Kā sakopt lietas un viss, lai neatpaliktu: Full ceļvedis GTD sistēma
Produktivitāte / / December 23, 2019
Aleksandrs Tsyglin
Projekta autors "produktivitāte master».
Kas labs GTD sistēma?
produktivitātes pakalpojumu Problēma ir tā, ka visi ir pozicionē sevi kā vietu, kur jūs varat atrisināt visas problēmas, saglabātu informāciju, lai sazinātos. Lielākā daļa no pakalpojumiem, kurus piedāvā noteikt prioritātes un rīkoties saskaņā ar tiem.
Bet daži var koncentrēties uz veikt svarīgus uzdevumus un nepievērš uzmanību, bet par sīkumiem: steidzams uzdevums, vēlme kolēģiem, draugiem vai paziņām. Kad uzdevums kļūst daudz, ir grūti saprast. Tādēļ praksē ir nepieciešams izmantot vairākus pakalpojumus lietu vadību. Kad kļūst daudz gadījumu, mēs sākam saņemt sajaukt ar šiem pakalpojumiem, un sarakstus un galu galā vairs tos izmantot.
Metodes Getting Things Done (GTD) sniedz universālo plāns, lai izveidotu vienotu sistēmu, kurā var atrisināt jebkuru problēmu. Jums būs iespēja atpūsties un nav jāuztraucas, jo būs pārliecināti, nedrīkst aizmirst neko. Īstajā brīdī, sistēma ieteiks, ko darīt un ko, lai koncentrētos uz.
Tātad, kāpēc tik daudz neproduktīvo darbu?
Cilvēki sāk strādāt neproduktīvas kad projekti un uzdevumi kļūst daudz. Viņiem ir grūti, lai saglabātu to visu manā galvā, nemaz nerunājot noteikt prioritātes. Tātad, vai nu nedarīt neko, vai arī darīt to, kas ir vienkāršākais un lietas, kas darīt lai neatliktu. Ir vēl viena problēma: ja steidzami uzdevumi, kas jāatrisina vakar.
Turklāt persona sāk nogurt ātri kļūst viegli aizkaitināms. Viņš pastāvīgi darbojas kā vāvere riteņu rutīnas, un patiešām svarīgi, monetārā un stratēģiskie projekti paliek malā.
Ar šī situācija tiks galā sistēmu Getting Things Done, David Allen aprakstīts grāmata, Kas tika izlaists 2001. gadā un kļuva par starptautisku bestselleru.
Pastāsti man par pamatjēdzieniem GTD, kas jāzina
rutīna - Tās ir lietas, domas un bažas, kas traucē, novērst un atkritumu enerģijas. Kaut rutīna nav pārnests uz problēmu, ka nav iespējams kontrolēt. Domājot par to pašu problēmu vairākas reizes - tā ir neefektīva izmantošana radošā enerģija, kas rada neapmierinātību un stresu.
No GTD mērķis - lai atbrīvotu galvu no rutīnas un izņemiet iekšējo spriedzi.
Darbības cilvēka atmiņa - smadzeņu zonā, kur ir īstermiņa atmiņa. Tas ir, ja mēs parasti pievienot pašreizējo iesākto, ņemot vērā citu cilvēku solījumiem un citi domas, kas jāuztraucas mums. Diemžēl, ir ierobežot apjomu rutīnas, jūs varat saglabāt smadzeņu funkcionēt pareizi. Ja atmiņa ir pilna, jums ir apjucis ar mazām lietām un aizmirst par saviem mērķiem, kas rada stresu.
Instrumenti datu vākšanas - ka, ja šī informācija nonāk un, ja jūs noteikt to, kas ir jādara. Piemēram:
- organizatori;
- datori;
- e-pasts;
- kalendārā;
- ierakstītājs.
Grozs "Inbox" - viena krātuve rutīnas, ka jūs savukārt ar lietām un uzdevumiem. Viens no svarīgākajiem noteikumiem, ar grozu "Inbox", - ir viņas regulāra tīrīšana.
vienkāršas darbības - viena soļu darbības, kas nepieciešams, lai veiktu mazāk nekā divas minūtes. Praksē tas ir ērtāk veikt šīs lietas piecās minūtēs.
projekts - uzdevums, par kuru izpilde prasa vairāk nekā vienu soli. Jums ir nepieciešams atstāt atgādinājumu par projektu un apraksta pirmos soļus tās īstenošanā. Tā rezultātā, projekta pārvēršas vienkāršā darbības, kas var tikt veiktas nākamo piecu minūšu laikā un saņemt gala rezultātu.
