Kontrolēt "hidrantu", vai kā ne noslīcināt plūdu informācijas un uzdevumu
Produktivitāte / / December 23, 2019
Ar "hidrantu" Jūsu uzdevumu sarakstā nekad tukša. Jo "hidrantu" - tā ir ne tikai informācija, ir rūpnīcas jaunu darbavietu. Dažas preces uzdevumu sarakstā ir skaidrs, piemēram, e-pastus no boss vai klientu, kas prasa uzmanību. Bet daudzi netiek izteikta skaidri.
Šis raksts, kas ir vērts lasījumā, un pondering pār to. Ziņa, ka jūs vēlaties komentēt. Dalīties patika ar draugiem un kolēģiem.
Tas nav svarīgi, cik stundas dienā jūs esat iesaistīts kādā mazā biznesā. Galvenais ir tas, ka tie beidzas aktuāli. Tas ir "hidrants".
Un šis jēdziens ir daudz plašāks nekā tikai sarakstu uzdevumus. Un dienā, diemžēl, joprojām ir 24 stundas.
cīrulis
Ja jūs esat līdzīgi man, viss radošais un sarežģīts darbs labi Tā virzās no rīta agri. Ir daudz iemeslu - psiholoģiskās un fizioloģiskās, - kāpēc tas tā ir. Bet "hidrantu" jūsu iekšējās ritmi ir dziļi vienaldzīgi. Tāpēc, kamēr jūs gulēt, informācijas daudzums turpina pieaugt.
Brokastis, atveriet iesūtni, un plūsma "krānā" sagrauj ekrāna, ka visu nakti bija zem spiediens no burtiem pasta kontos "Bitrix», Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello Un līdzīgi. Savā kalendārā - apmierinātu pieprasījumu, un norādījumus no boss, partneriem, klientiem, apakšuzņēmējiem, kolēģiem. Un fakts, ka vakar nebija uzdevumu sarakstā šodien lit un prasa tūlītēju izpildi.
"Hidrants" nebūs jāgaida jums. Viņš skaļi pieprasa savu laiku un uzmanību.
Pēkšņi pulkstenis 11 no rīta - un jūs jau esat zaudējuši labāk daļu no dienas.
Kā reaģēt uz šo situāciju? Parasti piedāvā divas iespējas: vai nu lai mainītu uzvedību vai tehnoloģiju izmantošanu. Bet kāpēc ne izmantot tehnoloģiju, lai radītu pamatu uzvedības pārmaiņām?
Kā efektīvi pārvaldīt informācijas, uzdevumus un idejas? Būtu jāsaprot, ka nepārtrauktā informācijas plūsmu, un kopumā tas ir vairāk straumes: Informācija sniegta no e-pasta, sociālo tīklu un mediju, tīmekļa vietnes, avīzēm, tikšanās laikā, draugiem un pat savu galvu. Viss nevar nosegt.
Jums ir, lai apstrādātu ziņojumus, jāizlemj, ko darīt ar tiem: reaģēt, izmantošanu, akciju, saglabāt vēlāk vai dzēšanu? Kad to darīt? Un kā atrast laiku, lai tiktu galā ar to visu?
Diemžēl, vairākuzdevumu režīmu, kad jūs mēģināt iegūt to visu uzreiz nedarbojas. Jums nav kontrolēt savu grafiku, jūs grūti atrast brīvo laiku, malā no pasta un koncentrēties uz kaut ko ilgāk nekā 5 minūtes. Ja tā, izbraukšana manu metodi laika vadība maksimālu produktivitāti visu dienu - varbūt tas ir tas, kas jums nepieciešams.
Trīs papildu līdzekļi un metodes
Daily rituāls. Šajā laikā mēs nodarbojas organizēšanu un plānošanu, koncentrējoties uz galvenajām un nelielas problēmas.
Pētījums - Informācija par noliktavu - - Queuing izplatīšana. Ienākumiem no "hidrants" materiālā, ar kuru strādāt. Form uzdevumu sarakstu, personīgā bibliotēka noderīgiem resursiem, stabilas lentes informāciju no sociālajiem tīkliem un plašsaziņas līdzekļiem.
