var noteikt, kas jums maksā pārāk daudz uzmanības.

1. Jūs nezināt, ka cenšas pateikt. Tas ir kā tad, ja jūs sauc kādu pirmo reizi, un tika jautāja: "Kas noticis?!" Dabiskā atbilde: "Nu... Es nezinu. Tu mani sauc?! "Turiet Jūsu vēstule ir, kamēr jūsu galva nenorāda skaidru jautājumu vai atbildi.

2. Jums ir neērti ar tēmu. To var salīdzināt ar nebeidzamu plūsmu apziņas sanāksmēs, kad cilvēki nepieder tēmu saruna, tādējādi mēģinot slēpt savu nezināšanu. Vai tad, kad students sāk lielā garumā, lai atbildētu uz jautājumu par skolotāja, mēģinot nopelnīt vismaz trīs. Tas pats ar garu vēstuli. Ja jūs nevar apkopot to, ko jūs vēlaties no personas uz otru galu, tad jums nav pietiekami daudz zināšanu. Tas bieži vien var redzēt lielos uzņēmumos, kuros cilvēki dod izskatu aizņemts rakstiski ļoti svarīgas un garas burtiem.

3. Saīsināt standarta parakstu. Ja Jūsu vēstule satur atbildi dažiem vārdiem, jūsu paraksts ar visu informāciju (nosaukums, uzņēmums, visu kontaktpersonu saraksts, iecienītākais citāds, logo vai sauklis uzņēmuma uc), uz grīdas lapas izskatīsies smieklīgi. Mēģiniet atstāt visu burtu stilā minimāla.

4. Jūs uzrakstīt grāmatu. E-pasti - ne grāmatas. Ja ir papildu informācija, pievienojiet to burtu veidā atsevišķus failus. Ja vēstule var būt ļoti garš, ir vērts domāt par to, kāda veida informācija, lai labāk noteiktu un nosūtīt pieteikumu.

5. Tu surogātpastu. Šādas situācijas bieži rodas lielās korporācijas, kur darbinieki justies veida nepieciešamību sūtīt viens otram garas vēstules, kas satur detalizētu ziņojumu par padarīto ar pastāvīgu darbu atjauninājumi. Tā rezultātā, diena pārvēršas cietā verifikācijas e-pastu ar straumi ziņojumu stilā "Es nosūtīju vēstuli klientam.", "Sakārtot sapulci." "Šis ziņojums ir vairāk nekā 30%." Un tā tālāk.

6. Jūsu vēstules nesakarīgi. Tas nav nepieciešams, lai rakstītu divu lappušu vēstuli uzdot tikai vienu jautājumu.

7. Jūs ļaunprātīgi peresylaniem vēstules. Nevis nodarbojas ar vēstuli, jums vienkārši noklikšķiniet uz "Sūtīt". ToGA burts tiek pārvērsta bezgalīgas jostu, kas ir gandrīz neiespējami nokļūt uz galveno punktu.

8. To nedrīkst rakstīt. Nesūtiet vēstules, kas ir vislabāk apspriests sanāksmē, vai pa tālruni. Dažreiz e-pasts nav īstais instruments komunikācijai. Ja tas aizņem vairāk nekā dažas līnijas, labākais persona, lai apspriestu šo jautājumu, vai veikt zvanu.

9. Tas būtu ziņojumu saņēmēju skaits ir vairāk nekā viens. Piemēram, rakstot vēstuli uz galvas un liek saņēmējiem visiem saviem darbiniekiem. Šķiet, tāpēc viņš cenšas saīsināt laiku rakstot un nosūtot šo vēstuli visiem atsevišķi un tādējādi izpaužas darba darīts efektīvi. Bet lielākā daļa no visiem, viņš nav pat iedomāties, ka tā drīz aizbērt lavīnu atbildes vēstulē tiklīdz viņa darbinieki nospiediet "Atbildēt visiem". Dažreiz šī metode nav īsti strādā.

10. Jums nav rediģēt savas vēstules. Pirms nosūtīt vēstuli, jums vajadzētu izlasīt to vēlreiz un rediģēt. Papildus gramatikas un pareizrakstības kļūdas, jums ir nepieciešams, lai rediģētu un tās nozīmi. Varbūt tas, ko veica veselu rindkopu, varat ievietot dažas rindiņas. Un vēl viens labs noteikums īkšķis: Jums vajadzētu vēlreiz izlasīt jūsu vēstuli daudzas reizes, cik daudz cilvēku jūs gatavojaties nosūtīt.

Un, pirms jūs nosūtīt vēstuli, izlasiet to un pārliecinieties, ka tas ir īss un ir tikai konkrētus jautājumus. Skaidrāk jūsu ziņa, jo lielāka iespēja, ka saņēmējs būs saprast, kas ir vajadzīgs no viņa, un atbildēsim jums, cik īsi un konkrēti.