Kā ieplānot sapulces, lai tās būtu efektīvas
Literārs Mistrojums / / September 07, 2021
Netērējiet savu laiku.
Jums var nepatikt sapulces, bet jums tās joprojām ir jātur. Šī ir būtiska darba plūsmas sastāvdaļa jebkurā uzņēmumā. Viens veids, kā padarīt tikšanās lietderīgākas un ātrāk, ir tās rūpīgi plānot. Ekonomikas doktores Olgas Demjanovas grāmata “Ātras un efektīvas tikšanās. No sagatavošanās līdz vēlamā rezultāta sasniegšanai. "
Ar izdevniecības "Alpina Pro" atļauju Lifehacker publicē fragmentu no otrās nodaļas.
Tikšanās pašas par sevi nav problēma. Tie ir pat nepieciešami un ir varas vadības atribūts. Jums ir jāatbrīvojas no ilgstošām bezjēdzīgām un neefektīvām pulcēšanās reizēm.
Visizplatītākie sanāksmju veidi:
- iknedēļas;
- stratēģisks;
- strādnieki;
- ziņošana;
- sapulču plānošana;
- prāta vētra;
- biznesa sarunas un tikšanās;
- instruktāžas.
Visus šos veidus var iedalīt četrās galvenajās grupās:
- pēc ilguma: ātri (līdz 30 minūtēm) un ilgstoši (vairāk nekā 1 stunda);
- pēc dalībnieku skaita: līdz 10 cilvēkiem vai vairāk;
- pēc mērķa: darba, politiskais un informatīvais;
- pēc laika: plānots un neplānots.
Sapulču plānošanai nepieciešamie atribūti
Ko plānot:
- mērķi;
- darba kārtība;
- uzaicināto saraksts;
- grafiks;
- informatīvie materiāli;
- atbild par protokola ievērošanu;
- noteikumi izrādes.
Pirmkārt, vadītājam ir jāapsver sanāksmes mērķi. Tas ir sākumpunkts darba kārtībai un dalībnieku sarakstam, laikam un nolikumam.
Sanāksmju galvenie mērķi:
1. Jauna informācija - informatīvajai sanāksmei:
- svarīgas ziņas un politikas izmaiņas;
- plānu un stratēģiju apspriešana;
- īstermiņa prognozēšana;
- jaunu produktu un pieeju prezentācija;
- budžeta apspriešana;
- personāla jautājumi.
2. Notikumu uzraudzība un operatīvo lēmumu pieņemšana - regulārām sanāksmēm:
- galvenie riski un grūtības;
- progresa novērtēšanas parametri;
- galveno procesu un nepieciešamo izmaiņu novērtējums;
- diskusija par notiekošo: kas notiek labi, kas ir jāuzlabo;
- galvenās mācības un darbību rezultāti;
- centienu koordinēšana;
- sakarus.
3. Motivācija - radošas tikšanās, jaunu pieeju izstrāde un komandas veidošana:
- rīcības motivācija;
- kolektīvu lēmumu pieņemšana;
- godinot individuālos un kolektīvos panākumus.
Tādējādi mērķis ietekmē tikšanās veidu un tās organizēšanas modeli. Piemēram, instruktāžas sesijas atšķiras pēc dalībnieku skaita un laika. Regulārajiem ir plānveida raksturs, tie ir ātrāki laikā un ar ierobežotu dalībnieku skaitu. Radošām sanāksmēm nepieciešama īpaša sagatavošanās: mēbeļu (parasti atsevišķu galdu), tējas, kafijas un neformālas atmosfēras organizēšana; neprasa ievērot apģērba kodu.
Eizenhauera matrica sanāksmju jautājumu ranžēšanai
Jāatceras, ka sanāksme ir platforma, kurā tiek pieņemti svarīgi lēmumi un pārvarētas problēmas. Eizenhauera matrica ir joma, kurā tiek apkopotas visas problēmas un jautājumi. Tie ir sarindoti pēc svarīguma un steidzamības.