Projektam jābūt saite uz karti vai failu, kas apraksta informāciju: atbildīgs, termiņi kategorija (piemēram, "Marketing", "Legal porciju", "Attīstība"), atsauces uz mazākām kartēm uzdevumi. Šāda struktūra ir ērts realizēt, jo Trello.
konteksts sarakstu - saraksts ar lietām, ērtu pildīt noteiktos apstākļos. Piemēram, īsceļu saraksts "Shopping" ir saraksts ar priekšmetiem un produktiem, kas jums ir nepieciešams nopirkt veikalā. In "Zvani", var būt saraksts ar zvaniem, kas jums ir nepieciešams to darīt, ja jums ir bezmaksas.
Ērta individuālie konteksts sarakstus cilvēkiem, ar kuriem jūs strādājat un sazināties. Tiekoties ar konkrētu personu, jūs varat ātri atvērt sarakstu un izlemt nepieciešamos jautājumus.
Kā es varu lietot kalendāru?
kalendārs tas ir nepieciešams, lai ievadītu:
- darbības, kas būtu jāveic noteiktā laikā (tikšanās, biznesa tikšanās, semināri);
- darbības, kas jāveic konkrētā dienā (pabeigt projektu līdz noteiktam datumam, piedalīties konferencē);
- informāciju par konkrētiem datumiem (jubilejas, dzimšanas dienas, brīvdienas).
Es izmantoju «Google Calendar", kas man dot visas šīs lietas. Šis pakalpojums ir noderīga, jo:
- Tas ir pieejams kā tālruni un datoru;
- vienā ekrānā, jūs varat parādīt vairākus kalendārus;
- ir atgādinājumus par jūsu viedtālruni.
Ja jums ir kaut kas, ko savā kalendārā, vai arī jums sekot, vai arī pāriet uz citu datumu., Nav nepieciešams pieblīvēt kalendāru, uzdevumu sarakstu, kas tiek regulāri transportē katru dienu. Šādiem sarakstiem ir daži risinājumi.
Ja jums regulāri ir nepieciešams zināms laiks, lai izsauktu klientiem, piegādātājiem vai uzņēmējiem, tas ir labāk izmantot CRM-sistēmu.
Kas saraksti būtu jāsāk?
Saraksti prioritāro pasākumu
Izveidojiet pārskatu par nedēļu, pētītu konkurences vietu, notīriet "Inbox" mapi pastkastē, izveidot statūtus dizaineriem - visas šīs darbības aizņem vairāk nekā divas minūtes, bet tie nevar būt jebkurš deleģēt. Šādus gadījumus ieraksta sarakstā prioritāro pasākumu un veikt visas dienas garumā.
Noteikumi, kas nodarbojas ar šādiem sarakstiem:
- Saraksti nedrīkst būt daudz, tikai divi vai trīs. Piemēram, "Personal", "Darbs", "Ģimene". Ja jums ir uzdevumu sarakstu, lai dienā, ielieciet atgādinājumu savā kalendārā.
- Jo uzdevumiem šajā sarakstā var izdarīt viegli apzīmēt kontekstu: "Pa ceļam", "pie datora", "lasīt", "pirkt", "solījumus". Uzdevumi var būt viena vai vairākas uzlīmes. Piemēram, problēma "staigāt ar suni" būs atsaukties uz projekta "Private" un etiķete "Promises".
- Pirms pievienošanas sarakstam uzdevumu, padomājiet, vai jums ir nepieciešams to darīt vispār. Ja atbilde ir "jā", izlemt, vai jūs personīgi veikt šo uzņēmējdarbību. Galu galā, jūs varat nosūtīt balss ziņu padoto un deleģēt viņu. Par uzdevumiem, kas tiek piešķirti jums būs zīme "Uzticība". Tas būs bizness no saraksta "darbs", un no "personas".
- Pārlūkot sarakstus. Dariet to, kad tur bija rezerves minūti. Pārvietot uz augšu lietas, kas jāpaveic vispirms.
- Notīriet sarakstus vismaz reizi mēnesī.
