Non-skaidrs, bet strādā kā, lai samazinātu laiku, strādāt ar pastu

Džons Smits (Jon Smith), kas nodarbojas ar tehnisko atbalstu MailChimp, ar izmēģinājumu un kļūdu noveda sev perfektu formulu pastu. Vispirms viņš nasozdavali daudz mapes, un pēc tam tiek dzēsts ik vienu, bet neviena no šīm pieejām nenostrādāja. Un tad viņš nonāca pavisam cita sistēma.

Neskatoties uz to, ka atbildes uz vēstulēm pieder gandrīz centrālo vietu savā darbā, viņš varēja samazināt laiku, kas pavadīts dažādās aktivitātēs ar e-pastu, līdz pat sešām stundām dienā. Viņš atzina, ka, pat tad, kad pastkaste bija sadalīšana no e-pastiem, pāris vienkāršas darbības var būtiski mainīt situāciju.

Kas nav vērts tērēt laiku

Kā Jānis saka, viņš vispirms mēģināja klasificēt burtus un izveidot visas mapes veidu: uz ziņojumiem no Galvenais, lai iegūtu informāciju par dažādiem projektiem, ziņojumus, par kuriem bija nepieciešams veikt jebkādas darbības, un tā gada. Viņš uzskatīja, ka tai vajadzētu palīdzēt viņam, lai ietaupītu laiku. Bet patiesībā, viņš sāka pavadīt vairāk laika, cenšoties atcerēties klasifikācijas sistēmu un mazāk - uz darbu pati.

Piemēram, es saņēmu ziņu no galvas projekta viņš strādā, un šis ziņojums ir nepieciešama arī mani, lai noteiktas darbības. Kādā mapē to vajadzētu novietot? Un kādi bija izredzes, ka es atceros, kur meklēt to vēlāk burts?

John Smith

Tātad Jānis nolēma atbrīvoties no visiem mapes, un pasta tas valda pilnīgs haoss. Sistēmas trūkums ir pārāk sarežģīta sistēma labāk. Tad Jānis nolēma vēlreiz pārskatīt savu pieeju darbam ar pastu. Viņš nolēma, lai kārtotu burti nav par šo tēmu, kā arī par darbības veida, kurā viņi pieprasīja veikt. Un lūk, kā to izdarīt.

Keep it simple

Vienkārši ievietojiet mapē "Inbox" tikai tie ziņojumi, kas jums nepieciešams, lai atbildētu. Svarīgākais no tiem, ja jūs nevarat tikt galā ar tiem uzreiz, atzīmēta kā nelasīta.

Tas var likties counterintuitive jums, jo lielākā daļa dedzināšanas gadījumu jāveic, cik ātri vien iespējams. Tas ir, un dažreiz tiešām ir nepieciešams nekavējoties reaģēt uz šādiem ziņojumiem. Bet marķējums nelasītas svarīgas ziņas, jums nebūs zaudēt tos mīklu. Turklāt, tā kā jums nav nepieciešams, lai pārvietotu burtus: tie paliek mapē "Inbox", un vērsīs uzmanību uz sevi, kamēr jūs esat līdz jūs sasniegt.

Es cenšos darīt manā pastkastē neuzkrājas vairāk par 60-70 ziņojumus vienlaicīgi. Tas ir tieši vairākas vēstules, kuras es varētu droši rīkoties vienā sēdes.

John Smith

Izveidojiet sev pastāvīgu grafiku ar pastu

Katru rītu John piešķir stundu mēģina sakopt pastkasti. Kā jau minēts, tas bieži tiek atstāts steidzami ziņojumi "nelasītu." John ātri skenē jaunumus un uzņēmuma iekšējās ziņas un atbildējis uz maksimālo skaitu non-avārijas Ieraksti, ar kuru viņš var rīkoties stundu laikā.

Kad stunda piešķirtais Sākās ar e-pastuBraucot uz beigām, Džons Smits neaizver pastkastes, bet tas maksā daudz mazāk uzmanības. Tiklīdz jaunas ziņas pienāk, viņš ātri skenē saturu un sūtītāju vārdus, lai dotu viņiem zināmu prioritāti. Ja ziņojums var atbildēt bez apstāšanās uz ilgu laiku no citām lietām, Jānis dara. Bet viņš sāk iesaistīties amatā atkārtoti.

