Kā pārtraukt plūsmu ienākošo uzdevumus un noteikt kārtību lietās

Pirms dažām dienām, pie paziņas, kas runā par tēmu vadības darba slodze. Viņš lūdza jautājumu - "Katru dienu es saņēmu uzdevumus vairāk nekā es varu paveikt. No līdz uzdevumus visu pieaug un palielinās un haosu skaits pieaug. Kā to apturēt? "Jautājums ir, kas attiecas uz daudziem. Daudzi ir pazīstami ar sajūtu bezpalīdzības cilvēki pieredzi zem uzbrukums ienākošo uzdevumu un arvien pieaug, to-do sarakstu. Šeit ir 5 soļi, lai saņemtu no haosa.

Padome №1 - Just stop ...

1. vai drīzāk... Apturēt ienākošo plūsmu. Lai izprastu darba mehānisms, ir nepieciešams, lai sāktu, lai apturētu. Jūs nevarēsiet noteikt problēmu, tik ilgi, kamēr viņi turpina nākt pie jums torrentu. Tātad apturēt plūsmu. Nepieņemiet jaunus uzdevumus un veikt pārtraukumu. Šajā pieturā ne tikai ļauj jums viegli izjaukt pašreizējo sarakstu, bet arī, lai koncentrētos tikai uz to. Kopumā Board Room 1 - savākt visus uzdevumus vienā sarakstā, un neņem jaunos vēl nav izvirzīti lietas par sarakstā. Piezīme - do saraksts ir "labi", kad jūs zināt, viss, kas jums jādara, ir sajust zināmu kontroli un apmierināta ar sevi. Pēdējais punkts ir vissvarīgākais. Tas nav nekāds joks. Jums ir nepieciešams, lai atgūtu sajūtu apmierinātību.

Un saprast - pasaule nesabruks un uzņēmums nesabruks, ja jūs atsauca pāris dienām.

2. Novērtēt laika izmaksas. Nākamā lieta, kas jādara, ir novērtēt, cik ilgs laiks paies, lai katram uzdevumam. nav nepieciešama augsta precizitāte novērtējumu. Balsojums "ar acīm". Galvenais, ka jūs varētu saprast - cik daudz laika būtu pavadīts, lai pabeigtu visus uzdevumus sarakstā. Tā var gadīties, ka saskaņā ar provizoriskiem aprēķiniem, visu sarakstu, jums būs nepieciešams 2 mēnešu neto darba laiku. Ja šie uzdevumi netiek izplatīti laikā, tā, ka jūs tiešām var izpildīt tos, tad saraksts ir absurda un prasa optimizāciju.

3. Optimizēt sarakstu. Nav vienkāršs jautājums. Viena iemesla dēļ - lai optimizētu to nepieciešams nopietni un kritiski izvērtēt to gadījumu.

• Dodiet citiem visu, ko viņi var darīt bez tevis. Ir šaubas? Vai jūs domājat, ka jūs varat darīt labāk? Joprojām sniegt un nodot atgādinājumu par kontroli.
• Grupa savus uzdevumus. Veikt laiks, lai apstrādātu e-pastu un tālruņa zvaniem. Vai līdzīgas lietas pēc kārtas. Tas ietaupa laiku.
• Put viss, ko var izdarīt vēlāk. Pat lietas, kas saistītas ar klientiem, var nodot. Vienkārši sakārtot to. Piešķirt kontaktus ar klientiem vienmērīgāk. Mainīt datumiem kur to var izdarīt. Bezmaksas sev telpas manevriem.
• Noņemt visu, kas zaudējusi savu aktualitāti. Nežēlīgi nogalināt uzdevumus, kuras vajadzības gadījumā ir apšaubāma.

4. Veikt uzdevumus, lai. Kārtotu uzdevumu sarakstu, no mazākā uz lielāko. Tas nozīmē, ka sākumā iet īsāko laika biznesu. Veikt visas lietas, kas prasa mazāk kā 30 - 40 minūtes. Vai tos pēc kārtas līdz gada beigām. Aizmirstiet par visu pārējo. Kad īstermiņa palaist problēma okinte saraksta skats. Protams, viņš ir kļuvis reāls, un var strādāt ar to. Varbūt jūs pat varat atsākt plūsmu uzdevumus. Jebkurā gadījumā, plānot visus atlikušos uzdevumus, tā, ka jums ir gandrīz 100% varbūtība, ka tie bija spējīgi veikt, kā plānots. Un pat izveidot sev rezervi laika, lai 15-20% no laika vajadzīgs, lai atrisinātu šo problēmu. Kurš labāks nepabeigts nekā pārtaisīt.

5. Pasakiet "nē" grūti plānošana. Jebkurā gadījumā nav stingri ierobežot laiku un termiņu uzdevumam. Tagad stingrs plānošana ir jūsu ienaidnieks. Stingri plānošana efektīvi situācijā salīdzinoši stabilas kontroli. Tagad viss ir ļoti nestabils. Tātad sev laiku un proporciju brīvību. Nebrauciet jūsu smadzenes ietvaros. Pretējā gadījumā jūs nākt atpakaļ uz vietu, kur jums sākusies. Jums ir nepieciešams klusums, ko mēra, lai veiktu uzdevumu no saraksta laikā. Vēlreiz - lai. Nelietojiet rīkoties uzdevumu, kamēr esat pabeidzis iepriekšējo. Viens uzdevums laikā.

Vissvarīgākais - saprast un pieņemt, ka jūs nevarat atļauties apstāties un saņemt manu lietu kārtībā.

Pieci no iepriekš minētajiem soļiem ir izrādījušās efektīvas praksē. Tie ir efektīvi, lai uz "dzēst ugunsgrēkus" un "grābšana būvgružus", bet darba vajadzībām, kas veidots, lai nerodas, ka šādas situācijas. Vai jūs domājat, ka jums ir jādara, lai nenoved pie galējība?