Saraksts "Someday"
Šajā sarakstā ir lietas, kas neprasa rīcību. Tas var būt:
- grāmatas, ieraksti, video apmācību, kas vēlas iegādāties;
- noderīgs prasmesKurš grib mācīties;
- vietas Vēlos apmeklējuma;
- lietas, ko es gribu nopirkt.
Šajā sarakstā, jums vajadzētu periodiski noskaidrot, veicot ierakstus un pārvērst tos mērķus, uz kuriem darbs tiks darīts.
Kā uzglabāt atsauces informāciju, kas ir noderīga nākotnē?
Šī informācija nav nepieciešama rīcība. Galvenie kritēriji uzglabāšanai šos datus:
- Viegli meklēt nosaukumos, tagus un īsu aprakstu.
- Vienkārša izvietojot informāciju krātuve.
- Intuitīva glabāšanas struktūras informāciju. Ja jauni dati, jums ir nepieciešams, lai ātri izvēlēties kategoriju un apakškategoriju, kur viņus.
- uzglabāšanas piekļūt no jebkuras ierīces.
Vai ir obligāti rituāli GTD?
Jā, vairākas.
Apkopojot visu informāciju grozam "Inbox"
Instrumenti savākt daudz informācijas. Bet tas viss ir ganāmpulka uz vietu, ar kuru jūs un turpinās darbu.
Tukšs recycle bin "Iesūtne"
Vienu vai divas reizes nedēļā, būs jāpārskata sarakstu "Inbox" un kārtot uzkrāto mapēm vai etiķetes. Šis rituāls ir jākļūst par paradumu, kas veidojas no intuitīvā algoritms darbību un sistemātisku atkārtošanās.
Jums vajadzētu būt vienkārši soli pa solim plānu, kā jūs pavadīt iknedēļas tīrīšana jūsu iekšlietu sistēmas. Iegūt Kalendāri, kas iezīmēs dienas, kad to zināt. Piešķirt sev balvu, ja, piemēram, vismaz 20, jums būs 30 dienu laikā, lai dzēstu mapi "Inbox" un izņemts dienas kalendārā.
Pārskatīšana saraksta prioritāro pasākumu un sarakstu "Someday", prioritātes
No saraksta pārskatīšana, ir svarīgi, lai noteiktu prioritātes un reālistiski aprēķināt spēkus. Tas ir nepieciešams, lai netiktu ielādēt sev neiedomājami augstus mērķus un necieš no realizējot savu neefektivitāti.
Iznīcināšana papildu grozi
Bieži komunikāciju ar kolēģiem un partneriem, jaunas pastkastes, dokumentus sarakstiem laikā.
Tavs uzdevums - cik vien iespējams automatizēt visus, ka dati pulcējās uz "Iesūtne" mapē.
Tas var būt pastkastes, un elektronisko plānotājs. Lai automatizētu un nodošanas informācijas pakalpojumus ietilptu IFTTT un Zapier. Grozi apkopojot informāciju būtu mazs.
Kā strādāt ar grozu "Inbox" un kārtot uzkrāto viņas gadījumā?
Vispirms noņemiet problēmu, piedāvājums vai informāciju no mapes "Inbox", un atbildēt uz jautājumu: "Kas tas ir? Vai man tiešām ir nepieciešams kaut ko darīt? "
Ja jums nav nepieciešams kaut kas cits, jums ir divas iespējas. Ja tas ir muļķības, ka vairs nav noderīga, lai jums viņa teļš. Ja šī ir noderīga informācija, ielieciet to arhīvā. Tas ir jāstrukturē kategorijās un tagiem ļauj viegli atrast nepieciešamo.
Ja informācija jums ir nepieciešams kaut ko darīt, ir trīs varianti:
1. Run nepieciešams. Ja darbība ir svarīga, un to nedrīkst lietot vairāk kā 2-5 minūtes.
2. Deleģēt kādu. Ja darbība notiek vairāk nekā divas minūtes, domāt par to, vai tas ir iespējams maksas kādu.
Kad delegiruesh kādam jābūt reģistrētam:
- gala rezultāts;
- darba plāns (ceļš uz mērķi);
- termiņš, lai pabeigtu uzdevumu;
- kontroles datums un rezultāts būtu gatava to (starpposma vai gala).