Padarot lietas līdz galam. Mēs pārvaldīt uzdevumu sarakstu un to pašu laiku.
Darbs saskaņā ar iekšējiem ritmiem
Tikai jūs varēsiet aprēķināt savu komplektu veidus, kā palielināt produktivitāti - tas viss, ko es varu dalīties tikai mans.
Es izceļas labākais laiks, lai risinātu vissvarīgākajām problēmām
No rīta, kad manas smadzenes darbojas vislabāk, es piešķirt 2-3 stundas, lai nodrošinātu to, ka darbu svarīgākais uzdevums, un netraucēs vairāk par to. Pētījumi liecina, ka darba ņēmējiem, kuri ir apjucis - vai tās ir apjucis paši - vismaz vienu reizi ik pēc 3 minūtēm, nepieciešami vismaz 20 minūtes nodoties uzdevumu vēlreiz.
Sāciet dienu vērts ar sarežģītu uzdevumu, pat ja šī persona var sākt ar kaut ko vieglāku. Dienā nepieciešams neparedzētiem apstākļiem, papildu sanāksmes - un galveno prioritāti un netiks izpildīts.
pauze
Neatkarīgi no tā bija, parasti pēc 60-90 minūtēm koncentrācija samazinās, tāpēc es dalīties rīta periods darbu divās daļās, padarot to īss pārtraukums, kura laikā vienmēr atstāt darba vietu vietu.
Zinātnieki apgalvo, ka mazkustīgs dzīvesveids noved pie sirds problēmas, slikta stāja, dažu veidu vēzi.
Pat ja jūs sēdēt vienā vietā tikai 30 minūtes, vielmaiņa palēninās līdz 90%.
vakarā
Enerģijas līmenis krītas strauji pēcpusdienā, kas ir iemesls, kāpēc daudzi izvēlas šajā laikā, lai iegūtu dažas miega. Pēc vakariņām es cenšos:
- Lai apmierinātu cilvēku, es esmu pārliecināts, ka tas ir gandrīz spēj darīt labu darbu laikā, un komunikācija dod papildus stimulu enerģijas;
- aizņem nelielu, vienkāršs un organizācijas mērķus.
Rīta un vakara rituāls
Jums ir nepieciešams izlemt, ko tieši darīt šajos laikos. Tas nozīmē, ka jums ir nepieciešams, lai atvērtu pastu, tulkot daļu no ziņojumiem uzdevumu sarakstā un atrast laiku viņiem, starp citiem projektiem.
Problēma ir tā, ka ziņas piepilda savu pastu - īsti vampīri, kuri barojas ar savu laiku. Analizējot tos, pavadīt vairāk laika un pūļu, nekā tas šķiet. Un ļaunākais, kas, neatkarīgi no tā, kā tas saspringtas, daļa no jums vienmēr vēlas pārbaudīt iesūtni.
Risinājums ir, ka saņemtie jāuzskata par bīstamiem dzīvniekiem, kas lielāko daļu laika jums ir nepieciešams paturēt būrī, bet joprojām laiku pa laikam produktiem, tāpēc tie nav eksplodēt sevi.
Man ir strādājuši ar dalībniekiem divreiz dienā - no rīta un vakara rituāliem. Es esmu tik pieraduši šo procedūru, kas strādā ar ienākošajā kļuva traks par to pašu automatizētu uzdevumu, gan par nepieciešamību ēst ķermeni un dzērienu.
Starp šiem diviem periodiem, man nav jāuztraucas par to, vai kaut kas pa pastu, un tas nav aizmirsts, vai man ir kaut kas svarīgs - es ticu manu sistēmu. Tādēļ, slēdzot pastkasti, es eju uz darbu ar skaidru galvu.
Un, tā kā rīta rituāls parasti ir īss (lielākā daļa pa kreisi uz vakara rituālu organizatoriskie jautājumi), man ir jāmaksā vairāk uzmanības vissvarīgākais uzdevums.
uzdevumu saraksts
Lai organizētu savu dienu un apturēt plūsmu ienākošo, nepieredzējis visu sulu no jūsu dzīvi, jums ir nepieciešams, lai izmantotu metodes un instrumentus.
