Kā efektīvi izmantot GTD sistēmu dzīvi

Šis materiāls - turpinājums raksta "Kā sakopt lietas un viss, lai neatpaliktu: Full ceļvedis GTD sistēma». Pirmkārt, ir vērts iepazīties ar to, kā tas sīkāk paskaidrots daudzās izmantotajiem jēdzieniem.

Šis raksts - soli pa solim uz to, kā piemērot GTD dzīvē. Rakstot, es izmantot šādas vadlīnijas:

• Daudzpusība. Aprakstīts šeit ir universāli idejas, un izmantot tos, lai izveidotu vienu sev GTD sistēmu, kas darbosies ar tieši tiem pakalpojumiem, kuru viņš bija pieradis.
• Vienkāršība. Sistēmai būtu intuitīvi viegli izmantot. Par ierakstu un apstrādāt informāciju, ir pavadīt vismaz laiku un enerģiju, kā arī plānojot šādas darbības. Tikai tad sistēma darbosies ilgtermiņā, pat pēc garas pauzes, piemēram, ja dodaties prom atvaļinājumā uz mēnesi, tad, kad jūs atgrieztos, jums būs iespēja atjaunot savu pieeju pārvaldībai lietas.
• Uzticamība. Vissvarīgākais - tas ir būt pārliecinātiem savā sistēmā, proti, ka aizmirst nekas plānots, lai jūs redzēt atgādinājumu īstajā laikā.
instagram viewer
• svarīgā koncentrāciju. Sistēma palīdzēs jums koncentrēties uz to, kā jūs darāt brīdī, un tajos gadījumos, kas ir svarīgas ilgtermiņā.
• Pleasure. lietu vadības sistēma un mērķi ir dot jums baudu. Piemēram, ja guļ uz dīvāna pēc smagas darba dienas ar telefonu rokā, dzēst no saraksta pabeigto uzdevumu, un iegūt no tā patiesu baudu. Jo īpaši, ja tas tiek sniegts vairāk izaugsmes produktivitāti jūsu grafiku.

5 galvenie posmi GTD sistēma

Step 1. vākšana informācija

Lai savāktu absolūti visu, pat vismazāko, tad mūsu prāts būs skaidrs, un mēs darbosies kā produktīvāk, cik vien iespējams.

Tādēļ nav standarta darba sarakstiTā kā lielākā daļa cilvēku bieži uzņemt tikai svarīgākās lietas, un simtiem problēmas, kas nav tik svarīgi, neņem vērā. Bet tas ir tik mazs uzdevums, regulāri atgādinot man par sevi, izmantot ievērojamu daļu no smadzeņu resursus un izveidot papildu pieredzi, kas ved uz nogurumu un stresu.

Viens no svarīgākajiem principiem GTD sistēmu - tas ir pilnīgi izkrauj no galvas visus uzdevumus un nodot tos uzticamu sistēmu, kas palīdzēs īstajā laikā, lai domāt par svarīgiem jautājumiem.

Joprojām ir nepieciešams ņemt vērā, ka grozi savākt ienākošos datus, būtu minimālā summa. Ideāla - vienu. Tad būs vieglāk rīkoties.

Step 2. informācijas apstrāde

Šajā posmā mēs apstrādājam informāciju, kas ir mūsu "Inbox" grozā.
Ir trīs iespējas, kā mēs varam darīt šajā posmā:

• Atzīmētu uzdevumu kā "Action", norādot uz nākamo soli tās īstenošanas un termiņu. Jūs nevarat norādīt termiņšJa nav precīza izpratne par to, kad, lai veiktu uzdevumu.
• Pārvietot informāciju par "Directory", ja tas nav nepieciešams kaut ko, bet tas varētu noderēt nākotnē.
• Dzēst šo informāciju, nosakot, ka tas ir "atkritumu": tas ir saistīts ar to nav nepieciešams neko, un viņai nebija noderēs nākotnē.