Steidzami | Nesteidzies | |
Svarīgs | A | B |
Vienalga | C | D |
A laukums: svarīgi un steidzami jautājumi
Svarīgu un steidzamu lietu laukumam jābūt tukšam vai mazam. Tas norādīs, ka jūs sasniedzat termiņu. Ja šādu gadījumu ir daudz, tas liecina par neorganizāciju. Piemēri gadījumiem, kurus var kvadrātā:
- gadījumos, kas tieši saistīti ar jūsu funkcionālajiem pienākumiem un ietekmē jūsu pienākumus efektivitāte;
- gadījumi, kuru neveiksme var radīt problēmas;
- jautājumi, kas saistīti ar veselību un psiholoģisko klimatu komandā;
- jautājumi, kas ietekmē komandas drošību;
- gadījumos, kuru rezultāti ir jāsaskaņo vai jāiesniedz jūsu vadībai.
B laukums: svarīgi, bet ne steidzami jautājumi
Ja uzdevumiem vai lietām nav steidzamības un nav specifisku to izpildes gadījumu, izpildītājs pats ieceļ laiks. Šajā kvadrātā ir iekļautas visas lietas, kas saistītas ar jūsu uzņēmuma funkcionalitāti, lietas, ko jūs darāt regulāri, un parasti to īstenošana ir saistīta ar uzņēmuma vispārējo grafiku (piemēram, gala sagatavošana ziņošana). Uz šādiem gadījumiem var attiecināt pētniecības uzdevumus, kas prasa noteiktu laiku, taču līdz pabeigšanas brīdim darbaspēka izmaksu apjoms ir neskaidrs. Pirmā un otrā laukuma uzdevumi būtu nepārtraukti jāuzrauga, un tāpēc ir ieteicams tos iekļaut sanāksmju darba kārtībā.
C laukums: steidzams, bet nesvarīgs bizness
Tie ir traucējoši faktori. Bieži vien tie vienkārši traucē koncentrēties uz svarīgiem uzdevumiem un samazina efektivitāti. Vienmēr atcerieties savus mērķus un iemācieties atšķirt svarīgo un sekundāro.
Ir vērts ieiet šajā laukumā:
- uzliek kāds no sapulces puses vai sarunas;
- apspriešana par jautājumiem, kurus var atrisināt padotie;
- ar uzņēmējdarbību nesaistītu jautājumu apspriešana;
- abstraktu tēmu apspriešana.
D laukums: nesteidzami un nesvarīgi jautājumi
Šīs kategorijas gadījumi jūs neveicina projektos, bet novērš uzmanību no darba pie tiem.
- nedod nekādu labumu;
- ir lietderīgi ar tiem vispār netikt galā;
- Laika ēdāji.
Katram mērķim līderis liek nākamie jautājumi:
- Kam ir informācija un zināšanas par izskatāmo jautājumu?
- Kuru intereses šis jautājums skar?
- No kā ir atkarīgs lēmums?
- Kam jāzina apspriežamā informācija?
- Kas īstenos pieņemtos lēmumus?
Plānojot projekta sanāksmes, varat izmantot metodiku 99/50/1.
Vadītājs organizē sanāksmes trīs svarīgos projekta punktos:
- sākumā - iegremdēt visus dalībniekus projekta tempā un grupas komandas veidošanā;
- starpposmā - apspriest veiktā darba rezultātus un turpmākās korekcijas, ja tādas ir nepieciešams;
- finiša taisnē, kad vēl jārealizē 1% no kopējā apjoma - sākotnējai summēšanai.
Šis laiks palīdzēs jums labāk izmantot savu laiku sanāksmēs.
Darba kārtība
Darba kārtība ir sanāksmē risināmo uzdevumu plāns. Ir nepieciešams skaidri definēt katras runas laiku, atvēlēt atsevišķu laiku diskusijām un visu dalībnieku atsauksmēm.
Plānojot tikšanās laiku, ir svarīgi ņemt vērā sekojošo:
- darba kārtības punkta nozīmi;
- katras izrādes laika ierobežojums;
- pārtraukumi, ja nepieciešams;
- 20% laika papildu svarīgai informācijai.