Viens šādas efektīvas metodes ir "Mācību - Rindu - Informācija par noliktavu - Distribution", kas pārvēršas nejaušs plūsma:
- ērta uzdevumu sarakstā
- personīgā bibliotēka noderīgu materiālu, kas tiek uzglabāti turpmākai darbībai ar tiem,
- kopums materiālu dalīties ar kolēģiem.
Ideālā gadījumā tās vajadzības, kas jārisina no rīta un vakara rituāla laikā. Ļaujiet mums pārbaudīt šo procesu sīkāk.
Pētījumā iekļauti
iesūtne - ir viss, no e-pasta un ziņu par čivināt, un apdares jūsu ierakstus.
Pirmkārt, atcerieties, neviens ienākošo neprasa tūlītēju atbildi. Mēs visi iemācījušies, lai nosūtītu un saņemtu ātras atbildes uz e-pastu, bet tas ir nepareizi: ikviens, kurš paredz, ka uzliek papildu pienākumus jums.
Otrkārt, atvērts katru e-pastu un atbildēt uz to - pilnīgi neefektīvi. Jums būs daudz produktīvāk, ja jūs darīt vienu lietu. Piemēram, vienkārši pārlūkot iesūtni. Mūsu smadzenes nav ļoti labas saites vairākus uzdevumus kopā. Kad cilvēki domā, ka viņi var viegli tikt galā ar daudzuzdevumu, patiesībā viņi vienkārši ātri pārslēgties no viena uzdevuma uz citu. Bet tas ir negatīva ietekme uz uztveri un koncentrāciju.
Tādēļ, atverot iesūtni, vienkārši tos pārbaudīt. Tas ir klasisks viena procesa modeli ", lai šo lietu līdz galam":
- ja jūs varat redzēt ienākošo mazāk nekā divas minūtes, un darīt;
- ja jūs nevarat, pievienojiet to uzdevumu sarakstu, kurus nepieciešams atgriezties vēlāk;
- Jūs varat vienkārši ignorēt failu.
Pat ja jūs atvērt savu sarakstu rindā ienākošo tūlīt pēc Apskatot ziņu, jums vēl ir laiks izmainīt.
Skatīt ienākošo rīta tikai tad, kad tas ir absolūti nepieciešams.
Kad no rīta, lai apskatītu ziņas, uzdot sev jautājumu: vai tie ir steidzami? Šīs neatliekamās ziņas - tavs ienaidnieks numur viens, jo tie atņem dārgo laiku, kas vēlētos tērēt, lai veiktu svarīgāko uzdevumu.
Pretējā gadījumā jūs vienkārši nepieciešams, lai pievienotu sarakstam izvēlieties "Pārbaudīt ziņojumus vakara" uzdevumiem.
Queuing
Non-steidzami uzdevumi, kas ņem vairāk nekā 2 minūtes, likt vienā no diviem līnijas posmiem:
- Kas jums ir nepieciešams, lai izlasītu šo: tiešsaistes resursus, kas jums ir nepieciešams, lai lasītu un apdomājiet vienu klikšķi pievienot kabata. Šos materiālus var atgriezties vēlāk, un no jebkuras ierīces.
- Kas jādara: ienākošie ziņojumus, izmantojot DoIt.im tieši nosūta uzdevumu sarakstu.
Protams, saraksts uzdevumu var manuāli, bet es uzskatu, ka tas ir ērtāk pieteikumu.
Lasīšana un materiālu izplatīšanu personīgajā bibliotēkā
Vakaros rituāls man iet atpakaļ uz sarakstu uzdevumu un pārbaudīt materiālus, kas ir rindā lasīšanai. Tā kā es izmantot kabatā, es varu skatīties tos ceļojot metro gaidot sanāksmē vai kādā citā brīvā brīdī. Tāpēc es parasti ātri krekinga leju sarakstā.
Ja materiāls ir vērts, es pievienot to uz Diigo - mans tiešsaistes bibliotēka noderīgu materiālu. Tas ir iespējams sakārtot tagus, tik viegli atrast piezīmi nākamo dienu, mēnesi vai pat gadu. Un īpašs paldies par iespēju, lai Diiogo slīpētas meklēšana.
