Kā izveidot perfektu uzdevumu pārvaldības sistēma
Produktivitāte / / December 23, 2019
Veltīta visiem, kuri ir kaislīgi par dzīvi, tas ir vērienīgs plāns, un plaša interešu lielu skaitu ikdienas uzdevumiem.
Savulaik uzdevumu pārvaldība temats mani fascinēja ar savu galvu. Es sāku vākt metodes un padomus. Katrs Paņēmu kaut ko, kas darbojas tikai un vienīgi par mani. Es mēģināju praksē visu lieko ir nogriezta. Rezultāts bija sistēma, kas es gribu tagad klāt jūsu pārskatu. Bet atceries - tikai ideāla sistēma, tas var būt tikai viens, kas ir ērts jums.
- Tas būtu vienkārši.
- Tai nav nepieciešams daudz laika, lai strādātu ar to.
- Netraucē, un labāk palīdzēt plānošanā, gan dienas un gadu. Plānošanas un turpinās vadības uzdevumiem ir jābūt vienotai.
- Jāpalīdz atgādinājumus, vienmēr būs pa rokai, un ļauj jums veikt piezīmes.
- Tas būtu jāaptver visas jomas manā dzīvē.
- Tam būtu jāpalīdz "paskatīties" visiem pašreizējiem un nākotnes izaicinājumiem. Šajā struktūrā man vajadzētu noteikt sevi.
- Sakarā ar sistēmu, man ir jāzina, ko tieši un kad es to, sistēmai jābūt pietiekami elastīgam.
uzdevumu vadības sistēma sastāv no 3 galvenajiem elementiem: struktūra uzdevumu grupas (mapes, mapes koku, konteksts), uzdevumu pārvaldības noteikumus un līdzekļus, lai tas viss palīdz.
Es varu droši teikt - es esmu mēģinājis viss par tēmu programmas. Uz Windows tieši viss no Leader uzdevumu un Essential PIM, lai maz pazīstams, piemēram, Chronos. Uz Mac visi, kam ir spēja sinhronizēt starp ierīcēm. Sauso atlikumu - 1 programma. To sauc par My Life Organized. Izstrādātāji puiši un umnichki. Ir programma, uz ilgu laiku, un katra jaunā versija priecē vairāk. Man milzīga priekšrocība šo programmatūru, ir spēja, lai konfigurētu sistēmu, lai atbilstu jūsu vajadzībām pilnībā. Šajā gadījumā nekas sarežģīts par to. Citiem vārdiem sakot, šī platforma ļauj izveidot jebkuras problēmas struktūras, un jāievēro visi noteikumi vadības. Nu, protams, sinhronizēta ar visām jūsu ierīcēm un pārrobežu platformu. Tikai žēl, nav versija Mac (iOS ir). Detalizētāku ievads My Life Organized Es jums atstāju. No sevis tikai ieteikt.
Arī es izmantoju Evernote glabāšanai piezīmes un lielapjoma materiālus. Mind vadītājs plānošanai. Kalendārs - dzimtā Mac. Microsoft Project - par plānošanu un lielu projektu vadībā, galvenokārt darbam.
Daudzās paņēmieniem, piemēram, GTD un Agile rezultātu, piedāvājumu sadalīt uzdevumus mapēs atbilstoši to dzīves sfērās. Man patika ideja, bet par sevi nosaka, ka man nebūs vairāk kā 5 augstākā līmeņa mapes laika mapi piezīmes + + Iesūtne. Pirms tam man bija tikai 2 mapi - darbs un privāti.
Mana pašreizējā augstākā līmeņa struktūra:
- Iesūtne.
- darbs
- attīstība
- māja
- Ironman
- mājas lapa
Manuprāt, visvairāk ģeniāls ieviešana GTD kļuvusi Mapē un noteikums - neturiet uzdevumu prātā. Es sāku ievērot šo noteikumu šauri. Uzdevumi, pat nelielas, idejas, piezīmes, tikai doma, kas var noderēt - viss ir ierakstīts. Sākotnēji visi iegūt savā iesūtnē. Beigās, dienā varu darīt ārā bloķēšanu un izplata visas mapes.
Folder "Darbs", "attīstība" un "Māja" ir atrodami struktūrā laiku. Arī maksimālais 2, rezervēta tām jomām, vai projektiem, kas aizņem lielāko daļu laika, vai kuriem ir liela vērtība brīdī. Līdz šim, tas ir mape, kas saistītas ar sagatavošanos Ironman un projekta mapi manā mājas lapā. Inbox Es neticu pieciniekā.
Patiesībā, tur ir vēl viena mape. To sauc par "Regulāra sīkumi». Šī mape satur visus regulāros uzdevumus. Tur ir visas lietas, kas ir jāveic katru dienu, nedēļu un mēnesi. Šādi gadījumi ir: mapes analīze Iesūtne, kādu dienu mapes skatu, definīciju mērķiem laika posmā un uc Tajā laikā, organizācija regulāru uzdevumu atsevišķā mapē palīdzēja man pierast pie jaunās pasūtījumu. Tas ir labs līdzeklis, lai sevi organizēt un veidot ieradumus darbā ar sistēmu. Tikai neaizmirstiet likt atgādinājumus par uzdevumiem. Kā variants - veikt problēmu šāda veida kalendārā.
