"0 ārpuses" - skaidra sistēma, lai uzturētu nulles iesūtne
Darbs Un Mācību Produktivitāte / / December 23, 2019
E-pasts daudziem joprojām nav alternatīvu darba rīku un ikdienas ciešanas. Kāds septiņi ienākošās vēstules, un viņš tagad izjaukt tos ātri. Kāds ir 46 locekļi, bet arī razgrebot dienā, jo to izmanto. Katrai personai ir noteikta robežvērtība ienākošo e-pastus dienā, ar kuru viņš var rīkoties nekavējoties apstrādi ar nākamo dienu, un, attiecīgi, neradot sastrēgumus uz elektroniskā box. Varat zvanīt slieksni "dabiska".
Ja burti vairāk nekā cilvēks var rīkoties, jums ir nepieciešams, lai mainītu savu pieeju e-pārvaldību. Tas palielinās slieksni līdz vajadzīgajai vērtībai šajā konkrētajā gadījumā. Tai būtu jāspēj apstrādāt 100 vēstulēm diennaktī? Tātad jūs varat un 100, tikai izmantot e-pastu uz pareizo metodi. Kas? Kurš pateiks.
Vienīgā norāde, ka cilvēks tiek galā ar e-pastu, ir iekļauta nulles dienas beigās. Galvenie principi labā apstrādes ienākošās - izpratne, ka burtu priekšā jums. Vispirms jums ir nepieciešams, lai uzzinātu, kā pareizi klasificēt burtus un zina, ko darīt ar katru tipu.
Visi ienākošie ziņojumi var iedalīt septiņās kategorijās:
- Nav nepieciešams atbildi, ne vienmēr lasīt. Veids šajās divās vēstulēs: arhivēt vai izdzēst. Ja jums regulāri biļetenu, kas nekad nav lasīt, tad izdari sev - sasniegt savu mērķi. Viena darbība apmaiņā atbrīvojoties no desmitiem šādu vēstuļu nākotnē. Mēs vēlamies, lai uzzinātu, kā tikt galā ar plūsmas e-pastu dienā? Ar mazāk vieglāk rīkoties plūsmu. Nebaidieties palaist garām kaut ko svarīgu. Tiešām nepieciešams informācija nonāk pie jums kādā citā veidā, un NOP up priekšā jums vēl vismaz vienu reizi.
- Ar pielikumiem. Tas var būt paziņojums par nepieciešamību maksāt par kaut ko, vai informāciju par pašreizējo vai turpmāko darbu. Šīm vēstulēm ir lietderīgi izveidot atsevišķu mapi, bet bez fanātisma. Ir pārāk daudz mapju? Vienkāršot. Lai atrastu kaut ko labi, tad, man nav nepieciešams tūkstošiem mapes, un spēja izmantot meklēšanas funkcijas mailer.
- Atbilde obligāta. Atbilde, šķiet, nav obligāta, bet dažreiz noder pieklājīgi. Tad doties tikai uz situāciju.
- Ar sagatavošanās laiku pārskatīšanai. Tas ir interesanti lasīt, bet ne vienmēr. Mēģiniet attiecas uz šo un iepriekšējo kategoriju tik daudz burtiem, cik iespējams. Tas ir galvenais, lai efektīvi cīnītos ar e-pastu.
- Jābūt atbildēja šodien. Viss ir vienkārši: ņem atbildīgs, un tagad, ja kaut kas patiešām steidzami, vai beigās no darba dienas.
- Jābūt atbilde, bet ne šodien. Ar e-pasta, ka viņa nebija tērzēt vai tālruni skaistumu. Neviens sagaida, un nevajadzētu gaidīt ātru atbildi pa e-pastu, ja jums nav runāt par to ziņojuma galvenē. Ja termiņš atbildi sauc noteiktu dienu vai jūs zināt, sevi un zina, cik ilgi jums ir nepieciešams, lai sniegtu atbildi, tad ielieciet šos burtus atbilstošajā mapē. Piemēram, "Atbilde pirmdien", "Atbildēt otrdien", un tā tālāk. Tagad sev reģistrēšanās sarakstu, kur ir postenis "process pastu no rīta, atlikta uz šodienu." Šādiem nolūkiem, jo ir specializēti rīki: RightInbox Gmail, FollowUpThen.com un FollowUp.cc.
- Neizprotama burts. Ir vēstules, kas ir grūti attiecināt uz jebkuru no kategorijām. Negrieziet sevi pārdomas vienoties ar šādas vēstules attiecas uz vienu no iepriekš minētajām kategorijām.
Pamatojoties uz šo klasifikāciju, mums vajag № mapes 2., 3., 4. un 6. kategorijā.
Noteikumi efektīvu apstrādi e-pasta
- Ļauj 30 minūtes beigās dienā, lai iesūtni uz nulli. Tas ir efektīvāka nekā mēģināt nekavējoties reaģēt uz katru e-pastu. Cilvēki nav multitask. Mazāk traucējošos un pārslēgšanās - lielāka efektivitāte.
