6 padomi, kā efektīvi pārvaldīt attālo komandu

Mūsu starta komanda strādā attālināti, un darbinieki ir izkaisīti pa visu pasauli – no Vjetnamas līdz Turcijai. Šķiet, ka nav iespējams organizēt visus: jūs nevarat redzēt, ko katrs dara un kāds ir viņu noskaņojums. Bet mēs to izdarījām.

Pamatojoties uz savu pieredzi, uzrakstīju rokasgrāmatu, kā visu sakārtot, organizēt un motivēt darbiniekus attālināti. Es dalos tajā ar jums.

1. Pārrunāt līgumus un nodrošināt tos

“Krastā” pārrunājiet noteikumus ar katru darbinieku:

• No kura laika un līdz kuram laikam tu strādā?
• Kad jums ir jāsazinās.
• Vai ir iespējams risināt darba jautājumus ārpus darba laika?

Procesa laikā apspriediet strīdīgos jautājumus un ierakstiet vienošanās zināšanu bāzē. Pretējā gadījumā, ja jūs apklusināt problēmas, darbinieks sāks izdegt.

No prakses: mums ir svarīgi, lai cilvēki pastāvīgi mācītos un attīstītos. Un mēs atkal un atkal par to atgādinājām komandai, taču saskārāmies ar pretestību.

Izrādījās, ka puiši nezināja, ka viņi to var darīt darba laikā un ka mēs maksājam par apmācību. Tagad visi mācās: viņi apmeklē dizaina un pat rakstīšanas kursus.

2. Plāns

Kopā ar saviem darbiniekiem nosakiet tuvākās nākotnes mērķus un nākotnes vadlīnijas. Lai to izdarītu, veiciet prāta vētra un izvēlieties prioritārās idejas.

Piemēram, katra mēneša sākumā sazvanāmies ar redaktoru un kopīgi sastādām satura plānu nākamajam mēnesim. Darbinieks piedāvā materiālu tēmu sarakstu, un es kā vadītājs konsultēju, ko ir vērts ņemt vērā un ko labāk paplašināt.

Kvalitatīvai plānošanai ir svarīgi, lai cilvēks saprastu uzdevumu apjomu un savus resursus. Ja šādas izpratnes nav, viņam jāuzrauga viņa produktivitāte. Palīdzēs zīme: vienā kolonnā ir ierakstīts uzdevums, bet otrā – aptuvenais tā atrisināšanas laiks. Tādā veidā darbinieks plānošanā varēs atsaukties uz savu pieredzi un izvirzīt reālas cerības. termiņi.

Ir svarīgi, lai uzdevumiem būtu nozīme un mērķi – ko jūs darāt un kāpēc. Tikai šajā gadījumā darbiniekiem būs skaidra izpratne par savu darbu, un projektam būs attīstības vektors.

3. Sakārtojiet savus uzdevumus

Bieži vien starta uzņēmumi strādā tikai kurjera ietvaros. Arī mēs tā sākām, bet ātri sapratām, ka ar Telegram nepietiek un šāda saziņa noved pie haosa un nesapratnes, kurš ko izdarījis.

Tāpēc labāk ir izmantot uzdevumu izsekotāju un vizualizēt uzdevumus kanban dēlis. Lūk, kā to izdarīt:

• Pievienojiet uzdevumus virtuālajam dēlim.
• Sadaliet tos vairākās slejās, piemēram, "Paveicams", "Notiek", "Notiek pārskatīšana", "Saskaņots".
• Piešķiriet atbildīgo personu par katru uzdevumu un nosakiet termiņu.
• Pārvietojiet kartītes pa kolonnām, kad tās aizpildāt.

Ir svarīgi pierakstīt uzdevumus detalizēti un skaidrā valodā - lai kolēģis un jūs pats saprastu, kad atgriezīsities pie tā.

Lai organizētu Kanban dēli, varat izmantot jebkuru ērtu pakalpojumu. Piemēram, mēs strādājam Priekšstats. Pakalpojums pieejams Krievijā, nelielai komandai (līdz 10 darbiniekiem) bez maksas un ērti lietojams.

