Secrets of biznesa e-sarakstē
Darbs Un Mācību / / December 25, 2019
Kas ir e-pasts? Mūsdienu biznesa pasaulē, tas ir:
- Jūsu seja. Tas ir, izmantojot e-pastu, jūs varat radīt pozitīvu tēlu acīs darījuma partnera vai sabojāt pirmo iespaidu.
- Jūsu darbs rīks. Daudz komunikācijas ar ārpasauli notiek pa e-pastu. Tik labi valdījumā instrumenta, varat vienkāršot savu dzīvi Lielo.
- Spēcīgs uzmanību. Ārpus pasaule mēģina sasniegt jums, lai nenovērstu un maldināt neceļos pa e-pastu.
No šīm pozīcijām un izskatu, lai strādātu ar e-pastu. Sāksim ar vienkāršu.
burti apdare
Es izmantoju Mozilla Thunderbird e-pasta klients, tāpēc es runāšu no viņa piemēru. Izveidot jaunu vēstuli un iet no augšas uz apakšu lauku sarakstu.
Koma. Kopēt. Bcc
Varbūt kāds nezin, bet "uz" Mozilla var mainīt uz "Kopija" vai "Diskrētā".
- kuram: Uzrakstiet galveno galamērķi vai vairākus galamērķus atdalītas ar semikoliem.
- kopija: Rakstīt to, kam vajadzētu izlasīt vēstuli, bet no kuriem mēs negaidām reakciju.
- Bcc: Rakstīt to, kam vajadzētu izlasīt vēstuli, bet jāpaliek anonīmai par pārējo saņēmēju. Īpaši lietderīgi izmantot masu sūtījumiem biznesa vēstules, piemēram, paziņojumiem.
nepareizi masas sadalījumu, lai norādītu adresātus, laukā "Kopija" vai "uz". Vairākas reizes gadā saņemu vēstules, kurās saņēmēji uzskaitīti 50-90 sadaļā "Kopēt". Ir pārkāpums privātumu. Ne visiem adresātiem ir jāzina, kas vēl jūs strādājat par līdzīgu tēmu. Nu, ja tas ir iepazinies ar katru citiem cilvēkiem. Un, ja sarakstā konkurējošiem uzņēmumiem, kas nezina viens par otru? Vismaz viens ir jāsagatavo papildu skaidrojumu, kā ne - pārtraukt sadarbību ar vienu no tiem. Neesiet tik.
pareizi masveida pasta nosūtīts uz savu vārdu, un visi saņēmēji likt jomā "slēpt kopiju."
temats
Nozīmīgums tematu bieži rakstīts (dažreiz saprātīgi) to uzņēmumu blogus profesionālo pakalpojumu sūtījumu apjomu. Bet bieži vien ir runa par pārdošanas burtus, kad objekts līnija atrisina problēmu «e-pastu vajadzētu atvērt."
Mēs arī apspriest ikdienas sarakstē. Šeit ir temats atrisina problēmu ", vēstules, un tā autors ir viegli identificēt, un pēc tam atrast." Un jūsu centība atgriezties pie jums formā karma daudzas vēstules reakcijas, tikai ar priedēkļiem re: vai FwdStarp kas būs atrast pareizo burtu uz tēmu.
Divdesmit burti - ir summa, vienas dienas korespondencei vidējā vadību. Uz Uzņēmēji un uzņēmumu īpašniekiem nerunā, viņiem ir vairākas vēstules dažkārt pārsniedz 200 un vairāk dienā. Tāpēc vēlreiz: nesūtiet e-pastus ar tukšu tēmu.
Tātad, kā pareizi formulēt tēmas līnijas?
Mēs esam viņa "debesīs", ir ieteicams ārējo rakstīt burtiem tematu: "Heaven
Kļūda numurs 1: Tikai uzņēmuma nosaukums virsrakstā. Piemēram, "Sky", un viss. Pirmkārt, protams, jūs esat viens no jūsu uzņēmuma sazināties ar darījumu partneri. Otrkārt, nav jēgas tēma neveicina, jo jūsu uzņēmuma nosaukums, un tā var redzēt no adreses. Treškārt, domāju, kā tas izskatīsies savu kastīti ar šo pieeju sakariem? Tāpat kā šī.