Tuvojoties dienas beigām, Džons piešķir vēl 30 minūtes mēģina veltīt viņiem tikai strādāt ar pastu. Šajā laikā viņš nodarbojas ar burtiem, kas prasa viņam jebkuru darbību: sniegt apstiprinājumu, rakstīt detalizētu atbildi, vai pieņemt kādu lēmumu. Tas ir tad, kad viņš pievērš uzmanību ziņojumiem, kas tiek atzīmēta kā nelasīta.

Es varētu pavadīt daudz vairāk laika, lai darbu ar e-pastu, bet šie pagaidu ierobežojumi palīdz man koncentrēties labāk un produktīvāk.

John Smith

Klasificēt e-pastus atbilstoši atbildes tipu

Dažiem ziņojumiem, Jānis tomēr izveidot atsevišķu mapi. Dažas vēstules, ka viņš nav atzīmēt nelasītu, tas izplata viss divos virzienos. Ieraksti, kas prasa jebkuru darbību vai atbildi no kolēģa (nav obligāti steidzami), Jānis ielieciet mapi "Marka". Tā ir izstrādāta, lai e-pastus, kas var tikt sakārtoti nākamajā dienā vai vēlāk nedēļā.

Pat mazāk steidzama vēstules John pārceļas uz mapi, "lasīt." Turklāt, tā izmanto īpašu filtru, kas automātiski likt biļetenu šajā mapē. Lai instalētu filtru, jums ir nepieciešams tērēt tikai pāris minūtes, bet šo vienkāršo darbību vēlāk būs ietaupīt daudz laika un pūļu.

Ja jūs izmantojat šo metodi, jūs saņemsiet trīs aktīvo mapi, kas atšķiras ar steidzamības pakāpi reaģēt uz ziņām "inbox" ar nelasītām ziņām, "marka" un "lasīt".

Arhīva ziņojumi

Par visu pārējo, Džons Smits izmanto ziņu arhivēšanas funkciju. Tas palīdz viņam sakopt pastkasti un galvu no nevajadzīgiem uzdevumiem.

Tiklīdz es izlasīju ziņu un veic atbilstošus pasākumus, vai tas būtu uzņēmums vai ziņu nosūtīšanu, kuru es parakstīju, I arhīvu ar.

John Smith

Ja ziņa satur svarīgu informāciju, ka Jānis vēlētos, lai saglabātu nākotnei, tas iezīmē zvaigznīte arhivētas ziņu, lai to var atrast daudz ātrāk.

Esiet īpaši uzmanīgs, ja jūs nolemjat izdzēst ziņu

John reti izmanto funkciju dzēst ziņojumus. Tā ir mācība, viņš vērsa no reālās prakses. Pēc tam, kad Jānis izdzēsa ziņu no kolēģa, kas satur informāciju, kas tajā laikā viņš neuzskatīja par svarīgu. Jau pēc tam, kad darbinieks ir atstājis sabiedrību, Jānis nepieciešama informācija no šīs vēstules. Tad viņš saprata, ka viņš bija cietajos vākos.

Pēc tam es sāku noņemt tikai tos burtus, kas nav tieši noderīgi mani nākotnē. Nav apvainojums, dārgie kolēģi, kurš man atsūtīja jauku SIFCO ar roņiem, taču tie ir ziņojumi un ievadiet "Iepirkumu grozs".

John Smith

Lai nonāktu pie šīs sistēmas, Džons Smits mēģinājis daudzas dažādas pieejas, kas ir izrādījušies efektīvi, pietiekami, lai viņu. Viņš pārbaudīja metodes, ko citi cilvēki izmanto, taču drīz vien saprata, ka viņam nepieciešama, lai mēģinātu kaut ko citu. Jānis nonāca pie secinājuma, ka jebkura sistēma darbojas tikai tad, ja tā atbilst arī attiecībā uz jūsu konkrēto darbu.

Izmēģiniet šo metodi, vai meklēt kaut ko citu. Jūs, iespējams, var atrast veidu, kā pavadīt uz darbu ar e-pastu, ir vēl mazāk laika.