Step 3. darbības organizēšana

Visas darbības notiek, izmantojot šādu piltuvi.

Filter 1 - "apgriešana"

Pavaicājiet sev, man tiešām ir, lai veiktu šo darbību? Ja šaubāties, dzēst.

Filtrs 2 - "delegācija"

Pavaicājiet sev, ja jums ir nepieciešams to darīt, tas tiešām ir nepieciešams, lai veiktu I personīgi? Ja tā nav, deleģēt atbildību un punkts gala rezultāts, starpposmu kontrole (galvenie punkti) un termiņu.

Ja prasība būtu jāveic to jūs pārvietot uz nākamo filtra.

Filtrs 3 - "Action"

Pavaicājiet sev, šī darbība prasīs vēl 2-5 minūtes? Ja tā nav, tagad darīt un atbrīvot galvu. Ja tā, drop-in.

Darbības sistēmā var būt no šādiem veidiem.

"Nākamie soļi" - vienkāršus uzdevumus, kas sastāv no vienas darbības (zvanīt, rakstīt, iet, un tā tālāk). Piemēram, akcija "maiņa uz riteņiem ziemas riepas" sastāvēs no šādiem soļiem: zvanīt un veikt darbnīca, grafika laiku savā kalendārā uz diska īstajā laikā auto remonts.

Šādas darbības ir ērti savākt sarakstus, vietu un apstākļiem (konteksts sarakstos). Tas var būt saraksts ar "The Shop", kur jūs ievadot visu, kas jums ir nepieciešams iegādāties, kad tu esi veikalā, vai saraksts "Krēsls", kurā jūs pievienot tikšanās un uzdevumus, kas var tikt veiktas vakarā pēc darba viņa mīļāko krēsls. Vai saraksts "pavāru jautājumiem", kur pierakstīt visus jautājumus, kas jums rodas, lai galvenaisTad, lai atrisinātu tos visus uzreiz.

Visas šīs darbības, es parasti noteikt, vai "Google Calendar"(Sanāksmes un pasākumi) vai Todoist - mākonis pakalpojumu, ja tas ir ērti sistematizēt uzdevumu.

"Projekti" - uzdevumi, kas jāveic, kas prasa vairāk nekā vienu soli. Uz projekta pārvietot no mirušiem punkta, tas ir nepieciešams, lai raksturotu pirmos soļus, lai to īstenotu, un atstāt atgādinājumu par to uzticamā sistēmā. Tā rezultātā, projekta pārvēršas ķēdi vienkāršiem soļiem, no kuriem katrs var izdarīt nākamo piecu minūšu laikā un iegūt rezultātu.

Projekti I vietu uz kartes Trello. Karte ir ideāls konteiners projektiem, kur varat ievietot:

• apraksts un projekta mērķis;
• saites uz citiem dokumentiem par projektu;
• to personu vārdi, kas atbild;
• termiņš;
• pārbaudīt sarakstu ar šādiem soļiem;
• komentāri par projektu;
• nepieciešamie faili, un tā tālāk.

"Atliktais darbība". Ja mēs nevaram plānot nākamos soļus bez turpmākiem pasākumiem vai informāciju (piemēram, jāgaida līdz brīdim, kad tālrunis nosūtīs pazīstamas apkalpošanas centri, kur var rentabli nomainīt riepas), šādu rīcību mēs ieraksta sarakstā "atlikta". Ja vēlaties, varat ievietot atgādinājums, ka jums ir nepieciešams kaut ko kontrolē.

Šādi saraksti gadījumos var būt strukturēta saraksta kontekstā. Piemēram, veikt sarakstu ar uzdevumiem, kas tiek uzticēti viņa palīgs.

Saraksts "Someday" Tā satur darbus, kas nav nepieciešami aktīvi pasākumi, tagad, bet mēs gribētu veikt nākotnē.