Tas ir ērti aplūkot tādām tēmām?
Kļūda numurs 2: Bezgaumīgs mārketings virsraksts. Tas ir lieliski, ja jūs zināt, kā rakstīt šādus virsrakstus. Tas ir tikai, vai izmantošana ir lietderīgi šīs prasmes biznesa sarakstē? Atcerieties mērķi uzņēmējdarbības tematu: nepārdodam un nodrošināt identifikāciju un meklēšanu.
nepareizi | pareizi |
Lietas nopirkt asīm par saprātīgu cenu! | Tirdzniecības piedāvājums par asu piegādi |
Mums ir steigā konsultēties interesi! Rodion ir ceļā! | Lai saskaņotu aktu objekti pārbaude ar Aļona Ivanovna |
BRĪDINĀJUMS! Porfiry Petrovich atrisināt noslēpumu Raskolnikov, un atrisināt mūsu problēmas | Priekšlikums no konsultants: psiholoģisko atskaitīšana |
»
Teksts vēstulē
Ir daudz ceļveži, rakstot tekstus dažādos gadījumos. Piemēram, daudz noderīgu informāciju, Maxim Ilyahova, Aleksandrs Amzin un citi meistari vārda. Es ieteiktu jums izlasīt savus rakstus vismaz, lai palielinātu vispārējo informētību un uzlabotu vispārējo stilu rakstiski.
Šajā procesā rakstīšanas vēstulēm, mums ir pastāvīgi veikt vairākus lēmumus.
pieklājīgi jautājums. Sākumā burta var neskaidra pieklājīgi vai simpātijas garā "Mans dārgais Rodia, diviem nedaudz vairāk nekā mēnesi, jo es neesmu runājis uz jums rakstiski, no kuras viņa bija ciešanas, un pat citu nakts nebija miega, Es domāju. " Ļoti pieklājīgs un ļoti dārga, gan laiku, rakstot šo ierakstu, un ar laiku cilvēks par viņa lasījumā. Sarakste pēc biznesa, atceries? Nav burtu rakstīšanas konkursā, nevis Raskolnikov dzimto un biznesa korespondenci.
Mēs cienām Jūsu laiku un adresātu!
Pārstāvēt un līdzināties apstākļus mīlestības jēga tikai pirmajā ziņojumā nosūtīta pēc īslaicīgs tikšanos izstādē. Ja tas ir turpinājums sadarbībai vai pašreizējās korespondences, pirmajā vēstulē dienā rakstiski: "Sveiki, Jānis", otrajā un vēlāk: "Jānis ...".
apelācija. Man vienmēr ir saistīta ar jautājumu, kurš, lai ieslēgtu uz vēstulē, ja saņēmēju skaitu. Nesen, es uzrakstīju vēstuli, adresētu trim meitenēm nosauktajiem Anna. Neapšaubot, es uzrakstīju, "Dārgais Anna" nekad pieauga. Bet tik laimīgs, ne vienmēr.
Ko darīt, ja saņēmējs trīs, vai pat septiņiem, un tiem nav tādu pašu nosaukumu? Jūs varat uzskaitīt nosaukumus: "Labdien, Rodions, Pulcheria, Avdotya un Petr Petrovich." Bet tas ir garš un prasa laiku. Ir iespējams uzrakstīt: "Dārgie kolēģi".
Es par sevi izmantot normu piemērot nosaukumu, kurš stāv "To" laukā. Un tiem, kas ir šajā kopijā nav piemērojams vispār. Tas parasti ir tajā pašā laikā ļauj labāk definēt vienu (!) Vēstule adresātam un mērķi šīs vēstules.
citēšana. Bieži sarakste ir saruna ar jautājumiem un atbildēm - citiem vārdiem sakot, dialogu. Laba prakse ne izdzēst vēsturi korespondences un uzrakstiet savu atbildi virs citēto tekstu, kas, atgriežoties šajā sarakstē nedēļu laikā, tas bija viegli lasīt dialogu no augšas uz apakšu dilstošā datumu.
