Metode Inbox Zero - labākais veids, kā tikt galā ar tūkstošiem nelasīto e-pastu

Kaudze nelasīto e-pastu, pastāvīgi piekārtiem veic "Iesūtne" mapē, radīs panikas ikviens. Ja jums ir daudz biznesa partneriem un kolēģiem, ar kuriem sazināties par korespondences, jums vienkārši nepieciešams, lai saglabātu savu pasta kastīti tīru un kārtīgu.

CEO JotForm Aytekin tvertne piedāvājumu interesants veids, kā e-pastu ar nosaukumu Inbox Zero organizēšanā. Kā norāda nosaukums, metode ir vienkārši saglabāt savu mapi "Iesūtne" ir tukšs.

Parasti, Tank nebija izgudrot kaut ko jaunu. Inbox Zero sen izveidota rakstnieks un Blogger Merlin Mann, un ir pierādīts, un labi zināms metode. Aptuveni tehniku ​​strādāt ar dokumentiem aprakstīt vairāk David Allen savā grāmatā "Kā lietu, lai». Tvertne vienkārši pielāgoti to Gmail tīmekļa saskarnē.

Tvertne uzskaitītas priekšrocības metodi Inbox Zero:

• Jums nav garām svarīgu ziņu, ja mape ir "Inbox" ir tukšs.
• Jums nav padarīt tās saņēmējiem gaidīt ilgi, jo drīz būs iespēja atbildēt uz savām vēstulēm.
• Jo savā pastkastē nebūs uzkrāt simtiem vai tūkstošiem nelasīto e-pastu.
• Jūs ietaupīsiet vairāk laika uz patiešām svarīgiem uzdevumiem un nebūs pavadīt stundas messing aptuveni ar e-pastu.

Es zinu daudzus cilvēkus, kuri lolot visus savus e-pastus, nedzēšot. Tā rezultātā viņu pastkastes sāk izskatīties pēc Twitter plūsmā. Tas ir neērti. Jūs pastāvīgi pazust burtiem.

Aytekin tvertne

Pieņemsim, ka jūs izmantojat Gmail - lai gan šī metode var pielāgot jebkuram sniedzējam (Hotmail, «Yandex», Yahoo) vai e-pasta klients (piemēram, Outlook, Thunderbird vai Sylpheed). Pieņemt skatienu noguldījumus nelasīto ziņojumu un turpināt.

1. Clean jūsu iesūtni

Tādējādi, pieņemot metodi Inbox Zero, jums ir nepieciešams rīkoties izlēmīgi. Atveriet "Iesūtne", atlasīt visus uzkrātos tur e-pastu un arhivēt tos visus uzreiz. Lai kāds tas šķiet neesošu neprāts, bet tvertne iesaka to darīt tieši to.

Jums ir nepieciešams, lai sāktu ar tukšu pastkasti. Šī rokasgrāmata nav jums palīdzēt, ja ar "Inbox" uzkrāto desmitiem tūkstošu vēstuļu. Tātad, atpakaļ uz augšu visu, un sākt no nulles.

Aytekin tvertne

2. Ārstētu Jūsu vēstules hronoloģiskā secībā

Lai attīstītu šo noderīgo ieradums, jums būs nepieciešama zināma disciplīna. Kad apstrādāt jūsu e-pastus, sāciet ar vecāko ziņu un pāriet uz svaigu. Tādējādi Jūs ietaupīsiet hronoloģisku secību, un tam nevajadzētu sajaukt.

Process rakstiski palīdzēs Jums divas funkcijas Gmail:

Enable "Auto-avanss". Lai to izdarītu, dodieties uz "Iestatījumi» → «General", ritiniet līdz "Auto-iepriekš" un aktivizēt to. Tagad, kad jūs atbildēt vai rezerves Gmail ziņojumi neatgriežas jums sarakstu ienākošo ziņojumu, un parāda šādu paziņojumu. Tādējādi jūs varēsiet apstrādāt burti pa vienam secībā, kādā tie tiek saņemti, vienalga ko traucējošos.

Tad ieslēdziet pogu "Sūtīt un arhivēt", ja Jums nav ieslēgts. Atveriet "Settings» → «Vispārīgi» un atrodiet opciju "Rādīt uz" Sūtīt un arhivēt ", kas atbildi." Tādējādi Jūs ietaupīsiet laiku. Galu galā, ja jums jau ir atbildējis uz vēstuli, nav jēgas turēt to "Inbox", vai ne? Noklikšķiniet uz pogas Iesniegt, un e-pasts ir automātiski pārvietoti uz arhīvu.

Un vēl viena svarīga lieta:

Nelietojiet e-pastu, tērzēšanu. Nav nekas sliktāks nekā ražot ļoti ilgi ķēdes atbildi no pastāvīgi minētajiem burtiem. Ja jums ir nepieciešams runāt, lietot instant messenger, tērzēšanas atlaist vai kontakta tālruni. E-pasts nav piemērota šim.