- Ko darīt ar steidzamu vēstuli? Uzstādīt sev intervālu, pēc kura pārbaudīt kastes dienai. Piemēram, reizi stundā. Pārbaudiet lodziņu pieejamību steidzamu un svarīgu burtiem, ja tā nav pieejama, atgriezties darbā. Atcerēties priekšrocības pasts: nav līdzeklis ātrai mijiedarbību. Tas ir iespējams, ka problēma, kas minēta kādā no ne-steidzami e-pastus, bez jūsu līdzdalības lems beigas dienas vai dienas beigās jūs saņemsiet vairāk informācijas, kas ļaus atrisināt šo problēmu ātrāk un efektīvi.
- Jebkurā laikā, kad jums nav pārbaudīt savu e-pastu, saglabāt mailer slēgts. Izslēgt paziņojumus. Atbrīvot sevi no izklaidēšanās kontemplācijas skaitu ienākošo e-pastu. Tagad jums ir cits darbs, un vēl nav pienācis laiks pastu. Šaubu brīžos, kā to pareizību šo pieeju, atcerieties: jūs neesat atomelektrostacija, bet pat tad, ja tā būtu, tad pārkaršanu reaktora jūs jebkurā gadījumā tiks ziņots pa e-pastu.
- Izmantojiet savas saistības laikā, lai pabeigtu darba dienu, lai paātrinātu pasta apstrādi. Tas ir iemesls, kāpēc tas ir ieteicams, lai izjaukt inbox leju līdz nullei beigās, dienā. Jums ir 30 minūtes, un jūs vēlaties, lai ātri izbeigt visu. Patiesībā izrādās, sava veida spēle, bet jūs varat un mērķtiecīgi geymifitsirovat apstrāde e-pasts.
- Saglabājiet tos īsi un konkrēti.
- Esi pozitīvs un draudzīgs.E-pasti var veidot un iznīcināt attiecības. Tā vietā, lai atrisinātu ļoti svarīgus jautājumus, kurus dažkārt mēģina roll visvairāk delikāts un slēptu pretinieks sauc idiots, un viss teksts ir balstīts uz to. Nekas dīvains fakts, izteikt savu pozitīvo nosūtīja nelielu jauku frāzi pamattekstā e-pastu. Jūsu draudzīgums nāks atpakaļ uz jums, un sarakste būs daudz vairāk jēgpilnu un efektīvu.
- Burti ir grābeklis apgrieztā secībā. Un vienīgais veids. Šķiet, ka tas ir vairāk loģiski sākt ar vecāku e-pastiem, bet tas ir mūsu mērķis - nulle inbox, kas nozīmē, ka līdz dienas beigām mēs pat ļoti pirmais saņemtajā vēstulē. Ja veicat sev labu un sākt atstāt pēdējais burts šodien saņemto rīt, visa procedūra pārstāj darboties. Kāpēc jūs mācīties kompetentajai darbs ar e-pastu, ja Jums nav sekot pamatnoteikumu? Turpināt darbu kā iepriekš, un ciešanas.
- Atveriet tikai nepieciešamos burtus, lai arhivētu vai dzēstu pārējo. Mēs pārāk nepareiza abonēšana nevajadzīgām lietām (abonements Layfhaker, gluži pretēji, ir ļoti nepieciešams), un tā rezultātā iegūtu vairāk informācijas, nekā to var nolasīt. Kā atšķirt vēlamo burtus? Ir viens vienkāršs, bet ļoti efektīvs noteikums: atvērt tikai tās vēstules, kas adresēta konkrētai personai par jums personīgi. Pārējais - vienā no iepriekš minētajām kategorijām sākumā raksta par situāciju.
- Izveidot veidnes. Bieži vien atbildes uz vēstuli diezgan standarta, kas ir, rakstīt to pašu. Pamanīju, ka rakstot šo frāzi bieži? Padarīt veidni ātri copy-paste vai izveidot to pasta pakalpojumu.
- Ja pasta tiek apstrādāti, un vēl ir laiks, tad jums ir nepieciešams, lai izmantotu to racionāli. Iet uz kategoriju skaitu burtu 3., 4. un 6. un nodot lietas kārtībā tur.
Šī rokasgrāmata, kas ir balstīta, kā jūs teicāt, ir tiesības kārtot ir lielisks papildinājums vairāk vispārīgus padomus darbam ar pastu no LinkedIn CEO Jeff Weiner. Nepalaidiet garām 10 padomi, kas nodarbojas ar pastu no Leo Babauta. Patiesībā, ir daudz papildu veidi izspiest maksimālo e-pastu. Mēģiniet pieteikties metodes sevi, analizēt rezultātus un neaizmirstiet atstāt komentāros savus padomus, lai uzlabotu efektivitāti, e-pastu.