Kādu iemeslu dēļ, noklusējuma iestatījums Mozilla vajadzētu "Novietojiet kursoru aiz citētā teksta." Es ieteiktu, ka, lai mainītu izvēlni «Instrumenti» → «Konta iestatījumi» → «sagatavošana un adresācijas." Tas būtu tik.
Vēstules mērķis. Biznesa vēstules ir divu veidu:
- kad mēs vienkārši informēt sarunbiedru (piemēram, ziņojumu par paveikto pēdējo mēnesi darbā);
- un, ja mēs gribam kaut ko no sarunu biedru. Piemēram, viņš piekrita pievienotajā rēķinā par samaksu.
Kā likums, veicina vēstules daudzas reizes vairāk nekā uzrādāmu. Ja mēs gribam panākt kaut ko no avota, tas ir ļoti svarīgi, ko teikt par šo vēstuli vienkāršā tekstā. Aicinājums uz rīcību, būtu jāpapildina ar ziņu vārdā un iet pēdējo teikumu vēstulē.
nepareizi"Porfiry Petrovičs, es zinu, kas samazināt vecā dāma".
pareizi"Porfiry Petrovičs, es samazināt veca dāma, lūdzu, pieņemiet manu arestu pasākumiem noguris ciest!".
Kāpēc korespondents jābūt, lai jūs varētu domāt, ko darīt ar šo vēstuli? Galu galā, tas var veikt un nepareizu lēmumu.
Paraksta teksts. Tai ir jābūt. Īpaši visi e-pasta klienti ļauj pielāgot autosubstitution parakstu, piemēram, klasisko "cieņu ...". Ar Mozilla tas tiek darīts, izvēlnē «Instrumenti» → «Konta iestatījumi."
Lai rakstītu vai ne rakstīt kontaktus parakstu - ir privāta lieta. Bet, ja jums ir kaut kas saistīts ar pārdošanu - tas ir obligāti, lai rakstītu. Pat tad, ja darījums nenotiek, balstoties uz komunikācijas nākotnē, jūs varat viegli atrast kontaktus parakstu.
Visbeidzot, vēl viens no ziņojuma pamattekstā iezīme tiem respondentiem, kuri nepatīk (tas nevar, nevēlas, nav laika), lai atbildētu uz jūsu e-pastiem. Norādiet ziņojuma pamattekstā noklusējuma. Piemēram, "Porfiry Petrovičs, ja nav pienācis arestēt mani pirms 12:00 Piektdiena, es uzskatu sevi par piedošanu." Protams, laiks ir reāls (tas nav nepieciešams nosūtīt tekstu piemēru piektdien 11:50). Saņēmējam jāspēj fiziski izlasīt un izlemt par Jūsu vēstuli. Šī "default" neatbrīvo no atbildības par atbilžu uz sarunu biedru. Kā vienmēr, izmantošanai šajā mikroshēmā jāpieiet saprātīgi. Ja persona ir savlaicīgi un regulāri atbild uz e-pasta ziņojumiem, šis ultimāts tas ir, ja jums nav nodarīt ļaunumu mazliet stiept vai novest pie lēmuma neatbildēt uz burta tieši tagad, un padarīt jūs gaidāt piektdien.
pielikumi
Burti bieži ar pielikumiem: atsākt, biznesa priekšlikumiem, tāmes, zīmējumiem, skenēto dokumentu - ļoti ērts rīks, un tajā pašā laikā avots tautas kļūdas.
kļūda: Milzīgs daudzums investīcijām. burti bieži nāk ar pielikumiem līdz 20 MB. Kā likums, tas skenē ko daži dokumentus TIFF formātā ar izšķirtspēju 600 dpi. Reklāmas vēstulē korespondents gandrīz noteikti pakārt uz dažām minūtēm, veltīgi cenšoties lejupielādētu priekšskatījumu pielikumiem. Un Dievs pasarg adresātu mēģināt izlasīt šo vēstuli savā tālrunī ...