Visi pārējie projekti un uzdevumi atrodas saknes mapē.
Tā ir vienkārša un skaidra, bez paskaidrojumiem.
Visā struktūrā galvenā lieta - vienkāršību. Ir jābūt daudz mapes un apakšmapes. Ne vairāk kā 3 līmeņi. Pretējā gadījumā, sistēma kļūst nevajadzīgi apgrūtinoša, un tāpēc pārstāj pildīt savu galveno funkciju - palīdzības darbā. Turklāt, lielgabarīta konstrukcija ļoti viegli darbam ar mobilajām ierīcēm.
Konteksti ir ļoti ērta lieta. Būtībā, konteksts norāda konkrētu norādi, vai stāvoklis, kad uzdevums ir izpildīts. Uzdevums var būt vairāki kontekstus. Kā arī mapju struktūru, ir svarīgi šeit ir vienkāršība. Izvairieties ligzdotu kontekstus. Izmantojiet šos kontekstos tiek izmantoti ļoti bieži un ir liels skaits uzdevumu.
- Visi uzdevumi ir ievadīti sistēmā brīdī notikuma. Viņa galva neturēja. Ievadot uzdevumus tikai mapei Iesūtne.
- Problēmas formulējums, posmā, kad jābūt nepārprotamai. Ja nosaukums nav pietiekami, jums ir nepieciešams, lai izskaidrotu -, ko es gribēju. Tas ir nepieciešams, lai jūs neatceraties, kas man jādara, problēmu, piemēram, "Igors ziņojumu".
- Mapē ir parsēt vienu reizi dienā. Man vēlu naktī.
- Lai uzdevums ir pārvietots mapē Iesūtne, tas būtu:
Noteikti:
- skaidrs virsraksts
- Nosaka aptuveno sagatavošanās laiks.
- Sākuma laiks uzdevums - kad uzdevums parādās manā darīt sarakstu.
Ja nepieciešams:
- Piezīmes un paskaidrojumi.
- Apakšuzdevumi veikt procedūru.
- Termiņš.
- Konteksts.
- Ja problēma ir mērķis - noteikt, ka tāda mērķa.
- Datums un laiks iecelšanu.
- Atkarība no citiem uzdevumiem.
- Man nav izmantot matrica Eizenhauers "Ir svarīgi, -. Steidzami" Ja uzdevums ir rakstīts es domāju tas ir svarīgi. Ja tas ir avārijas - I vai uzreiz doties uz tās īstenošanu, un piešķir noteiktu laiku.
- Kā likums, es esmu ne tikai uz laiku problēmas. Es esmu norādot, cik ilgi tā veiks, tikai, lai novērtētu laiku plānošanai. Bet ne stingri. Ja laiks ir skaidri definēts, tas ir tikai tad, ja es gribu, lai atgādinātu sev par stingrību problēmu robežu vai ilguma uzdevumus, kas saistīti ar citiem līdzekļiem - piemēram, tikšanās ir ierobežots.
- Problēmas ar noteiktu ilgumu un laiku ievietots kalendārā.
- Pants 3. Viens no vērtīgākajiem noteikumiem Agile rezultātu metodes. 3 galvenie mērķi izvēlas katru mēnesi. Par katru nedēļu paši 3 mērķus. Nedēļas mērķi ir radīt ieviešanu ikmēneša mērķiem. Katru dienu ir 3 galvenie mērķi. Šie mērķi ir saskaņoti ar iknedēļas mērķiem un novest to īstenošanai. Visi citi uzdevumi, ka dienā - ir sekundāri.
- Atkal. Katru dienu 3 galvenie mērķi.
- Pirmais veikt nelielu uzdevumus. Tas ir pilnīgi pretrunā ar principiem projektu vadību, bet tas strādā perfekti par mani. Šajā gadījumā galvenais ir brīva no maza uzdevuma, kad galvenais.
- Uzdevumi dienu nosaka vakarā, nākamajā dienā.
- Uzdevumi ir noteiktas par nedēļu svētdien.
- Izaicinājumi mēnesi nosaka ar otro numuru.
- Pārskatiet un analīze izpildes un netiek veikta reizi nedēļā piektdienās.
- Kādreiz mape apskatīts svētdienās.
- Problēmas saistībā ar "Control" tiek skatīts katru dienu.
- Ja saņemtajā ziņā prasa atbildi vai rīcību no manis, bet vēlāk man bija viņa pēc kā problēmai MLO.
- Ja vēstule nosūtīta manis prasa atbildi no saņēmēja, man kopiju MLO adresi. Tādējādi vēstulē arī izpaužas sistēmā un saņem kontekstu "Control".
- Par rītā gaidāmo pārskatīšanu dienas.
Tas ir iespējams, viss. Vienkārša sistēma. Vienkāršus noteikumus. Kā jūs organizēt savu uzdevumu?
Skatīt: Shutterstock