Darba kārtība tiek nosūtīta visiem sanāksmes dalībniekiem.
Darba kārtība ar laika fiksēšanu un runu specifiku
Darba kārtība:
- Darba rezultāti par līgumu slēgšanu. Ivanovs I. (15 minūtes).
- Problēmas preču piegādē. Petrovs I. (15 minūtes).
- Projekta darba rezultāti un plāni. Sidorovs T. (20 minūtes).
Sākums pulksten 11:00.
Beigas 12:15.
Jums ir jātrenējas, lai būtu ātras un efektīvas tikšanās!
Jūsu laika vadlīnijas:
Svarīgi un steidzami | 12 minūtes |
Svarīgi un nav steidzami |
24-36 minūtes Steidzami un svarīgi: 12 minūtes - šeit darbojas Pareto princips: 20% laika rada 80% rezultāta, ar vidējo sanāksmi vienu stundu (60 minūtes), produktīvākais laiks ir 12 minūtes (20% no 60 minūtēm). Svarīgi un nav steidzami: parasti plānots. Efektīvais laiks šādām sanāksmēm ir 24–36 minūtes. Šeit darbojas 60/40 metode, saskaņā ar kuru, sastādot dienas plānu, 40% laika jāatstāj brīva, 60% piešķirt plānotajam darbam, tai skaitā 20% - "neparedzamam" un 20% - tiem, kas rodas spontāni vai kļūst par pavadošs. Vidējais sanāksmes laiks ir viena stunda (60 minūtes), laiks plānotajiem svarīgiem, bet nesteidzamiem jautājumiem ir 24–36 minūtes (40–60% no 60 minūtēm). |
Nesvarīgi un steidzami | Deleģēšana un kontrole pa tālruni un citiem saziņas līdzekļiem, ne vairāk kā trīs minūtes kontrolei. |
Nesvarīgi un nav steidzami | Vadības deleģēšana un kontrole, ne vairāk kā viena minūte katrai delegācijai. |
Uzaicināto saraksts
Optimālais ātro sapulču dalībnieku skaits ir 5-7 cilvēki. 8 līdz 12 cilvēki ir pieņemami, ja sapulces vadītājam ir vadītāja prasmes.
Ideju ģenerēšanai, mērķu un lidojumu noteikšanai ideāls sastāvs ir ne vairāk kā 15 cilvēki.
Google ir neizteikts noteikums - maksimālais dalībnieku skaits ir ne vairāk kā 10.
Amazon ir divu picu noteikums: sapulcē jābūt tik daudz cilvēku, cik jūs varat pabarot divas picas.
Pastāv noteikums 8-18-1800:
- ne vairāk kā 8 cilvēki - darba jautājumu risināšana;
- ne vairāk kā 18 - prāta vētra, kolektīva problēmu risināšana;
- līdz 1800 cilvēkiem - informācija un iespēja sazināties.
Bain and Company pētījumā teikts, ka lēmumu pieņemšanas grupās, pievienojot vairāk nekā septiņus no katra dalībnieka, tiek panākta aptuveni 10% mazāka efektivitāte.
Tieši atbildīgajām personām ir pienākums piedalīties sanāksmēs.
Apple uzskaita atbildīgās personas vārdu pie katra sapulces vienuma. Tādējādi katram darbiniekam ir skaidra atbildības joma piešķirtā uzdevuma ietvaros.
Ja jūs bieži organizējat sanāksmes, šī grāmata noteikti noderēs: Olga Demjanova iesaka studēt 16 metodes un četri rīki, kas palīdz uzlabot ikviena šajās sanāksmēs iesaistīto personu efektivitāti.
Lai nopirktu grāmatu
Lasiet arī🧐
- Kā padarīt sanāksmes produktīvākas
- 3 padomi, kā vienmēr savlaicīgi pabeigt sanāksmes
- Life hack: kā izvairīties no bezjēdzīgām tikšanām ar Zoom
IPhone pārdošana sākās vietnē AliExpress: 11 modeļi ar atlaidēm līdz 22 tūkstošiem rubļu