3. Atlikt nākotnē. Šajā gadījumā, ievadiet:
- vēlamo rezultātu;
- neilgi pēc darbību, kuru vēlaties veikt. Atcerieties: tas nav iespējams, lai veiktu projektu kopumā, var veikt tikai konkrētas vienkāršus soļus, kas dos jums tuvāk gala rezultātu;
- termiņš. Ja nav precīzu datumu, saglabāt prasību sarakstā "Someday".
Jūs varat nosūtīt ziņojumus sevi, lai saņemtu tos iecelts dienā. Lai tas piemērots kā "Google Calendar", atgādinājums vēlamo datumu un pieteikumu uz amatu bumerangsKura jums nosūtīsim e-pastu uz noteiktu laiku.
Kā plānot savu darbu?
Visu darbu var iedalīt trīs posmos:
- Veicot iepriekš plānots. Tas var būt stratēģiski svarīgas lietas, kas jums tuvāk mērķim, un rutīnas, kas vienkārši jāpaveic.
- Iet uz darbu, jo viņas negaidītu izskatu. Tas ir tad, kad dienas laikā ierodas uzdevumus no kolēģiem, vadītājiem, vēstules no klientiem.
- Plānošana turpmākajam darbam: izstrādi un pārskatīšana sarakstu prioritātēm. Šī pozīcija nedrīkst tevi pārāk daudz laika, tāpēc jums nav iesaistīties plānošanas plānošanā.
Prakse Interjera plānošana un mērķi (piemiņas grāmata), ir aprakstīts grāmatā David Allen.
David Allen
Konsultants par personisko efektivitāti un laika vadība, produktivitāte metodoloģija GTD autors
Par piemiņas grāmatā nepieciešams 43 mapes: 31, apzīmētas ar numuriem no 1 līdz 31, vēl 12 mēnešus ar nosaukumu. Ikdienas mapes tiek likts priekšā, sākot ar rītdienas datumu. Par mapi ar numuru 31 ir mape nākamajā mēnesī, pēc tam mapi ar pārējiem mēnešiem.
No mapi nākamajā dienā katru dienu nodota grozu saturs, tad mape ievietot pēdējā ikdienas mapes (kā tas tiek pārnests uz nākamo mēnesi). Atlaižot mapi 31 par kārtējo mēnesi, tas būs mape ar nosaukumu mēneša seko mapes ar dienu jaunā mēnesī. Līdzīgi, mape ar pašreizējo mēnesi tiek pārcelta uz nākamo gadu, kad viņš pagājis.
Jo konkrētā mapē ir nepieciešams uzglabāt dokumentus, kas prasa īpašus pasākumus (veidlapa jāaizpilda, vēstule tiks nosūtīta).
Lai sistēma darbotos, ir jāatjaunina katru dienu. Ja esat aizmirsis atjaunināt atrašanās vietu dienā rīt, jūs nevarat uzticēties sistēmu. Tie tiks trūkst svarīgu informāciju, kas nepieciešama, lai izprastu citos veidos.
Ja jūs dodaties prom uz dažām dienām, pirms izbraukšanas, jums ir nepieciešams, lai pārbaudītu mapi dienu, kuras laikā jums būs klāt.
Kā organizēt to praksē, ņemot vērā mūsdienu plānošanas sistēmām:
- Tā vietā, lai piemiņas grāmatas izmantot organizators ar sarakstiem gadījumus katru dienu, un nodot tos saviem uzdevumiem dienu. Sanāksmes un procedūras, kas saistīti ar laiku, kas nepieciešams, lai rakstītu, pirmajā vietā, un Uzstādiet atgādinājumu sistēmu par tiem iepriekš.
- Izveidot failu ar sarakstu gadījumu mēnesī. Šis ir saraksts ar to, ko jūs vēlaties, lai saņemtu darīts šajā laikā. Jūs pievienot to lietu visam mēnesim. Pārskatīšana uzdevumu vajadzētu notikt reizi nedēļā. plānošanas periodā, svarīgākās lietas izbārstīt par nedēļu, lai saprastu savas prioritātes. To jūs uzstāsies pirmajā vietā, citādi visu laiku dosies uz maziem un steidzamiem jautājumiem.
- Izveidot failu ar plāniem par gadu. Būtu jāpārskata reizi mēnesī. Gadījumos šajā failā tiek nodotas ar plāniem par mēnesi.