Personīgi, es uzreiz izdzēst šos ziņojumus. Nevēlaties, lai jūsu vēstule parādījās grozā pirms lasīšanas? Pārbaudiet lielumu pielikumu. Tas ir ieteicams, ka tas ir ne vairāk kā 3 MB.
Ko darīt, ja ir vairāk nekā?
- Mēģiniet izveidot savu skeneris citā formātā un izšķirtspēju. Piemēram, PDF vai 300dpi skenē iegūts diezgan lasāms.
- Padomājiet par programmu, piemēram, WinRAR archiver vai 7zip. Daži faili saspiest ļoti labi.
- Ko darīt, ja milzīgs pielikumu un saspiest tas nedarbojas? Piemēram, gandrīz tukša grāmatvedības bāze sver 900 MB. Nāciet palīgā informācijas mākonis glabāšana: Dropbox, Google Drive, un tamlīdzīgi. Dažiem pakalpojumiem, piemēram, Mail.ru, automātiski konvertēt milzīgas investīcijas atsauci uz mākonis glabāšanai. Bet es gribētu, lai pārvaldītu savu saglabāto informāciju mākonis, tāpēc automatizācija Mail.ru, nav vēlams.
Un vēl viens ieteikums nav gluži skaidrs, par investīcijām - to nosaukums. Tas būtu saprotams un pieņemams saņēmējam. Pēc tam, kad mēs esam uzņēmums sagatavojis piedāvājumu nosaukt... lai tas būtu Fjodora Dostojevska. Es saņēmu vēstuli no vadītāja projekta apstiprināšanai CP, un pielikumu bija fails ar nosaukumu "DlyaFedi.docx". Ar vadītājs, nosūtīja mani tas, dialogu līdzīgs šādiem:
- Dārgais vadītājs, jums ir personīgi gatavs tuvoties šo ievērotas cilvēku un zvanu viņam sejā Fjodors?
- Pēc tam, kad tur, ievērošanu, kā persona, tas viss ar manu vārdu sauc.
- Kāpēc jums pielikumu sauc par "DlyaFedi"? Ja es tagad sūtīt viņam, jūs domājat, ka viņš pērk mūsu asīm šajā rokasgrāmata?
- Es eju, tad pārdēvēt ...
Kāpēc gatavot laika degli - potenciālo klientu neveiksmi - vai izveido sev papildus darbu, pārdēvējot failu? Kāpēc uzreiz nosaukt pielikumu ir pareizs: "DlyaFodoraMihaylovicha.docx" vai vēl labāk - "KP_Nebo_Topory.docx".
Tātad, ar e-pastu, kā "seju", ir vairāk vai mazāk sakārtoti. Pāriesim uz e-pasta pārskatīšanu kā līdzekli efektīvu darbu un runāt par to nenovēršot sastāvdaļa.
Darbs ar burtiem
E-pasts - ir spēcīgs uzmanību. Kā ar jebkuru uzmanību, pasta jācīnās ar stingrākiem noteikumiem un to īstenošanas grafiks.
Vismaz, jums ir nepieciešams atslēgt visus paziņojumus par ierašanos pastu. Ja jūsu e-pasta klients ir konfigurēts pēc noklusējuma, jums tiks brīdināti un skaņas signālu, un mirkšķināja ikonas blakus pulkstenim, un rādīs priekšskatījumu vēstuli. Īsāk sakot, darīt visu, lai pirmo asaru jums prom no smaga darba, un tad ienirt bezdibenī nelasīto e-pastu, un neapmeklētās pasta sūtījumiem - mīnus stundu vai divas dzīves.
Kāds spēcīgs gribasspēks spēks ļauj netraucēs paziņojumā, un vienkāršajiem cilvēkiem tas ir labāk nevar kārdināt liktenis un pārtraukt to. Jo Mozillla Thunderbird tiek veikta, izmantojot izvēlni «Instrumenti» → «Uzstādījumi» → «Basic» → «Kad jaunas ziņas."
