8 kļūdas, kuru dēļ uzdevumu saraksti nedarbojas
Literārs Mistrojums / / April 22, 2022
Vairums no tiem nemaz nav grūti izvairīties.
Uzdevumu saraksts palīdz skaidri plānot savu dienu un koncentrēties uz svarīgiem uzdevumiem. Bet jums jābūt uzmanīgiem: viens trūkums - un šis noderīgais rīks pārvēršas par haotisku izgāztuvi, ar kuru nav iespējams tikt galā. Produktivitātes eksperti ir identificējuši dažas no visbiežāk pieļautajām kļūdām uzdevumu sarakstā un kā no tām izvairīties.
1. Nepierakstiet lietas
Acīmredzams punkts, taču joprojām ir vērts atcerēties: ja uzdevumu sarakstu paturēsit tikai savā galvā, tad noteikti kaut ko aizmirsīsit. Lietu pierakstīšana papīra piezīmju grāmatiņā, piezīmēs tālrunī vai dokumentā datorā palīdzēs iegūt skaidru priekšstatu pat tad, ja noguruma dēļ domas sāk apjukt.
Sociologs un menedžmenta treneris Džens Jagers atzīmē, ka tas arī ļauj būt atbildīgākam par uzdevumiem. “Dažādas lietas, kas tevi velk dažādos virzienos, vienkārši pazūd, jo tev ir skaidrs plāns acu priekšā,” skaidro eksperts.
2. Izturieties pret savu uzdevumu sarakstu kā pret vēlmju sarakstu
Protams, būtu jauki īstenot ideju, kas tev iešāvās prātā pirms pāris dienām, bet pajautā sev: “Vai es tiešām to vēlos darīt šodien?”
Laika vadības eksperts un autors grāmatas “Jūtos mierīgs. Produktivitāte un sirdsmiers mūžīgo termiņu laikmetā ” Laura Vanderkam uzskata, ka nav jēgas pievienot sarakstam tos uzdevumus, kurus neplāno veikt. “Tie tikpat labi paliks atsaukti, ja jūs tos nenorādīsit. Turklāt tas palīdzēs izvairīties no vainas sajūtas,” atzīmē eksperte.
Izveidojiet atsevišķu sarakstu lielām lietām un projektiem, kurus vēlaties darīt, bet vēlāk. Produktivitātes eksperts Deivids Alens to sauc par sarakstu “varbūt kādreiz”. Šī pieeja ļauj saglabāt idejas un nepārslogot ikdienas darba kārtību.
"Atcerieties, ka uzdevumu saraksts ir produktivitātes rīks, nevis burvju saraksts ar to, ko vēlaties sasniegt," atgādina Džena Jāgere.
3. Pievienojiet sarakstam pārāk daudz uzdevumu
Viena no lielākajām kļūdām, pēc Lauras Vanderkam domām, ir pārāk ambiciozs, veidojot sarakstu. Labāk ir padarīt to īsāku un noteikt uzdevumu prioritāti.
“Uzdevumu sarakstā vajadzētu sastāvēt no 3-5 uzdevumiem, kurus jūs gatavojaties veikt šodien. Jā, jums ir daudz vairāk projektu, kuriem jāpievērš uzmanība. Bet ideālā gadījumā darāmo darbu saraksts ir sava veida līgums ar sevi. Jūs apsolāt sev izpildīt tieši šos uzdevumus, lai arī kādas citas lietas notiktu,” secina eksperts.
Un mazāk svarīgus uzdevumus vienmēr var sadalīt pa tuvākajām nedēļas vai mēneša dienām.
4. Nesadali lielas lietas mazos soļos
Bieži vien sarakstā tiek iekļautas lietas, kuru veikšanai vienlaikus ir jāveic vairākas darbības. Pret tik lieliem projektiem jāizturas piesardzīgi.
Produktivitātes bloga veidotājs Maiks Vardijs uzskata, ka, nesadalot lielus uzdevumus mazās daļās, jūs nesasniegsiet maksimālo rezultātu.
Produktivitātes trenere Greisa Māršala piebilst, ka ar jauktu lielo sarakstu, piemēram, vietnes izveide un mazas lietas, piemēram, jaunas vizītkaršu partijas pasūtīšana, mēs, visticamāk, atliksim lielos projektus pēc.