Servisā esam izveidojuši filtru sistēmu, lai ērti varētu pārslēgties starp darbiniekiem un redzēt, kuri uzdevumi ir procesā, kuri ir gatavi un kuri iestrēguši.

Visai komandai ir jāuztur dēlis. Katrs ir atbildīgs par saviem uzdevumiem un pastāvīgi tos atjaunina. Jā, tas aizņem darba laiku, bet viss tiek kontrolēts. Sākumā darbinieki var nebūt pazīstami ar rīka lietošanu. Atgādiniet viņiem, ka tas ir svarīgi, līdz komanda pielāgojas.

4. Nepārvērtiet tērzēšanu par izgāztuvi

Lai uzturētu kontaktus ar maza komanda, pietiek ar parastu ziņnesi. Piemēram, mēs esam apkopojuši visas darba tērzēšanas ziņas vienā Telegram mapē.

Komunikācijas organizēšana lielam uzņēmumam ir grūtāka: tērzēšanas sarunu skaits pieaugs, tie ir jāsagrupē smalkāk. Un šeit noder korporatīvie risinājumi, piemēram, Hangouts, Pachki, VK Teams vai Myteam.

Pārliecinieties, ka komunikācija ir saistīta tikai ar biznesu. Un apspriest plānus piektdiena vai kaķu fotogrāfijas, varat izveidot atsevišķu tērzēšanu – šādi plūdi noder komandas saliedēšanai.

5. Izkliedē ilūzijas

Kad visi strādā birojā, šķiet, ka kolektīva noskaņojums ir skaidrs. Bet tā ir ilūzija. Vēl vairāk ilūziju dzimst attālināti, jo šajā formātā ir maz personīgo kontaktu. Mēs nezinām, kā paiet darbinieka diena, ar kādām grūtībām viņš saskaras un cik ilgi tas vai cits uzdevums aizņem.

Tāpēc vadītāja uzdevums ir ne tikai pieprasīt atskaites par paveikto, bet gan kopā ar komandu reflektēt, kliedēt aklos punktus un meklēt biznesa izaugsmes punktus.

Lai to izdarītu, mēs regulāri veicam:

• Komandas tikšanās nedēļas beigās. Apspriežam, kas ko darīja, kas noticis un kādas problēmas ir.
• Retrospekcija ar daļu no komandas mēneša beigās. Mēs skatāmies uz rezultātiem un apspriežam, ko varam uzlabot. Ja jums ir ikmēneša statistika, tas palīdzēs.
• Tikšanās 1 + 1 pēc pieprasījuma. Puiši jebkurā dienā var piezvanīt saviem vadītājiem un lūgt padomu. Mēs uzskatām, ka tā vietā, lai mēģinātu atrisināt kaut ko, kurā jums nav pietiekami daudz pieredzes, vienmēr labāk konsultēties ar kolēģi. Neatstājiet savus darbiniekus viņu pašu ziņā — sazinieties ar viņiem un atbalstiet viņus.

Ideālais sarunas ilgums ir: līdz stundai. Šajā laikā komandai nebūs laika nogurt un mierīgi turpinās darbu.

6. Saglabājiet zināšanu bāzi

Neglabājiet visu informāciju savā galvā: tas atņem jūsu spēkus un padara jūs neaizstājamu šī vārda sliktajā nozīmē. Ja jūs nezināt, kā kaut kas darbojas, jūs nevarat pārsūtīt uzdevumu un doties atvaļinājumā.

Pierakstiet veidnes, instrukcijas, kontrolsarakstus, ierakstiet noderīgus kontaktus un empīrisko pieredzi. Glabājiet visu vienuviet, lai būtu viegli atrast datus.

Tas vienkāršo saziņu, paātrina darbu un ļauj izvairīties no kļūdu atkārtošanas. Darbiniekiem nebūs nepārtraukti jāvelk vienam otru, jo viss jau ir sakārtots mapēs, piemēram, Notion.