Ja nav neviena paziņojuma, kā saprast, ka tā ir vēstule?
Ļoti vienkārši. Tu pats, apzināti atmatā laiks izanalizēt e-pastu, atveriet e-pasta klientu, un redzēt visas nelasītas ziņas. To var izdarīt divas reizes dienā, piemēram, pusdienās un vakarā vai dīkstāves laikā, teiksim, satiksmes sastrēgumos.
People bieži jautā, cik atbildes laiku un steidzamas vēstules? Atbilde ir: jums nav steidzamas vēstules pa pastu. Ja jūs strādājat klientu atbalsta dienests (šajā sadaļā savu darbu grafiku pa e-pastu).
Ja ir steidzami burti, sūtītājs jums paziņosim, izmantojot citus kanālus - telefons, SMS, Skype. Tad jums apzināti iet uz leju e-pasta klients un ārstēt steidzamu e-pastu. Visi guru laika vadība (piemēram, Gleb Archangel ar savu "Getting Things Done") paziņo standarta atbildi pa e-pastu 24 stundu laikā. Tas ir normāls noteikums etiķete - nav jāgaida, ko sarunu biedrs tūlītējas atbildes pa e-pastu. Ja ir steidzami vēstuli, lai paziņotu par ātru sakaru kanālus.
Tātad, mums ir atspējots paziņojumu iekļaut e-pasta klients ar savu grafiku.
Ko darīt, kad mēs devāmies uz pasta nodaļu, un tie pasākumi ar nosaukumu "izraksta" e-pastu? Kur ir sākums un beigas šo darbu?
Esmu dzirdējis daudz par nulles iesūtnes sistēmā, bet, diemžēl, nav izpildīti viena persona, kas piesakās to. Tas bija nepieciešams, lai izgudrot velosipēdu. Raksti par šo tēmu ir Layfhakere. Piemēram, "nulle ienākošo». Zemāk es runāt par sistēmu nulles inbox manā interpretācijā. Es būtu pateicīgs, ja GTD guru norādīja komentāros, papildināt vai uzlabot sistēmu, kas aprakstīta.
Ir svarīgi saprast un pieņemt, ka e-pastu - tas nav uzdevums, plānotājs un arhīvs jūsu biznesu. Tāpēc mape "Inbox", vienmēr jābūt tukšai. Ja jūs nākt uz pārbaudi iekļauts, neapstājas, un tie nedrīkst būt apjucis vienalga ko, kamēr šis iztukšotu mapi.
Ko darīt ar surogātpastu jūsu iesūtnē? Mums ir nepieciešams, lai iet secīgi katram burtam, un izņemiet to. Jā, vienkārši atlasiet to un noklikšķiniet uz tastatūru Dzēst. Ja jūs nevarat dot sevi, lai izdzēstu vēstuli, jums būs jāizlemj, ko darīt ar to.
- Jūs varat atbildēt uz to trijās minūtēs? Vai man uz to atbildēt? Jā, mums ir, un atbilde būs veikt ne vairāk kā trīs minūtes, pēc tam nekavējoties reaģēt.
- Meet nepieciešamību, bet atbilde sagatavošana aizņem vairāk nekā trīs minūtes. Ja jūs izmantojat uzdevumu plānotājs, kas ļauj pārvērst e-pastus uzdevumus, turn-pastu uz uzdevumu, un aizmirst, bet par to. Piemēram, es izmantoju absolūti brīnišķīgs pakalpojumu Doit.im. Tas ļauj jums izveidot personīgo e-pasta adresi: nosūtījusi viņam vēstuli, un tā kļūst par problēmu. Bet, ja jums nav uzdevumu plānotāju, pārsūtīšanas vēstuli apakšmapi "0_Vypolnit".