"Tas notiek tāpēc, ka, atrodoties darbības režīmā, mēs vēlamies veikt vienkāršus uzdevumus, kurus mēs noteikti varam atrisināt. Tā ir kā atkarību izraisoša datorspēle. Mums nekad netiek piedāvāts glābt pasauli no zombijiem vai atrast dārgumus vienā solī. Tā vietā mēs izejam vienu līmeni pēc otra un izpildām visas misijas pēc kārtas,” skaidro Greisa Māršala.
5. nepareizi formulēts
Emuāru autors Maikls Vardijs iesaka vienmēr lietot darbības vārdus. Īsu frāžu, piemēram, "Seryozha, email" vietā pieturieties pie skaidrām frāzēm, piemēram: "Nosūtiet pārdošanas rādītājus Sergejam pa e-pastu."
“Iedomājieties, ka jums ir jānodod pienākumi kādam citam. Ja uzdevuma aprakstu sāksiet ar darbības vārdu, cilvēkam būs daudz vieglāk saprast, kas no viņa tiek prasīts. Jūs esat no nākotnes, un tur ir šī persona. Vienkāršojiet savu uzdevumu un atbrīvojieties no neskaidriem formulējumiem,” iesaka Maikls Vardijs.
6. Uztveriet savu iesūtni kā uzdevumu sarakstu
Ja ļausiet pa pastu saņemtajiem e-pastiem kontrolēt jūsu dienu, jūs tērēsit visu savu laiku citu cilvēku problēmu risināšanai. “Būsim godīgi: ziņojumu plūsma nekad neizsīkst. Nav brīnums, ka mums šķiet, ka mums nav enerģijas darīt neko citu,” saka produktivitātes trenere Greisa Māršala.
Padomā par saviem stratēģiskajiem mērķiem – ambicioziem proaktīviem projektiem, vēlējumiem gadam vai globāliem attīstības virzieniem. Cik bieži tas parādās jūsu e-pastā? Ja tas ir reti, tad labāk ir pievērst uzmanību citiem uzdevumiem.
7. Nevelciet laiku atpūtai
Periodiskas pauzes, piemēram, pastaiga pa parku vai piecu minūšu elpošanas vingrinājumi, palīdz uzlādēties un iegūt spēku. Un tas ir ne mazāk svarīgi kā nākamā uzdevuma dzēšana no saraksta.
"Daudzi cilvēki uzskata, ka ir bezjēdzīgi savam sarakstam pievienot kaut ko "neproduktīvu". Tomēr neliela atpūta palīdz dziļāk un efektīvāk koncentrēties uz turpmākajiem uzdevumiem. Lai pārtraukumi jums ir kaut kas dabisks un neapšaubāms. Tas līdzsvaros jūsu enerģiju, saglabās koncentrēšanos un novērsīs izdegšanu,” saka labsajūtas konsultants un psihologs Lī Čembers.
8. Uzskaitiet nevajadzīgos uzdevumus
Vienmēr ir patīkami pārbaudīt paveikto. Bet tas nenozīmē, ka ir vērts savam grafikam pievienot lielu skaitu elementāru uzdevumu.
“Lai gan nelielu darbību un ieradumu reģistrēšanai ir priekšrocības, tām ir daudz vairāk negatīvo aspektu. Mums kļūst grūtāk noteikt uzdevumu prioritātes, saraksts kļūst sarežģītāks, un dažreiz rodas toksiska produktivitāte, kas noved pie pārmērīga darba un vilcināšanās. Turklāt var rasties nepatiesa sajūta, ka dienas laikā paspējām izdarīt daudz, lai gan patiesībā mēs jukām ar elementārām lietām, ”stāsta Lī Čembers.
Nelieliem ieradumiem un rituāliem, piemēram, atgādinājumiem par vitamīnu lietošanu vai vingrošanu, eksperts iesaka izmantot īpašas lietotnes, piemēram, ieradumu izsekotāji.
Izlasi arī🧐
- Kā ātri un ērti plānot nedēļu, izmantojot skriešanas sarakstu
- Vienkārša plānošanas sistēma tiem, kas ir noguruši no laika plānošanas, mērķiem un darāmo darbu sarakstiem
- 9 vienkārši saraksti, kas palīdzēs jums kļūt produktīvākam