Kā Turn «Google izklājlapas" labā GTD sistēmu
Produktivitāte Web Pakalpojumi / / December 23, 2019
2001. gadā grāmata parādījās plauktos "Kā lietu lai: māksla stresa brīvu produktivitāti"Autors David Allen (David Allen). Savā eksperts par produktivitātes un laika vadība ir parādījusi, cik svarīgi ir, lai būtu pierādīta sistēma personisko, uzņēmējdarbības un citiem mērķiem.
Allen ieviesa sistēmu, ko sauc GTD, Kurš ir palīdzējis lielu skaitu cilvēku, sakārtot savas lietas. Kā veida čaulas to var izmantot, lai dažādiem pakalpojumiem, piemēram, Wunderlist, Todoist, Trello un Evernote, bet bieži tie ir pārāk sarežģīti, vai arī nav pietiekami funkcionāla. Šie pakalpojumi nav nevienas līdzekļi skaidrs, bet cienīgs alternatīvi - «Google izklājlapas".
Priekšrocības salīdzinājumā ar citām lietotnēm
1. Laba vizualizācija = labāka izpratne
Traucējumi, fiziskā vai digitālā - ir reāla problēma ar fizioloģiskajām sekām. Viens no galvenajiem - zaudējumu efektivitāti. Kad paskatās projektu sarakstā, kas aizņem daudz vietas uz tekstu un visu veidu ieguldījumi, jūsu smadzenes sāk paniku. Šī iemesla dēļ, jūs kļūstat mazāk produktīvs.
«Google izklājlapas", savukārt, - kopums rindu un kolonnu. Pat tad, kad priekšā jūsu acīm 35 projektu, visi no tiem ir vienkārši tabulas elementi: pazīstami, kompakts un tajā pašā laikā pilnas informācijas.
2. Viegli ievadīt un rediģēt
Laba produktivitāte sistēma - ir viens, kas ir viegli, lai ievadītu informāciju. Nekas vajadzētu traucēt pievienojot projektiem un uzdevumiem, kā arī to izmaiņas.
Lai pievienotu kaut tabulā, pietiekami, lai noklikšķināt uz šūnas un ievadiet tekstu. Nav ērcēm, opcijas un pogas - jūs vienkārši ievadiet tekstu, visu, kas ir nepieciešams.
Ja nepieciešams, kaut pievienot kolonnu, apvienot šūnas, un tā tālāk - dažādas iespējas.
3. elastīgums
Jebkura produktivitāte sistēmas ir jābūt pietiekami elastīgam. Jums būtu ērti kārtot un filtrēt saturu, pamatojoties uz mainīgajām prioritātēm. «Google izklājlapas" ļauj izveidot filtrus, pamatojoties uz dažādiem kritērijiem.
Daži cilvēki, kuri ir pievienojušies GTD un citām sistēmām, ko izmanto katra uzdevuma kontekstā. Lai katrs no tiem pievienotas etiķetes, piemēram, "@ tālrunis" vai "@ dators", varat apskatīt Tikai tie gadījumi, kas ir iespējams, ja jums ir, un ar instrumentiem, kas ir no jums saskaņā roku.
Ar «Google izklājlapu" ir ļoti viegli uzturēt pielāgotus filtrus ar vairākiem kritērijiem. Jūs esat brīvi, lai izsauktu šos filtrus, kā jūs vēlaties, kas paātrina meklēšanu viņiem.
4. Vienkāršība un platums spējas
Viena no galvenajām priekšrocībām tabulās - savā vienkāršībā. Un tāpēc, ka tie ir viegli izmantot, tās sniedz plašas iespējas. Tie ir sakārtoti ar vieglumu, un komunicēt ar citu informāciju.
Jūs varat izveidot šūnu ar vienkāršu tekstu, un jūs varat uzrakstīt formulu, kas apvieno vairākas gabalu datu funkciju. Jums izlemt, kā tā būtu piesaistāma savus datus.
5. Cross-platform
Viss iepriekš minētais attiecas uz jebkuru programmu, lai izveidotu izklājlapas: Microsoft Excel, LibreOffice, OpenOffice Calc, Apple Numbers, un tā tālāk. Visās - pašiem pamatprincipiem rindās, kolonnās un formulas. Bet «Google izklājlapu" darbojas pilnīgi mākonis, ar ātru un drošu.
Jūs esat brīvi strādāt ar jebkuru operētājsistēmu, no jebkuras ierīces. Tas ir pietiekami, lai būtu interneta pieslēgums un pārlūkprogramma uzstādīta.
piemēri izmantošanai
Jūsu GTD dokuments var saturēt jebkādu skaitu loksnēm. Iedomājieties, ka tie ir septiņi.
- projekti. Allen definē projektu kā uzdevums, kas sastāv no vairāk nekā divos posmos, un kuru īstenošanai nepieciešama līdz 12 mēnešiem. Sarakstā varat veikt jebko - pat projektu var nomainīt motora eļļu.
- gaidāmās bizness. Sarakstu ar lietām, jūs varat darīt tieši tagad. Jūs varat norādīt aptuveno datumu un prioritātes ieviešanu.
- cerības. Lietas, kuras sniegumu jūs sagaidāt no citiem cilvēkiem. pievienot saistītos projektus un ierakstu, ja vēlas, par pēdējo reizi, kad runāju ar šiem cilvēkiem.