- Pēc tam ātri atbildi uz vēstuli, pārvēršot to par uzdevumu vai vienkārši pārbaude ir vajadzīga izlemt, ko darīt ar šo ziņojumu par: dzēst vai sūtīt uz konkrētu mapi uz ilgu uzglabāšana.
Šeit ir daži mapes par ilgtermiņa glabāšanai man ir.
- 0_Vypolnit. Man ir mape neeksistē, bet, ja jums nav plānotājs, atkal, šeit jūs varat pievienot vēstules, pieprasot detalizētu izpēti. Šī mape jābūt arī regulāri jātīra, bet ar pārdomāto pieeju speciāli atvēlētā laika par to.
- 1_Sprav. Šeit man vēstule ar pamatinformāciju: sagaidīšanas e-pastus ar lietotājvārdus no dažādiem interneta pakalpojumiem, biļetes nākamajam lidojumam, un tā tālāk.
- 2_Proekty. Tā satur arhīvu korespondences partneru un projektos, kas ir pašreizējo attiecības. Protams, katram projektam vai partnera likvidēts atsevišķu mapi. Partneris mape I reizes burtu ne tikai ar saviem darbiniekiem, bet arī vēstules no darbiniekiem "Heaven", kas saistīti ar šo partneri. Tas ir ļoti ērti: ja nepieciešams, visa sarakste par projektu pie rokas pāris klikšķiem.
- 3_Muzey. Es esmu šeit, lai dušu šos burtus un noņemt žēl, un to priekšrocības ir acīmredzamas. Arī šeit migrēt mapes ar slēgtu projekta "2_Proekty". Īsi sakot, "muzejs" saglabāti pirmos kandidātus dzēšanai.
- 4_Dokumenty. Ir burti ar elektronisko dokumentu paraugus, kas var būt noderīgi nākotnē grāmatvedības departaments, piemēram, darbojas un saskaņošana no klientiem biļetes par braucienu. Mapes lielā mērā pārklājas ar mapēm "2_Proekty" un "1_Sprav", bet tas pieder grāmatvedības informāciju, kā "2_Proekty" mapi - vadību. In "4_Dokumenty" - mirušu informāciju, un "2_Proekty" - Live.
- 5_Znaniya. Šeit es tikai nodot patiešām noderīga adresātu sarakstu, uz kuru es gribu atgriezties laikā iedvesmu vai meklēt risinājumus.
Ir arī citi iestatījumi pasta klientu, svarīgi, lai šajā sistēmā. Pirmkārt, Thunderbird noklusējuma ir atzīmēta "Atzīmēt ziņu lasīt." Es gribētu to darīt apzināti, tāpēc kastē off! Lai to izdarītu, dodieties uz izvēlni "Tools» → «Uzstādījumi» → «Advanced» → «Reading un displejs."
Otrkārt, izmantojot filtri. Es izmantoti, lai aktīvi piemērot filtrus sūtītāja adreses automātiski priekšu e-pastus uz mapēm. Piemēram, burti no advokāta pārcēlās uz Folder "Jurists". Es atteicās šo pieeju vairāku iemeslu dēļ. Pirmais ir vēstule no jurista 99% gadījumu, kas saistīti ar jebkuru projektu vai partneri, un tāpēc uz to attiecas kustību šajā mapē, vai projekta partneri. Otrkārt, es nolēmu pievienot izpratni. Jums ir jāizlemj, kur glabāt konkrētu vēstuli, un meklēt neārstētu amatiem vieglāk tikai vienā vietā - savā iesūtnē. Tagad filtrs tiek izmantots tikai attāli mapēm regulāru automātisku ziņojumus no dažādām sistēmām, tas ir, burtiem, kas neprasa man pieņemt lēmumus. Filtri Mozilla Thunderbird ir konfigurēti izvēlnē «Instrumenti» → «Ziņu Filtri".
Tātad, ar pareizo pieeju e-pastam vajadzētu aiziet no 10 līdz 60 minūtēm dienā, atkarībā no apjoma korespondences.
Ak, un vēl viens. Jūs jau esat atspējojis paziņojumu par jaunu ziņojumu saņemšanu? ;)