Tas var būt:

• grāmatasUn video mācību kursi, kas vēlas iegādāties;
• noderīgas prasmes, kuri vēlas mācīties;
• vietas Vēlos apmeklējuma;
• lietas, ko es gribu nopirkt.

Jums vajadzētu periodiski apskatīt šo sarakstu, ņemot ierakstus un pārvērst tos mērķus sasniegt kurā jūs strādājat.

Step 4. regulāra pārskatīšana

Lai sistēma darbotos, ir regulāri jāpārskata galvenos uzdevumus un projektus, lai noņemtu tos, kas vairs nav aktuāli, un jauno Kārtot pēc prioritātes un nosūtīti uz darbu.

Lai šāda pārskatīšana tika veikta regulāri, izpildiet šos padomus:

• Atstājiet uz 30-60 minūtēm grafiku pārskatīšanas (sākotnēji reizi nedēļā būtu pietiekama).
• Padarīt kontrolsarakstu vai plānojat šādu pārskatīšanu, kurā izklāstīti secība, ka aiz to, kas notiek. Šis plāns nedrīkst būt pārāk grūti, un pārskatīšana nedrīkst tevi pārāk ilgi, pretējā gadījumā jūs vienkārši nebūs darīt to regulāri.

Zemāk - piemērs no manas kontrolsarakstu ar iknedēļas pārskatu. Es darīju to formātā ķēdes gultiņas ar rīcības secību, kas rāda pakalpojumi / dokumenti, kas man izskatās. Jūs varat novietot to parastajā sarakstā vai izdarīt no rokas ķēdi, kas jums ir ērti.

Izdrukājiet četras šādas pārbaudes punktu saraksts par mēnesi. Laikā nedēļas pārskatīšanu veikt vienu no tām viņa rokās un veiktajiem izņemts no saraksta. Šis vienkāršais uzdevums būs motivēt jums, lai turpinātu veikt šādus pārskatus.

Step 5. darbības

Kad plāns ir sastādīts uz nedēļu, vairāk paliek rīkoties. Neļaujiet viena no galvenajām kļūdām iesācējiem strādāt GTD sistēmu, kad pārāk daudz laika tiek pavadīts uz uzdevumu organizēšanai, nevis faktiskās izpildes.

Šeit ir daži padomi, lai padarītu savu rīcību efektīvāku.

1. Plāni dienai, pamatojoties uz plānu nedēļā. Sadaliet dienu blokos, izvēloties 2-3 vienība veic svarīgas lietas, un pāris bloku piešķirta citiem uzdevumiem. Ilgums vienības - par vidēji 60-120 minūtes. Bloks tiek ievietota starp brīvo laiku ārkārtas gadījumos.
2. Darbs ar sistēmu PomodoroLai to izdarītu, jūs varat iestatīt taimeri. Tās būtība ir vienkārša: ik 25-30 minūtes operācijas, ņemt pārtraukumu piecas minūtes, un pēc trešās uzņēmuma struktūrvienības - ilga pārtraukuma (15-30 minūtes). Pavisam ir trīs bloki 30 minūšu laikā ar pārtraukumiem no piecām minūtēm, seko ilga pārtraukuma 15-30 minūtes. Dienas laikā jūs varat pavadīt 2-4 šādus ciklus, atkarībā no tā, cik bieži jūs novērš uzmanību.
3. Laikā no svarīgākajām lietām vienības cenšas izvairīties apjucis ar citiem cilvēkiem un citām skaņām (var ietvert īpašu austiņas mūzika koncentrāciju).
4. Noteikt, kad jūsu enerģijas līmeni veic ne (piemēram, no 7 līdz 9 rītā), un šajā laikā veikt svarīgākās lietas, kas palīdz sasniegt personiskos mērķus.
5. Neplāno pārāk daudz svarīgas lietas, kas darīt, lai dienā: tas ir pietiekami 1-3. Ir svarīgi, ka beigās, dienā, apskatot lietas pārsvītrots jūsu plānu, jums ir apmierināti, un ir veikuši reālistisku plānu rīt.