Aytekin tvertne

3. Atbildētās - Arhīvs

Galvenais noteikums ir metode Inbox Zero: jūsu mape "inbox" - tas nav vieta, kur vēlaties saglabāt pastu. Visi e-pasti, kas pastkastes ir jāapstrādā nekavējoties. Lasīt tos pa vienam un atbildēs uz jebkuru un arhīvu, ja ziņojums prasa atbildi, vai vienkārši arhivētu, ja atbildes ziņojums nav vajadzīgs.

Ja jūs nevarat uzreiz atbildēt uz jebkuru e-pastu, ir divas iespējas:

• Saglabājiet to savā iesniegumā-organizators. Tas var būt Evernote, OneNote, vai jebkuru uzdevumu pārvaldnieks. Uzstādīt datumu, ka programma būs atgādinātu jums rakstīt atbildi īstajā laikā.
• Ja jūs varat rakstīt atbildi, bet mērķis ir, lai saņemtu to, pēc kāda laika, izmantojiet atliktais piegāde Gmail. Tas pats ir spējīgs Outlook, Thunderbird un citiem klientiem.

4. Just do it

Visi tradīcijām lielo un vareno David Allen. Ja e-pasta ir nepieciešama rīcība, kas aizņem dažas minūtes, tikai to darīt tagad. Nekopējiet vēstuli to-do sarakstu. Neatstājiet to "Iesūtne" mapē.

Ja jums ir nepieciešams, lai veiktu maksājumu, tikai to darīt tieši tagad. Ja jums ir nepieciešams, lai iesniegtu atsauksmes kolēģim nekavējoties nosūtīt. Ja lieta aizņem pāris minūtes, nav jēgas likt off.

Aytekin tvertne

5. Izmantojiet tastatūras īsceļus

saīsnes ievērojami samazinātu laiku līdz e-pasta apstrādi. Ar tiem, jums nebūs vadīt peles kursoru uz priekšu un atpakaļ. Tvertnes iesaka atcerēties un izmantot trīs Hotkey:

• E taustiņš ļauj ātri arhivēt ziņu. Lasīt nospiediet E, arhivēt. Tas ir vienkārši.
• R poga tiek izmantota, lai ātri uzrakstīt atbildi. Ja jūs vēlaties, lai atbildētu uz ziņojumu, noklikšķiniet uz tā, ievadiet atbildi, mēs nospiediet Enter.
• F Galvenais priekšu saņemto e-pastu citiem adresātiem.

Es nedomāju, ka jums ir nepieciešams, jebkurus citus karstos taustiņus. Gmail, es izmantoju tikai trīs īsceļus. Par visu pārējo, tur ir pele. Bet uzskaitīti hotkeys ļauj ātri veikt trīs visbiežāk darbības ar e-pastu, lai viņi ietaupīt daudz laika.

Aytekin tvertne

6. Iestatīt filtrus

E-pasta filtri - neticami ērts rīks, kas nav daudz darba jums. Tas ir pietiekami, lai uzstādītu vienu reizi, un tie būs ietaupīt daudz laika.

Ja jūsu iesūtnē jūs regulāri atrast nenozīmīgās vēstuli (paziņojums par interneta pakalpojumu, automātiskā pasta, un tā tālāk), tad nu atrakstīties no tiem, vai pielāgojiet filtrus, lai šādu vēstuļu arhivētas automātiski.

7. Inbox ir tukšs - Close-pastā

Kad jūs mēģināt koncentrēties uz darbu, nevar pastāvīgi apjucis pa e-pastu. Tāpēc jāievēro noteikumi, kad mape "Inbox" ir tukša, tuvu Gmail tab, vai e-pasta klients, un aizmirst par pastu tuvākajās stundās. Vienkārši ir iesaistīti darbā.

Izslēgt visus paziņojumus ienākošajiem e-pasta ziņojumus. Tie ir ļoti novērš uzmanību.

Jūs varat atkārtoti atvērt pastu pēc dažām stundām, lai tur apstrādāt uzkrātos ziņojumus, un tad doties atpakaļ uz darbu. Par metodi Inbox Zero mērķis - spēks sev netraucēs ienākošajiem e-pastiem. Jums ir vadīt savu pastkasti bez tā jums.

Aytekin tvertne

Ja esat mēģinājis tehniku ​​Inbox nulles, un ir gatavi pateikt, ko jums, vai vēlaties ieteikt labāku metodi - rakstīt komentārus.

skatīt arī

• 9 pagaidu e-pasta pakalpojumi →
• Kā notīrīt savu Gmail kontu no visiem lieki →
• 7 paplašinājumi Gmail, kas ļaus ietaupīt laiku →