12 no visbiežāk problēmas ar Excel, un kā tās risināt

Layfhakera lasītāji jau ir pazīstami ar Denis BatyanovymKas kopīgs ar mums Excel noslēpumi. Šodien, Denis būs runāt par to, kā izvairīties no visbiežāk problēmas ar Excel, mēs bieži rada paši patstāvīgi.

Uzreiz es saku, ka materiāls raksts ir paredzēts iesācējiem lietotājiem Excel. Power lietotāji jau dedzinātājs dejoja šajās rake vairāk nekā vienu reizi, tāpēc mans uzdevums ir aizsargāt to no šīs jauniem un nepieredzējušiem "dejotājiem".

Jums nav dot tabulu virsrakstus

Daudzi Excel rīkus, piemēram, šķirošana, filtrēšana, viedajiem tabulas, rakurstabulas, - nozīmē, ka jūsu dati satur sleju. Pretējā gadījumā jums būs vai nu nevarēs tos izmantot, vai arī tie būs darbs nav pilnīgi pareizs. Vienmēr nodrošiniet, lai jūsu tabulās satur kolonnu galvenes.

Tukšas kolonnas un rindas jūsu tabulās

Tā sitieniem Excel Pieej. Saskaroties ar tukšu rindu vai kolonnu jūsu galda, viņš sāk domāt, ka jums ir 2 tabulas, nevis vienu. Jums ir pastāvīgi labot viņu. Tāpat neslēpj savu nevēlama rindas / kolonnas ietvaros galda, tas ir labāk, lai tos novērstu.

Uz viena lapa ir vairāk galdi

Ja tas nav niecīga tabulas satur atsauces vērtības, lai jums nevajadzētu darīt.

Jums būs neērti pilnībā darbam ar vairāk nekā vienā tabulā par katru lapu. Piemēram, ja tabula ir novietots uz kreiso pusi un otro pa labi, pēc tam filtrējot to pašu tabulu ietekmēs otru. Ja tabulas ir izkārtoti viens virs otra, tas ir iespējams izmantot piestiprinājumu teritorijas, kā arī viens tabulas ir pastāvīgi meklēt un radīt papildu manipulācijas piecelties viņas tabulas kursors. Tas ir nepieciešams, lai jūs?

Šie mākslīgi viens veids ir izvietoti dažādās kolonnās

Ļoti bieži cilvēki, kuri zina, Excel, ir pietiekams, virsmaktīvās vielas, lai dod šo formātu tabulas:

Būtu mums šķiet nevainīga formāts informācijas uzglabāšanai, tirdzniecības aģentiem un to sodus. Šāda tabula izkārtojums labi uztver cilvēka acs, jo tas ir kompakts. Bet, ticiet man, tas ir murgs - mēģina atgūt datus no šādām tabulām un saņemt starpposma rezultātus (kopējā informācija).

Fakts, ka šis formāts ir divas dimensijas: uz atrast kaut tabulāJums ir jāizlemj, uz līnijas, pieskaroties filiāle, grupu un aģents. Kad jums atrast pareizo aizplūšanu, tad vēlāk ir jāmeklē kolonnas jau par to daudz šeit. Un šis "divu dimensionality" ievērojami sarežģī darbu šādas tabulas attiecībā uz standarta Excel rīkiem - formulas un rakurstabulas.

Ja jūs veidot rakursa tabulu, jūs atradīsiet, ka jūs nevarat viegli iegūt datus par gadu vai ceturksni, jo skaitļi tiek veikti dažādās jomās. Jums nav lauks pārdošanas apjoma, ko var ērti strādāt un tur ir 12 atsevišķas jomas. Mums būs jāizveido atsevišķs Aprēķinātais lauks rokas par ceturksni un gadu, lai gan, vai tas ir viss vienā kolonnā, kopsavilkuma tabulas būtu darījis to jums.

Ja vēlaties pieteikties standarta formulu summējot tipa SUMIF (SUMIF) SUMIFS (SUMIFS) SUMPRODUCT (SUMPRODUCT), bet arī uzskata, ka tās spēj efektīvi strādāt ar šo vienošanos tabula.