- Plāni par gadu, pamatojoties uz ilgtermiņa mērķiem 3-5 gadiem. Šie gadījumi ir labāk reģistrēt vai nu beigās vai laikā brīvdienu laikā, kad galva tiek ielādēta ikdienas uzdevumus.
Šie četri punkti, David Allen aicina dabisko plānošanas sistēmu. Šī sistēma ļauj jums virzīties uz svarīgiem mērķiem jums un netērētu laiku rutīnas.
Vai ir universāla plāns, ar kuru jūs varat plānot jebkuru projektu?
Jā, protams. David Allen aicina to modelis dabas plānošanu. Tā sastāv no vairākiem posmiem.
Step 1. Mērķis un attēlu perfektu rezultātu
noteikt mērķis vai ideāls gala rezultāts, iedomājieties, ka esat sasniedzis to.
Aprakstiet to ar visiem veiksmes kritērijiem (nauda, cilvēki, atpazīšanas funkciju). Jo vairāk jūs izrakstīt gala rezultātu, spēcīgāka motivācija, jo īpaši laikā, kad jums ir nepieciešams, lai veiktu konkrētas darbības, ja vien tā nav.
Step 2. principi
Aprakstīt principus, ka jūs stick ar mērķu sasniegšanai. Piemēram: "Es dos brīvu vaļu cilvēkiem, ja viņi... (palikt budžetā, lai izpildītu konkrētu terminu projekts)." Pavaicājiet sev: "Kādas darbības var traucēt manas darbības? Kā es varu novērst to? "
Šie principi ir skaidrība, un ir uzticams ceļvedis vadības procesā.
Step 3. Prāta vētra
Prāta Vētra, kura laikā reģistrē visu veidu idejas, kas nāk prātā.
Galvenie principi ideju:
- nav tiesnesis;
- Netiek apstrīdēts;
- nav novērtēt;
- nav kritizēt;
- Padomājiet par kvantitāti, nevis kvalitāti;
- pārvietot analīzi un organizēšanu otrajā plānā.
Step 4. Projekta plāns kā sarakstu
Organizēt prāta vētras rezultātus sarakstā gadījumos. Sāciet plānot no beigām un iet caur soļiem atpakaļ. Tātad, jūs varat viegli veikt plānu un noteikt pirmo soli ceļā uz mērķi. Piemērs plāno no beigām:
Mērķa (ideāls rezultāts): Es varu runāt spāniski un saprast cilvēkus.
kāpēc ir: Es vēlos sazināties bez tulka biznesa tikšanās ar Spānijas partneriem laikā, un brīvi komunicēt ar citiem, bet brīvdienās Spānijā.
Posmi mērķi:
- Viens solis, lai sasniegtu mērķi: es atradu atbalstu spāņu valodas un runāt ar viņu divas reizes nedēļā.
- Viena soļa attālumā no tā, es izturējis eksāmenu B1 līmenim valodas prasmes.
- Viena soļa attālumā no tā, es izturējis eksāmenu līmenis A1 valodas prasmes.
- Viena soļa attālumā no tā: I astoņas reizes pēdējā mēneša treniņu Spānijas un izpildīti visi mājasdarbu.
- Viena soļa attālumā no tā, es uzņemti spāņu kursos un maksā par mēneša apmācību.
- Viena soļa attālumā no tā, es apkopota informācija par kursiem spāņu un veikta salīdzinājuma tabulu.
- Pirmais solis: Man ieplānots laiks kalendārā, kad man būs apkopot informāciju par Spānijas kursiem.
Kad komanda strādā pie uzdevuma, un ir nepieciešams, lai organizētu visu plānu vienā vietā, ērti lietošanai Ganta diagramma. Pirmajā slejā tajā - tās ir posmi ceļā uz mērķi, bet otrajā ailē - atbildīgā. Turpinās kolonnas ar laiku. Šūnas būs statuss konkrēta posma, piemēram, "plānots", "Šajā procesā", "Gatavs", "Gaida".
GTD sistēmu un dabas plānošana var šķist grūti. Bet, kad jūs konfigurēt tā, lai sevi, un sāk regulāri lietot, jūs sajutīsiet, ka viss ir daudz vienkāršāk, nekā šķita pēc pirmā acu uzmetiena.