- darba kārtība. Darbi, kas nepieciešams, lai tiktu apspriesti regulārās sanāksmēs. Piemēram, ja jūs runājat ar kolēģim nedēļas seju pret seju, tad aizpildīt šeit, kas vēlas, lai sarunas ar viņu. Tāpat ir iespējams pievienot kolonnu ar saistītiem projektiem.
- inkubators. Uzskaitiet lietas, ko vēlaties darīt, kādu dienu, bet vēl nezinu, kad tieši.
- Nedēļas apskats. Kontrolsaraksts par uzdevumiem, kas jums veikt, kad apkopot nedēļā. Tas var būt, lai pārbaudītu esošos projektus un pievienojot jaunu, slēdzot "astes", un tā tālāk.
- pabeigtie projekti. Meklējumos pabeigto projektu un ievietojiet to sarakstā, un preču zīmi, kad tas pabeigts. Ja projekts tikko bija atbrīvoties no, tas ir arī jāreģistrē.
projekti
Kolonnu skaits šajā lapā var būt atšķirīgs, bet ir divi galvenie, uz kuru visa sistēma balsti: "Projekta ID" un "Upcoming lietas."
Projekta ID - ir tās unikālais numurs. Piešķirot identifikatorus pārsniedz «Google izklājlapās." Viņi var glabāt visu jūsu organizatoriskās sistēmas. Piemēram, ja jūs saglabātu failus un piezīmes, kas saistīti ar projektiem citiem pakalpojumiem, jūs varat izmantot tos pašus numurus tiem. Tas ievērojami paātrina meklēšanu failus un informāciju, un ļauj jums nav saglabāt daudzas lietas prātā.
Slejā "Gaidāmās gadījumi" izsekoti trīs aspektus katram projektam:
- cik pievieno cilni "Gaidāmie lietās" gadījumi;
- cik daudz priekšmetus, kas saistīti ar šo projektu, ir "Gaida" tab;
- kā elementi, kas saistīti ar projektu, kas atrodas cilnē "Agenda".
formula - vienkārša funkcija skaits, kas apliecina šos trīs cilnes, un sniedz informāciju par to, cik daudz darbības, kas saistītas ar šo projektu identifikatoru. Šī sleja ļauj ātri atrast projektus bez veicamajiem uzdevumiem. No secība "0 | 0 | 0 "norāda, ka tas ir nepieciešams, vai nu lai pievienotu darbības projektā vai atlikt to.
"Gaida" un "Agenda"
Šajās lapās norāda personas vārdu, kas jums ir nepieciešams no viņa, un, ja jūs lūdza to, tas attiecas uz jebkuru projektu. Ja jūs regulāri tikties ar šo personu, tad tas tiek nosūtīts uz "darba kārtībā". Kad jūs redzēt viņu tikai reizēm, tad pievienot to "Gaida".
inkubators
Intervijā, Allen teica, ka tad, ja kāds projekts nedēļu nav pārvietots vienu jota, tā nosūta to uz "inkubatora". Ideja ir vienkārša: ja jums nav darīt projektu regulāri, tad izņemiet to no saraksta, kas ir pastāvīgi prātā. Sakarā ar šo projektu ir haoss, un, kā rezultātā, ir psiholoģiska barjera, lai īstenotu svarīgos gadījumos.
Katru nedēļu, ieskatīties "inkubatora" un vai nu mainīt statusu projekta par "aktīvu" vai nepieskarieties tā, vai pilnībā noņemt.
Nedēļas apskats
Šī cilne ļauj pārliecināties, ka jūsu to-do sarakstu palīdzību, lai uzlabotu savu personīgo un biznesa dzīvi. Tātad jums ir nepieciešams, lai pastāvīgi pārskatīt šos sarakstus un saglabāt tos pašreizējā.
"Nedēļas apskats", var sastāvēt no jautājumu un idejas pārdomām. Faktiski, šis saraksts unikālu rada, ka atgādina par nepieciešamību projekta. Arī tas palīdz, lai pārbaudītu, vai jūs joprojām izpildīt savus mērķus, lai jūsu vajadzībām.
pabeigtie projekti
Ja jums ir nepieciešams atcerēties iznākumu projektu, lai palīdzētu loksni. Un pat tad, ja jūs zināt, ko šis projekts ir beidzies - piemēram, jūs izmeta to - ka dažreiz tas ir lietderīgi, lai uzzinātu, kad veicāt šo lēmumu.
«Google izklājlapas" Noderīgas funkcijas
piezīmes
Tos var izmantot vairākos veidos. Viens no tiem - pierakstīt visus iespējamos gaidāmās gadījumus par konkrētu projektu. Tad jūs varat kopēt tos tieši sarakstā "Turpmākās lietas", pievienojot vajadzīgo pabeigšanas datumu.
Piezīmes ir noderīgs arī paredzētajam mērķim. Pievienot piezīmes statusam projekta svinēt svarīgu pagrieziena un pievienot noderīgu informāciju.
Lai pievienotu piezīmi, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz šūnas un izvēlieties "Ievietot piezīmi".
Komentāri
Komentāri, atšķirībā no piezīmes tiek automātiski formatēti hipersaites, kas dažkārt var būt noderīga. Komentāru skaits redzams uz lapas cilnes apakšā. Bez komentāriem, varat sadarboties ar citiem lietotājiem. Tās pievienojiet līdzīgas piezīmes.