L8R tag (tas ir vēlāk - no angļu valodas. "Vēlāk") liek resursu citā vietā, uz ko es savukārt nakts pārbaudēm uzdevumu saraksta laikā.
Turklāt Diigo automātiski saglabā kopijas jebkuru tekstu, ka es pievienoto piezīmes laukā. Es varu rediģēt šo piezīmi, ielīmēt piezīmes, idejas, kas parādās īstajā brīdī, kad es vēlos kādu dalīties materiāla.
daļa
Dažas atzīmes Diigo ļauj publicēt resursu jebkur. Paldies par brīnumaino IFTTT:
- ar tag Tāpat materiāla tiek nosūtīta uz manu Tumblrkak citēto pastu
- ja atlasāt tag Tweet virsrakstu un saiti uz pastu nosūtīts Twitter,
- Jūs varat konfigurēt tagus citiem kontiem: LinkedIn, Facebook, ...
Pateicoties šai metodei, visa plūsma "hidrantu", tiek nosūtīta uz uzdevumu sarakstu un personīgā bibliotēka, un izvēlētie līdzekļi, savukārt, var tikt dalīta. Un tas viss nezaudējot fokusu.
vakara rituāls
Tā šorīt es vēlos koncentrēties uz radošo darbu, vakara rituāls - ir pamats plānot visai dienai.
Kā es varu sākt vakara rituāls
Līdz brīdim, kad pēc pusdienām:
- Es no rīta uz darbu svarīgākais uzdevums jau ir pabeigta;
- ienākošo uzkrāto nelasītas ziņas, ka es saņēmu, kad es biju aizņemts strādā pie vissvarīgākais uzdevums;
- rindā sarakstā uzdevumu ietverti Tasko, ko esmu izklāstījis, ka no rīta, un vienkāršus uzdevumus, kas man veikt vakarā rituālā katru dienu laikā.
Pašreizējās ikdienas uzdevumi
Kā minēts iepriekš, vakarā rituāls ietver tādus uzdevumus kā:
- View. Tas ir pilnīgs pārbaude visu: es galā ar visu iespējamo, pat ar šiem materiāliem, darbu, kas būs jāveic vairāk nekā 2 minūtes.
- Lasiet, izplatīt, daļu. Es strādāju ar visiem interesantas lietas, kas man pievienoti pēdējo 24 stundu laikā.
- Kontroles uzdevumu sarakstu. Atvērt pagriezienu, mērķi un, pamatojoties uz progresu darbā uz svarīgākais uzdevums, I:
- Es nolemt, ka es darīšu šovakar, un kas pārnesti uz nākamo dienu,
- izlemt, kuru uzdevums ir svarīgākais uzdevums rīt no rīta, un noteikt, cik ilgi tā būs jāmaksā,
- no plānot laiku, lai atpūstos (vai stāvēt to, tad vai vispār).
Ir vairāki pašreizējās lietas, piemēram, atbildēt uz e-pastiem saņemti vakar, vai turēt grāmatvedības finanses un citi. Daži no tiem parādās tikai īpašā dienā. Piemēram, es varētu pārbaudīt iepriekš Diigo katru trešdienu un sestdienu.
iknedēļas tests
Katru pirmdienu sarakstā uzdevumus, jums ir nepieciešams, lai iekļautu objektu "Make sarakstu mērķiem nedēļā." Tātad, katru nakti uz nedēļu, es paturēt prātā mērķi: noderēs, ja jums ir nepieciešams izlemt, ko darīt šodien, un ko atstāt vēlāk.
Katru piektdienas vakars, es garīgi pārskatīt šos mērķus un kritiski izvērtēt tos.
Tikai tad nāk atpūtas laiku
Kā vakarā vieglāk pārvaldīt grafiku un grūtāk darbu sarežģītas problēmas, tad dienas laikā es varētu būt iesaistīti skatā un pievienot uzdevumus un materiālus vietā. Bet pat šajā gadījumā, vismaz puse no dienas Inbox būs slēgta.
Mana diena beidzas objektīvu "Pētījums - informācija akciju - - ierindošana Distribution", tāpēc jauna diena pagriezieni sākt bez slodzes nepabeigtas biznesu.
Mēs ceram, ka šī metode ir pieaug produktivitāte būs noderīga jums.