Ieteicamais formāts galda ir šāds:

Daudzveidība informāciju par dažādām lapām grāmatas "ērtības labad"

Vēl viena izplatīta kļūda - tas ir ar kādu no standarta formāta tabulas un nepieciešama izlūkošanas, pamatojoties uz šiem datiem, izplatīt to uz atsevišķām lapām Excel darbgrāmatā. Piemēram, bieži vien rada atsevišķus sarakstus katru mēnesi vai gadu. Tā rezultātā darba apjoms, ko reāli analizējot datus reizina ar skaitu lokšņu radītas. Tas nav nepieciešams, lai to izdarītu. Apkopot informāciju par vienas lapas.

Informāciju komentāros

lietotāji bieži pievienot svarīgu informāciju, kas tām var būt vajadzīga, komentārā uz šūnu. Paturiet prātā, ka ir komentāros, jūs varat tikai apskatīt (ja jūs varat atrast). Get to šūnā grūti. Es ieteiktu labāk sadalītu atsevišķa kolonna komentārus.

Mess ar formatēšanu

Noteikti ne pievienot tabulai jebkuru labu. Tas izskatās pretīgi cilvēkiem, kuriem patīk jūsu tabulās. Labākajā gadījumā tas nedod vērtību, sliktākajā gadījumā - domāju, ka jums nav organizēts un apliets biznesā. Censties šādiem:

1. Katrā tabulā ir jābūt vienotu formātu. izmantošana formatēšana smart galdi. Lai notīrītu veco formātu, izmantojot mobilo stils "normāls".
   
2. Neizvēlieties krāsu visa rindu vai kolonnu. Izcelt stilu konkrētu šūnu vai diapazonu. Nodrošināt "leģendu" par savu budžeta izpildes apstiprināšanu. Ja izvēlaties šūnu tālākai padarīt tos jebkura darbība, krāsa nav labākais risinājums. Kaut šķirošana pēc krāsas, un parādījās Excel 2007, un 2010.gadā - filtrēšana pēc krāsas, bet klātbūtne vienā slejā ar skaidru vērtību nākamajam filtrēšanas / šķirošanas joprojām ir vēlams. Krāsa - lieta-garantēšanai. Šajā kopsavilkuma tabulā, piemēram, jums nav velciet.
3. Nokļūt ieradumos pievienojot jūsu galda automātiskajiem filtriem (Ctrl + Shift + L), Nodrošināšana jomās. Tabula vēlams kārtošanas. Personīgi, man vienmēr ir saniknots, kad es saņēmu katru nedēļu no personas, kas atbild par projektu, galda, kad nebija filtru un drošas zonas. Atcerieties, ka šie "sīkumiem", tiek uzglabāti ļoti ilgu laiku.

šūnu sapludināšana

Izmantot sapludināšanas šūnas tikai tad, ja bez tā nekādā veidā. Sapludinātajiem ir ļoti grūti manipulēt diapazonu, kurā tie ir iekļauti. Problēmas rodas, kad jūs pārvietot šūnas, kad jūs ielīmēt šūnas utt

Apvienojot tekstu un skaitļus vienā šūnā

Sāpīga iespaidu šūna, kas satur vairākus, papildināta aiz teksta konstantes "RR". Vai "USD", jāievada manuāli. It īpaši, ja tas nav drukas plate, un regulāri galda. Aritmētiskas darbības šādas šūnas dabiski neiespējami.

Skaitļi teksta formā šūnā

Neglabājiet ciparu datus šūnā teksta formātā. Laika gaitā, daži no šūnām šajā slejā, jums būs teksta formātā, un daži parastās. Sakarā ar šo problēmu būs ar formulām.

Ja tabula tiks iesniegts, izmantojot LCD projektoru

Izvēlieties visvairāk kontrastējošas krāsu kombinācijas un fonus. Tā izskatās labi uz projektoru tumša fona un gaismas burtiem. Visvairāk šausmīgi iespaids sarkans uz melna un otrādi. Šī ārkārtīgi zema kontrasta apskatīt projektora apvienojums - no tā izvairīties.

Excel loksne lapā režīmā

Tas ir veids, kādā Excel parāda, kā lapas drukājot tiks sadalīts lappusēm. Page Borders iezīmēti gaiši zilā krāsā. Man nav ieteikt pastāvīgi strādāt šajā režīmā, kas daudz ko darīt, jo šis process izejas datu ekrāna daļu printera draivera, un tas ir Atkarībā no daudziem faktoriem (piemēram, tīkla printeris, un šobrīd nav pieejams) pilns podvisanie attēlu process un pārrēķināšana formulas. Darbojas normāli.

Vēl vairāk noderīgu informāciju par Excel, lūdzu, skatiet Online Denis.