7 noslēpumi, ko izmanto produktivitātes eksperti, kad viņi to nepadara

Kad darba kļūst arvien vairāk, mēs sākam slīkt projektos un pārkāpt termiņus. Iemetiet dzīves spriedzi, un veicamo darbu saraksts kļūst kā Everests, kuru nav iespējams iekarot. Jūs būtu pārsteigts, bet produktivitātes eksperti saskaras ar tām pašām problēmām. Īpaši šiem gadījumiem viņiem ir daži vienkārši, bet ļoti efektīvi risinājumi.

1. Lūgt palīdzību

Tiklīdz žurnāla Wired redaktors Alans Henrijs saprot, ka ir uzņēmies pārāk daudz projektu, viņš apstājas un sakārto uzdevumus pēc svarīguma.

“Šī ir grūtākā daļa. Bet ne tāpēc, ka jums ir nepieciešams organizēt uzdevumus - tas ir viegli -, bet tāpēc, ka jums ir nepieciešams atpūsties un realizēt visu darba apjomu. Dažreiz šķiet muļķīgi paņemt pārtraukumu, lai vēlāk atsāktu strādāt, it īpaši, ja esat nomākts vai nespējat sekot līdzi. Bet ir nepieciešams atjaunot domas skaidrību. Pastaigājieties, izdzeriet glāzi ūdens, parūpējieties par pusdienām,” stāsta Henrijs.

Pēc šāda pārtraukuma viņš iesaka lietas sadalīt pēc prioritātes, svarīguma un spējas deleģēt. Pēdējais šajā gadījumā nenozīmē “atdot kādam”. Lieta ir atvēlēt vairāk laika dažiem uzdevumiem, ar dažiem sazināties ar kolēģi un dažiem atteikt.

Henrijs iesaka nekautrēties lūgt palīdzību. Nav pašam par visu jāatbild. Ja jums ir iespēja paļauties uz kolēģiem, izmantojiet to.

2. Pierakstiet visu uz papīra

Laika vadības konsultantei Annai Dirmonai Kornikai patīk savas domas un apsvērumus pierakstīt uz papīra. Viņa sadala lapu četrās vienādās daļās. Pirmais ir paredzēts uzdevumiem, kas noteikti ir jāpaveic, otrais ir jādara, trešais ir jādara, bet ceturtais ir jādara. Pēc tam eksperts sadala lietas kategorijās un pēc tam jau katrā no tām pēc prioritātes.

Korniks šo paņēmienu salīdzina ar caurduri, kas palīdz “sasprindzināt” uzdevumus, atstāt svarīgāko, saprast, ar ko sākt, un mierīgi ķerties pie darba.

3. Atbrīvojieties no liekā

autors grāmatas "Mans produktīvais gads" Kriss Beilijs regulāri uzskaita visus aktuālos projektus. Un tad viņš dara to pašu, ko Alans Henrijs: viņš izlemj, kuras lietas var pamest un kuras nodot citām.

Atlikušos projektus Beilija sadala atbilstoši termiņiem. Ja viņam kaut kam nav laika, viņš mēģina brīdināt, ka uzdevums aizkavēsies. Un, ja viņš saprot, ka pabeigs, gluži pretēji, pirms grafika, viņš informē, ka to varēs slēgt iepriekš.

4. Atzīstiet, ka jūs to nevarat izdarīt

Laika vadības konsultante Pamela L. Rīds cenšas konsekventi strādāt pie uzdevumiem, taču dažreiz viņš joprojām ir apjucis. Šādos brīžos viņai palīdz vairākas prakses:

• Uzziniet, kur viņa atrodas. "Man galva griežas, man vajag palīdzību!"
• Nosaki prioritātes un saproti: darbi jāpaveic tagad vai tuvākajā laikā, vai arī tos var atlikt uz vēlāku laiku.
• Ierobežojiet traucējošos faktorus – mazāk pārbaudiet sociālos tīklus vai atvēliet noteiktu laiku maziem, atkārtotiem uzdevumiem.
• Aizveriet durvis, palieciet viens, dodiet sev noteiktu laika periodu un iedziļinieties uzdevumos.

5. Ātri sadarbojieties ar citiem

Produktivitātes konsultante Reičela Izipa dod priekšroku pārtraukumam, jo, strādājot pie vairākiem uzdevumiem vienlaikus, tiek pārslogota informācija. Pārtraukumā viņa nepārbauda e-pastu vai tālruni un nemēģina uzņemties pirmo, kas uzrodas, lai vismaz kaut ko pabeigtu, bet viņa cenšas nomierināties un izlemt, ko darīt tālāk.

Eksperts rūpīgi aplūko pašus projektus ar termiņi un nosaka, vai tie ir jāveic neatkarīgi vai tas ir komandas darbs. Ja strādājat tandēmā, jums ir jāsadarbojas tieši tagad. Piemēram, ierakstiet "Šis ir mūsu jaunais termiņš" vai "Es varēšu jums parādīt savu darba daļu līdz dienas beigām". Jebkurā gadījumā pēc iespējas ātrāk jābrīdina kolēģi par notiekošo.

6. Uzdodiet vienu precizējošu jautājumu

Biznesa trenere Ketija Vusova uzskata, ka skaidras prioritātes palīdz tikt galā ar šķēršļiem darbā. Ja jums ir projektu vadītājs vai priekšnieks, dažreiz atliek tikai sazināties ar viņiem: “Šeit ir projekti, kas man šobrīd ir. Kura no tām ir prioritāte?

Ja pats nosaki uzdevumu svarīgumu, izmanto šo jautājumu: “Kurs no uzdevumiem šobrīd ir jāatrisina vai jāizņem no saraksta, lai arī citus varētu atrisināt vai kļūt vieglāk”? Atbilde palīdzēs saprast, ar ko sākt.

7. nomierinies

Produktivitātes eksperts Samphie Wye atzīmē, ka cilvēki parasti meklē vienkāršus problēmu risinājumus. Tomēr, lai būtu patiesi produktīvs, jums regulāri jāpraktizē stresa pārvaldība, jābūt neatlaidīgam, jāspēj noteikt prioritātes un pārvaldīt laiku un uzdevumus.

Pati Vaija pirmām kārtām atstrādā savas jūtas – viņa meditē vai iesaistās citās praksēs. “Tu saproti, ka esi sasniedzis rezultātu, kad sirds sāk pukstēt normālā ritmā, atslābst muskuļi, apakšžoklis un pat uzacis, un elpošana atkal izlīdzinās,” skaidro eksperte.

Pēc tam viņa pieraksta veicamos uzdevumus. "Problēmu ir daudz vieglāk atrisināt, ja redzat to savu acu priekšā," saka Vaijs. Pēc tam viņa lieto Eizenhauera matrica — nodarbojas ar steidzamām un svarīgām lietām, atvēl grafikā laiku svarīgām, bet ne steidzamām lietām, deleģē citiem steidzamus darbus, kas neietilpst viņas pienākumos, pārējos izsvītro.

Ja nevarat koncentrēties, Samphie Wye iesaka mēģināt pagarināt termiņu. "Visbiežāk esmu pārsteigts, cik saprotoši cilvēki izrāda manas problēmas," atzīmē eksperte.